采购代理机构询价制度

PAGE采购代理机构询价制度一、总则（一）目的为规范采购代理机构询价行为，确保采购活动公开、公平、公正、高效，保护采购当事人的合法权益，提高采购资金使用效益，依据相关法律法规，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本采购代理机构依法组织的各类询价采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：询价活动必须严格遵守国家法律法规和行业标准，确保采购过程合法合规。2.公平公正原则：对待所有参与询价的供应商一视同仁，不得偏袒任何一方，保证竞争环境公平公正。3.公开透明原则：询价信息、采购过程和结果应全面公开，接受社会监督。4.诚实信用原则：采购代理机构、供应商等各方应诚实守信，履行各自义务。二、询价采购流程（一）采购需求确定1.采购人根据实际业务需求，详细填写采购项目需求说明，包括采购标的的规格、数量、质量要求、技术参数、服务标准等内容。2.采购代理机构对采购人提交的需求进行审核，如发现需求不明确、不合理或存在歧义等问题，及时与采购人沟通，协助其进行修改和完善，确保采购需求准确清晰。（二）询价文件编制1.采购代理机构依据审核通过的采购需求编制询价文件。询价文件应包括采购项目基本情况介绍、询价须知、报价表格式、技术规格及要求、合同条款、售后服务要求等内容。2.询价文件中的技术规格及要求应明确、具体、可衡量，不得含有指向特定供应商的技术参数或其他不合理限制条件，以保证所有符合条件的供应商能够公平参与竞争。3.询价文件应提前明确询价的程序、方法、时间安排等关键信息，确保供应商清楚了解询价流程和要求。（三）供应商邀请1.采购代理机构通过多种渠道发布询价公告，邀请潜在供应商参与询价。公告应在指定的媒体平台上发布，确保信息公开、广泛传播。2.公告内容应包括采购项目名称、编号、采购内容及要求、询价文件获取方式、询价时间及地点、供应商资格条件等重要信息，方便潜在供应商获取并了解采购项目详情。3.采购代理机构对报名参与询价的供应商进行资格审查，核实其是否符合询价文件规定的资格条件。只有资格审查合格的供应商才能参与后续的询价环节。（四）询价实施1.在规定的询价时间和地点，采购代理机构组织供应商进行询价。询价过程中，采购代理机构应向供应商详细介绍询价文件的各项内容，确保供应商理解采购需求和要求。2.供应商按照询价文件要求，在规定时间内提交报价文件。报价文件应包括报价表、技术规格偏离表、商务条款偏离表等内容，确保报价清晰、准确，并对采购文件中的各项要求做出实质性响应。3.采购代理机构在收到供应商报价后，对各供应商的报价进行整理和比较。如有供应商的报价明显高于或低于市场合理价格，采购代理机构应要求其做出合理说明，以确保报价的合理性和真实性。（五）评审确定成交供应商1.采购代理机构组建询价小组，询价小组由采购人代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数应当为三人以上单数，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。2.询价小组根据询价文件规定的评审标准和方法，对各供应商的报价文件进行评审。评审标准应包括价格、技术性能、售后服务、信誉等多个方面，确保综合评估供应商的整体实力和竞争力。3.询价小组按照评审得分由高到低的顺序推荐成交候选人，采购人根据询价小组的推荐确定成交供应商。如出现评审得分相同的情况，询价小组应按照报价由低到高的顺序推荐成交候选人；如报价也相同，则由采购人通过随机抽取的方式确定成交供应商。（六）成交结果公示与合同签订1.采购代理机构将成交结果在指定媒体平台上进行公示，公示期不得少于三个工作日。公示内容应包括采购项目名称、成交供应商名称、成交金额、主要成交标的规格型号等信息，接受社会监督。2.公示期内如无异议，采购代理机构协助采购人按照询价文件和成交供应商的报价文件签订采购合同。合同条款应明确双方的权利和义务，包括采购标的、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等内容，确保合同的合法性和有效性。三、询价文件管理（一）文件编制要求1.询价文件应符合国家法律法规和行业标准的规定，语言表达准确、清晰，避免出现模糊、歧义或容易引起误解的条款。2.询价文件的格式应规范统一，便于供应商编制报价文件和采购代理机构进行评审。文件中应明确各项内容的填写要求和格式规范，确保供应商提交的报价文件整齐、规范。（二）文件审核与审批1.询价文件编制完成后，由采购代理机构内部的审核人员进行审核。审核内容包括文件的合法性、完整性、准确性、合理性等方面，确保询价文件不存在法律风险和技术漏洞。2.审核通过的询价文件报采购代理机构负责人进行审批。负责人应对询价文件的整体质量和风险进行评估，签署审批意见。审批通过后的询价文件方可正式发布。（三）文件发放与签收1.采购代理机构通过指定方式向资格审查合格的供应商发放询价文件。发放方式可以包括现场领取、邮寄、电子邮件等，确保供应商能够及时、准确地获取询价文件。2.供应商在领取询价文件时，应进行签收确认。签收记录应包括供应商名称、领取日期、文件名称及份数等信息，以便采购代理机构进行文件发放管理和追溯。（四）文件修改与补充1.在询价截止时间前，如采购人对采购需求有变更或需要对询价文件进行修改、补充，采购代理机构应及时以书面形式通知所有已获取询价文件的供应商。2.修改、补充后的询价文件应按照本制度规定的审核与审批程序进行处理，并重新发放给供应商。供应商应在规定时间内按照修改后的询价文件要求提交报价文件。（五）文件存档与保管1.采购代理机构应妥善保管询价文件的编制、审核、审批、发放、修改、补充等过程中的相关资料，建立完整的文件档案。2.询价文件档案应按照项目进行分类整理，保存期限应符合国家法律法规和行业标准的要求。档案资料应包括纸质文件和电子文件，确保文件的完整性和可追溯性。四、供应商管理（一）供应商资格要求1.参与询价采购的供应商应具备独立承担民事责任的能力，具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度。2.供应商应具有履行合同所必需的设备和专业技术能力，能够提供符合采购需求的产品或服务。3.供应商应遵守国家法律法规，在近三年内经营活动中无重大违法记录。（二）供应商注册与登记1.采购代理机构建立供应商注册登记制度，供应商可通过采购代理机构指定的方式进行注册登记，提交相关证明材料，包括营业执照副本、税务登记证、组织机构代码证、法定代表人身份证明等。2.采购代理机构对供应商提交的注册登记信息进行审核，核实其真实性和有效性。审核通过后，为供应商建立档案，记录其基本信息、参与采购项目情况等内容。（三）供应商考核与评价1.采购代理机构定期对供应商的履约情况进行考核与评价。考核内容包括产品质量、交货期、售后服务、合同履行情况等方面。2.根据考核与评价结果，对供应商进行分类管理。对于表现优秀的供应商，在后续采购项目中可给予优先考虑；对于存在问题的供应商，采购代理机构应及时与其沟通，要求其整改，并根据情节严重程度采取相应的处罚措施，如限制其参与后续采购项目等。（四）供应商投诉处理1.供应商如对询价采购活动有异议或投诉，应在规定时间内以书面形式向采购代理机构提出。投诉内容应明确、具体，提供相关证据材料。2.采购代理机构收到供应商投诉后，应及时进行调查核实。对于合理的投诉，采购代理机构应按照规定程序进行处理，并将处理结果及时反馈给供应商；对于不合理的投诉，采购代理机构应向供应商说明理由，做好解释工作。五、询价小组管理（一）成员组成与要求1.询价小组由采购人代表和有关技术、经济等方面的专家组成。采购人代表应熟悉采购项目情况，能够准确表达采购人的需求和意见。2.专家应从政府采购专家库中随机抽取，具备相关专业知识和丰富的实践经验，能够独立、客观、公正地参与评审工作。专家应遵守职业道德规范，不得与供应商存在利害关系，确保评审结果的公正性。（二）小组职责与分工1.询价小组负责按照询价文件规定的评审标准和方法，对供应商的报价文件进行评审，确定成交供应商。2.询价小组在评审过程中应充分讨论、认真分析各供应商的报价文件，对存在疑问或需要进一步了解的情况，可要求供应商进行澄清或说明。3.询价小组应按照规定的格式和要求填写评审报告，详细记录评审过程和结果，包括各供应商的报价情况、评审得分、推荐成交候选人等内容。（三）小组纪律与监督1.询价小组成员应遵守评审纪律，在评审过程中不得与外界联系，不得泄露评审情况和相关信息。2.采购代理机构应加强对询价小组评审活动的监督，确保评审过程公平公正。如发现询价小组成员存在违规行为，采购代理机构应及时进行处理，并视情节轻重追究相关责任。六、监督与管理（一）内部监督机制1.采购代理机构建立内部监督制度，设立专门的监督岗位或部门，对询价采购活动进行全程监督。2.监督人员应对询价文件编制、供应商邀请、询价实施、评审确定成交供应商等各个环节进行监督检查，确保采购活动符合法律法规和本制度规定。3.定期对询价采购活动进行内部审计，检查采购项目的执行情况、资金使用效益、文件档案管理等方面的工作，发现问题及时整改，不断完善内部管理机制。（二）外部监督与投诉处理1.接受财政部门、审计部门等相关政府部门的监督检查，积极配合外部监督工作，如实提供采购活动的相关资料和信息。2.对于供应商或其他利害关系人提出的投诉，按照规定程序进行处理，及时回复投诉人，并将处理结果向相关部门报告