采购委员会流程制度汇编

PAGE采购委员会流程制度汇编一、总则（一）目的为规范公司采购委员会的运作流程，确保采购活动的公平、公正、公开，提高采购效率，降低采购成本，保证采购质量，特制定本流程制度汇编。（二）适用范围本制度适用于公司采购委员会参与的所有采购项目，包括但不限于物资采购、服务采购、工程采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策要求。2.公平公正原则：对待所有供应商一视同仁，确保采购过程不受任何不正当因素干扰。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，追求采购成本的最小化，实现公司效益最大化。4.透明原则：采购过程及结果应保持透明度，接受公司内部监督。二、采购委员会组织架构（一）委员会组成采购委员会由公司高层管理人员、相关部门负责人及专业采购人员等组成。具体成员名单如下：1.主任：[姓名]，公司总经理2.副主任：[姓名]，副总经理3.成员：[部门1负责人姓名]、[部门2负责人姓名]、[采购部门负责人姓名]等（二）职责分工1.主任职责全面领导采购委员会工作，对采购决策负总责。审批采购战略规划、重大采购项目等。2.副主任职责协助主任开展工作，负责采购委员会日常事务的协调。审核采购项目的预算、采购方式等重要事项。3.成员职责参与采购项目的评审工作，提供专业意见和建议。对采购合同等文件进行审核。负责各自部门与采购相关工作的沟通与协调。三、采购流程（一）采购需求提出1.各部门根据业务需要，填写《采购需求申请表》，详细说明采购物资或服务的名称、规格、数量、质量要求、预计采购时间等内容。2.将申请表提交至部门负责人审核，审核通过后提交至采购部门。（二）采购计划制定1.采购部门收到采购需求申请表后，进行汇总分析。2.根据公司库存情况、采购周期等因素，制定采购计划，明确采购项目的具体执行时间、采购数量、采购预算等。（三）供应商选择1.采购部门通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库。2.根据采购项目的要求，从供应商数据库中筛选出符合条件的潜在供应商。3.向潜在供应商发送《采购询价函》，要求其提供报价、产品规格、售后服务等相关信息。4.采购部门对供应商的报价及相关信息进行整理分析，必要时组织实地考察，评估供应商的实力、信誉、产品质量等。5.根据评估结果，确定入围供应商名单，并报采购委员会审核。（四）采购评审1.采购部门组织采购评审会议，采购委员会成员及相关专业人员参加。2.供应商就采购项目进行现场陈述和答疑，展示其产品或服务优势。3.采购委员会成员根据供应商的表现、报价、产品质量、售后服务等因素进行综合评审，填写《采购评审表》。4.根据评审结果，确定中标供应商或推荐中标候选人。（五）采购合同签订1.采购部门与中标供应商协商合同条款，起草《采购合同》。2.《采购合同》经采购委员会成员审核通过后，由公司法定代表人或授权代表与供应商签订。3.采购合同签订后，采购部门负责将合同副本分发给相关部门存档。（六）采购执行与验收1.采购部门按照采购合同的要求，跟踪采购项目的执行情况，确保供应商按时、按质、按量交付货物或提供服务。2.货物到货或服务完成后，采购部门组织相关部门进行验收。验收合格后，填写《采购验收单》。3.如验收不合格，采购部门应及时与供应商沟通协商解决，直至达到验收标准。（七）采购付款1.采购部门根据采购合同及验收情况，填写《采购付款申请表》，附上相关发票、验收单等凭证。2.《采购付款申请表》经部门负责人审核、财务部门审核、采购委员会审批后，按照公司财务制度进行付款。四、采购方式（一）公开招标1.适用范围：适用于采购金额较大、技术复杂、潜在供应商较多的采购项目。2.招标程序编制招标文件，明确招标项目的技术规格、商务条款、评标标准等内容。发布招标公告，邀请潜在供应商报名参加投标。对报名供应商进行资格审查，确定合格投标人名单。组织开标、评标会议，按照评标标准进行评标，确定中标候选人。发布中标公告，与中标供应商签订合同。（二）邀请招标1.适用范围：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或采用公开招标方式的费用占采购项目总价值比例过大的项目。2.邀请程序确定邀请供应商名单，向其发出《招标邀请函》。供应商按照邀请函要求提交投标文件。组织开标、评标会议，确定中标候选人并签订合同。（三）竞争性谈判1.适用范围：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的采购项目。2.谈判程序成立谈判小组，制定谈判文件。确定参加谈判的供应商名单，向其发出谈判邀请。组织谈判会议，供应商进行报价和谈判。谈判小组根据谈判情况确定成交供应商，并签订合同。（四）单一来源采购1.适用范围：适用于只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购且必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的采购项目。2.采购程序填写《单一来源采购申请表》，说明采用单一来源采购的原因及相关情况。经采购委员会审批后，与供应商进行协商，签订采购合同。（五）询价1.适用范围：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。2.询价程序向多家供应商发出询价函，要求其提供报价。对供应商的报价进行比较，选择报价最低且符合要求的供应商签订合同。五、采购预算管理（一）预算编制1.各部门根据年度业务计划和采购需求，编制本部门的采购预算草案。2.采购部门汇总各部门采购预算草案，结合公司整体预算安排，编制公司采购预算方案。3.采购预算方案经财务部门审核、采购委员会审批后，作为年度采购预算执行依据。（二）预算执行1.采购部门严格按照采购预算执行采购项目，不得超预算采购。2.如因特殊原因需要调整采购预算，应填写《采购预算调整申请表》，说明调整原因、调整金额等，经采购委员会审批后执行。（三）预算监督1.财务部门定期对采购预算执行情况进行检查和分析，及时发现问题并提出改进措施。2.采购委员会对采购预算执行情况进行监督，确保采购活动符合预算要求。六、采购风险管理（一）风险识别1.采购部门定期对采购过程中可能存在的风险进行识别，包括但不限于供应商违约风险、质量风险、价格波动风险、法律风险等。2.各部门配合采购部门进行风险识别工作，及时反馈相关信息。（二）风险评估1.对识别出的风险进行评估，分析其发生的可能性和影响程度。2.根据风险评估结果，确定风险等级，为风险应对提供依据。（三）风险应对1.针对不同等级的风险，制定相应的风险应对措施。对于高风险，采取规避、转移等措施，如更换供应商、购买保险等。对于中风险，采取降低、监控等措施，如加强供应商管理、定期评估质量等。对于低风险，采取接受等措施，如建立应急处理机制。2.采购委员会定期对风险应对措施的执行情况进行检查和评估，确保风险得到有效控制。七、采购档案管理（一）档案收集1.采购部门负责采购项目相关档案的收集工作，包括采购需求申请表、采购计划、供应商资料、采购评审文件、采购合同、验收单、付款凭证等。2.各部门应及时将与采购项目相关的文件资料提交给采购部门。（二）档案整理1.采购部门对收集到的档案进行分类整理，按照采购项目的类别和时间顺序进行编号。2.对档案资料进行装订、归档，确保档案的完整性和规范性。（三）档案保管1.采购档案应妥善保管，存放于专门的档案柜或档案室，确保档案安全。2.建立档案借阅制度，严格控制档案的借阅范围和借阅期限。（四）档案查阅1.公司内部人员因工作需要查阅采购档案，应填写《档案查阅申请表》，经部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.查阅档案时，应在档案管理人员的监督下进行，不得擅自涂改、复印、抽取档案