采购不合格品管理制度

PAGE采购不合格品管理制度一、总则（一）目的为加强公司采购不合格品的管理，确保采购产品质量符合规定要求，保障公司生产经营活动的顺利进行，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有采购物资（包括原材料、零部件、设备、办公用品等）不合格品的识别、评审、处置及相关记录的管理。（三）职责分工1.采购部门负责采购不合格品的识别、隔离和标识。及时通知供应商对不合格品进行处理，并跟踪处理结果。协助相关部门对采购不合格品进行评审和处置。2.质量部门负责对采购不合格品进行检验和判定。组织相关部门对采购不合格品进行评审，提出处置建议。监督采购不合格品处置措施的执行情况。3.使用部门参与采购不合格品的评审，提供使用过程中的相关信息。根据评审结果，配合做好采购不合格品的处置工作。4.仓库管理部门负责对采购不合格品进行隔离存放，防止不合格品与合格品混淆。按照规定做好采购不合格品的出入库记录。二、采购不合格品的识别与判定（一）识别途径1.到货检验采购物资到货后，质量部门按照相关标准和检验规程进行检验，发现不符合规定要求的产品，判定为采购不合格品。2.使用过程反馈在生产或使用过程中，使用部门发现采购物资存在质量问题影响产品质量或正常使用，及时反馈给质量部门，经确认后判定为采购不合格品。3.供应商反馈供应商在供货后发现产品存在质量问题，主动反馈给采购部门，经核实后判定为采购不合格品。（二）判定依据1.产品的国家标准、行业标准、企业标准及相关技术文件。2.采购合同中约定的质量条款和技术要求。3.样品或封样的质量标准。（三）不合格品等级划分根据采购不合格品对产品质量和生产经营的影响程度，分为轻微不合格品、一般不合格品和严重不合格品。1.轻微不合格品对产品质量有轻微影响，但不影响产品的正常使用和性能，经过简单处理即可满足要求的不合格品。2.一般不合格品对产品质量有一定影响，可能导致产品部分性能下降，但经过采取适当措施后仍可使用的不合格品。3.严重不合格品对产品质量有严重影响，可能导致产品无法正常使用或存在安全隐患，必须采取特殊处置措施的不合格品。三、采购不合格品的评审（一）评审组织成立采购不合格品评审小组，由质量部门负责人担任组长，采购部门、使用部门、仓库管理部门等相关人员为成员。（二）评审内容1.不合格品的性质、程度和影响范围分析。2.不合格品产生的原因，包括采购过程、供应商管理、产品质量控制等方面。3.提出不合格品的处置建议，如退货、换货、让步接收、返工/返修、报废等，并评估处置措施的可行性和经济性。（三）评审流程1.质量部门将采购不合格品的检验报告及相关信息提交给评审小组。2.评审小组组织召开评审会议，各成员对不合格品进行分析讨论，提出各自的意见和建议。3.根据评审结果，形成采购不合格品评审报告，明确不合格品的处置方式和责任部门。四、采购不合格品的处置（一）退货1.对于严重不合格品或经评审决定退货的一般不合格品，采购部门及时通知供应商办理退货手续。2.供应商应在规定时间内安排退货，并承担退货所产生的一切费用。3.退货产品在运输过程中应做好防护措施，防止再次损坏。（二）换货1.对于一般不合格品，经与供应商协商一致，可采取换货方式处理。2.采购部门通知供应商提供合格的换货产品，并在规定时间内送达公司。3.换货产品经检验合格后方可入库，原不合格品由供应商负责处理。（三）让步接收1.对于轻微不合格品或虽为一般不合格品但不影响产品最终质量且经评审小组批准的，可采取让步接收方式。2.让步接收应明确让步的条件和范围，如使用限制、降低价格等，并经相关部门负责人批准。3.采购部门与供应商签订让步接收协议，明确双方的责任和义务。（四）返工/返修1.对于一般不合格品，经评估可以通过返工/返修使其符合要求的，由采购部门与供应商协商确定返工/返修方案和费用承担方式。2.供应商应按照返工/返修方案进行处理，处理后的产品需重新提交检验，合格后方可入库或使用。3.返工/返修过程中应做好记录，包括返工/返修时间、人员、方法、检验结果等。（五）报废1.对于严重不合格品或无法通过返工/返修等方式处置的不合格品，经评审小组批准后予以报废。2.仓库管理部门对报废的采购不合格品进行隔离存放，并做好标识。3.报废的采购不合格品由公司统一处理，处理方式包括变卖、销毁等，处理过程应做好记录。五、采购不合格品的记录与追溯（一）记录内容1.采购不合格品的名称、规格型号、数量、批次等基本信息。2.不合格品的发现时间、发现部门、发现人。3.不合格品的检验报告、评审报告。4.不合格品的处置方式、处置时间、责任部门及人员。（二）记录保存采购不合格品的相关记录应按照公司档案管理规定进行保存，保存期限不少于[X]年。（三）追溯要求1.能够根据采购不合格品的记录，追溯到不合格品的采购日期、供应商、采购订