采购三方询价制度

PAGE采购三方询价制度一、总则（一）目的为规范公司采购行为，确保采购过程的公平、公正、公开，提高采购效率，降低采购成本，保证所采购物资和服务的质量，特制定本采购三方询价制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有物资采购、服务采购等相关活动。（三）基本原则1.公平公正原则：在询价过程中，对待所有参与询价的供应商一视同仁，确保每个供应商都有平等的机会参与竞争，不受任何歧视或偏袒。2.公开透明原则：询价流程、询价结果等信息应向相关部门和人员公开，接受监督，保证采购活动的透明度。3.成本效益原则：在保证物资和服务质量的前提下，通过合理的询价和比较，选择性价比最优的供应商，实现采购成本的有效控制。4.诚实守信原则：供应商应如实提供报价和相关信息，公司采购人员应诚实守信，严格按照制度执行采购活动。二、询价流程（一）需求提出1.各部门根据工作需要，填写《采购申请表》，详细说明采购物资或服务的名称、规格型号、数量、质量要求、交货时间等信息，并提交至采购部门。2.采购部门对《采购申请表》进行审核，如果需求合理则予以受理；如需求不合理，采购部门应与申请部门沟通，说明原因并要求其进行修改或调整。（二）供应商选择1.采购部门根据采购项目的特点和需求，通过多种渠道收集潜在供应商信息，建立供应商数据库。收集渠道包括但不限于网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。2.采购人员从供应商数据库中筛选出至少三家符合采购要求的供应商，并向其发出询价邀请。询价邀请应明确采购项目的详细要求、报价截止时间等关键信息。3.对于新的采购项目或重要采购项目，采购部门可组织相关人员对潜在供应商进行实地考察，了解其生产能力、质量控制、售后服务等方面的情况，为询价和供应商选择提供参考依据。（三）询价文件准备1.采购部门根据采购项目的需求，编制详细的询价文件。询价文件应包括以下内容：采购项目的详细规格说明书，明确物资或服务的技术要求、质量标准等。报价要求，包括报价的格式、包含的费用明细（如产品价格、运输费、税费等）、付款方式等。交货时间、交货地点要求。售后服务要求，如维修期限、响应时间等。其他相关要求，如供应商的资质证明文件、业绩案例等。2.询价文件应在发出询价邀请前准备好，并确保其内容准确、完整、清晰，避免因文件表述不清导致供应商误解或报价偏差。（四）询价与报价1.采购人员将询价文件发送给选定的供应商，要求其在规定的报价截止时间前提交报价文件。报价文件应密封包装，并在封口处加盖供应商公章。2.供应商应按照询价文件的要求，详细填写报价明细，并提供相关证明材料，如产品规格书、质量检测报告、售后服务承诺等。3.在报价截止时间后，采购人员应及时收集供应商的报价文件，并进行初步整理和核对。检查报价文件是否完整、符合要求，如有缺漏或不符合项，应及时与供应商沟通，要求其补充或修正。（五）报价评估1.采购部门组织相关人员组成评估小组，对供应商的报价进行评估。评估小组成员应包括采购人员、技术专家、财务人员等，根据采购项目的性质和需求确定具体的人员构成。2.评估小组按照以下标准对报价进行评估：价格因素：比较各供应商的报价金额，分析价格的合理性。不仅要关注总价，还要对各项费用明细进行分析，确保价格构成清晰、合理。质量因素：结合采购项目的质量要求，评估供应商所提供物资或服务的质量水平。参考供应商的质量认证文件、过往业绩等，判断其能否满足公司的质量期望。交货期因素：根据采购项目的交货时间要求，评估供应商的交货期承诺是否可靠。考虑供应商的生产能力、物流配送能力等因素，确保其能够按时交货。售后服务因素：考察供应商的售后服务承诺，包括维修、保养、退换货等方面的服务内容和质量。良好的售后服务能够保障公司采购物资和服务的正常使用，降低后期运营成本。其他因素：如供应商的信誉、资质、行业口碑等。信誉良好、资质齐全的供应商通常更能保证采购项目的顺利实施。3.评估小组对各供应商的报价进行综合打分，按照得分高低进行排序，推荐得分最高的供应商为第一候选供应商，得分次高的为第二候选供应商，以此类推。（六）谈判与确定供应商1.根据评估小组的推荐结果，采购部门与第一候选供应商进行谈判。谈判内容主要围绕价格、交货期、售后服务等方面进行进一步沟通和协商，争取更有利的采购条件。2.在谈判过程中，采购人员应保持公正、客观的态度，充分了解供应商的立场和需求，同时坚守公司的利益底线。如谈判达成一致，双方签订采购合同；如谈判未能达成一致，采购部门可依次与第二候选供应商、第三候选供应商进行谈判，直至确定最终供应商。3.确定供应商后，采购部门应及时向其他未中选的供应商反馈询价结果，感谢其参与本次采购活动，并告知未中选的原因。（七）合同签订1.采购部门根据谈判结果，起草采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括物资或服务的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、售后服务等条款。2.采购合同起草完成后，应提交至公司法律部门进行审核。法律部门对合同条款的合法性、合规性进行审查，确保合同符合相关法律法规的要求，避免潜在的法律风险。3.经法律部门审核通过后的采购合同，由公司授权代表与供应商签订。签订后的采购合同应妥善保管，作为采购活动的重要依据。三、询价相关部门职责（一）采购部门职责1.负责采购三方询价制度的具体执行，组织实施采购询价活动。2.收集、整理和维护供应商信息，建立供应商数据库。3.编制询价文件，发送询价邀请，收集供应商报价文件，并进行初步整理和核对。4.组织评估小组对供应商报价进行评估，与候选供应商进行谈判，确定最终供应商。5.起草采购合同，跟进采购合同的签订、执行和验收等工作。（二）申请部门职责1.提出采购需求，填写《采购申请表》，确保需求信息准确、完整。2.配合采购部门对采购项目进行技术要求的明确和解释，提供必要的技术支持。3.参与供应商的实地考察（如有需要），对供应商的产品或服务进行评价。4.协助采购部门与选定供应商进行沟通协调，并在采购合同执行过程中提供必要的配合。（三）评估小组职责1.按照采购部门的组织安排，参与供应商报价的评估工作。2.根据评估标准，对供应商的报价进行综合打分和排序，为采购部门确定供应商提供参考意见。3.在谈判过程中，根据采购项目的情况，提供专业的技术、财务等方面的建议，确保采购决策的科学性和合理性。（四）财务部门职责1.参与采购项目的成本分析和报价评估，从财务角度对采购价格的合理性进行审核。2.协助采购部门制定合理的付款方式，确保公司资金的安全和有效使用。3.在采购合同签订后，负责审核合同中的财务条款，确保符合公司财务管理制度的要求。（五）法律部门职责1.对采购合同进行法律审核，审查合同条款的合法性、合规性，防范法律风险。2.为采购活动提供法律咨询服务，解答采购过程中涉及的法律问题，并提出法律建议。四、监督与管理（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对采购三方询价制度的执行情况进行审计监督，检查询价流程是否合规、采购决策是否合理、合同执行是否到位等。审计部门应制定详细的审计计划，明确审计的范围、内容、方法和时间安排。在审计过程中，审计人员应查阅相关文件资料，如采购申请表、询价文件、报价文件、采购合同等，与采购人员、供应商等进行沟通访谈，核实采购活动的真实性和合规性。2.对于审计发现的问题，审计部门应及时出具审计报告，提出整改意见和建议。采购部门及相关责任部门应按照审计报告的要求进行整改，并将整改情况及时反馈给审计部门。（二）供应商管理1.建立供应商评价机制定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务等方面进行评价。评价结果作为供应商后续合作的重要参考依据。采购部门可制定供应商评价指标体系，包括产品质量合格率、交货准时率、售后服务响应时间等具体指标，并设定相应的权重。评价方式可采用定期问卷调查、实地考察、数据分析等多种形式，全面、客观地了解供应商的表现。2.对于评价结果较差的供应商，采购部门应及时与供应商沟通，要求其限期整改。如供应商整改后仍不符合要求，采购部门可采取减少订单量、暂停合作、取消合作资格等措施，维护公司的利益和采购秩序。（三）违规处理1.对于在采购三方询价过程中违反本制度规定的部门和个人，公司将视情节轻重给予相应的处罚。处罚措施包括但不限于警告、罚款、降职、辞退等。2.如发现供应商存在提供虚假报价、以不正当手段谋取中标等违规行为，采购部门应立即终止与其合作，并依法追究其法律责任。同时，将该供应商列入公司黑名单，禁止其今后参与公司的采购活动。五、附则（一）解释权归属本制度由公司采购部门负责解释。在执行过程