郑大一附院采购办制度

PAGE郑大一附院采购办制度一、总则（一）目的为加强郑州大学第一附属医院（以下简称“郑大一附院”）采购工作的规范化管理，确保采购活动合法、合规、公正、透明，提高采购效率，保障医院医疗、教学、科研等工作的顺利开展，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于郑大一附院各部门、科室及下属单位涉及的各类物资、设备、服务等采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规及相关政策要求。2.合规性原则：采购流程应符合医院内部规定及行业标准。3.公正性原则：确保采购过程公平、公正，维护医院和供应商的合法权益。4.透明性原则：采购信息公开透明，接受医院内部监督和社会监督。5.效益性原则：在保证质量的前提下，追求采购成本的合理性和效益最大化。二、采购组织与职责（一）采购办1.部门职责负责制定和完善医院采购管理制度、流程和标准。组织实施各类物资、设备、服务等采购项目，包括招标、谈判、询价等采购方式。建立和管理供应商库，负责供应商的资格审查、评估和考核。协调采购过程中的相关事宜，处理采购纠纷和投诉。负责采购文件的编制、审核、存档及采购合同的签订、执行和监督。定期对采购工作进行总结和分析，提出改进措施和建议。2.人员配备采购办应配备足够数量的专业采购人员，包括采购经理、采购专员等。采购人员应具备相关专业知识和技能，熟悉采购业务流程，具备良好的沟通协调能力和职业道德素养。采购人员应定期参加业务培训，不断提高业务水平和综合素质。（二）需求部门1.部门职责根据医院医疗、教学、科研等工作需要，提出物资、设备、服务等采购需求。协助采购办编制采购文件，提供技术参数、规格要求等相关资料。参与采购项目的开标、评标、谈判等活动，负责对采购产品的技术性能、质量等进行验收。负责采购项目的使用和管理，及时反馈使用过程中出现的问题。2.人员职责需求部门应指定专人负责采购需求的提出和跟进，确保需求准确、合理、及时。需求部门人员应积极配合采购办工作，提供必要的协助和支持，共同完成采购任务。（三）监督部门1.部门职责负责对医院采购活动进行全程监督，确保采购过程合法、合规、公正、透明。受理采购过程中的投诉和举报，对违规行为进行调查和处理。定期对采购工作进行审计，检查采购制度的执行情况和采购项目的效益情况。2.人员职责监督部门应配备专职监督人员，并明确其职责和权限。监督人员应具备较强的责任心和业务能力，熟悉法律法规和医院内部规定。监督人员应严格履行监督职责，对发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。三、采购流程（一）采购申请1.需求部门根据工作需要，填写《采购申请表》，详细说明采购物资、设备、服务的名称、规格、数量、预算金额、用途等信息，并附上相关技术参数、规格要求等资料。2.《采购申请表》经需求部门负责人审核签字后，提交至采购办。（二）采购审批1.采购办收到《采购申请表》后，对采购需求进行初步审核，核实需求是否合理、准确，预算是否符合医院规定。2.对于金额较大、技术复杂或涉及重大项目的采购申请，采购办应组织相关部门进行论证，必要时邀请专家参与论证。3.采购申请经采购办审核通过后，按照医院审批权限规定，提交至相应领导审批。审批通过后，采购办方可开展采购活动。（三）采购方式选择1.根据采购项目的特点、金额大小、市场供应情况等因素，采购办选择合适的采购方式，包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价采购等。2.公开招标应按照《中华人民共和国招标投标法》及相关法律法规的规定进行，通过发布招标公告，邀请不特定的供应商参加投标。3.邀请招标应向三家以上具备承担招标项目能力、资信良好的特定供应商发出投标邀请书。4.竞争性谈判适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的、技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的、采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的、不能事先计算出价格总额的等情形。5.单一来源采购适用于只能从唯一供应商处采购的、发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的、必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的等情形。6.询价采购适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。（四）采购文件编制1.采购办根据采购方式和采购项目的特点，编制采购文件。采购文件应包括采购公告（招标公告、谈判文件、询价通知书等）、采购需求、技术规格、评标标准、合同条款等内容。2.采购文件应明确采购项目的各项要求和标准，确保供应商能够准确理解采购需求，为评标提供客观、公正的依据。3.采购文件编制完成后，应进行审核，确保文件内容合法、合规、准确、完整。审核通过后方可发布。（五）供应商选择与确定1.采购办通过多种渠道发布采购信息，邀请潜在供应商参与采购项目。对于公开招标项目，应在指定的媒体上发布招标公告；对于邀请招标、竞争性谈判、询价采购等项目，应向符合条件的供应商发出邀请。2.供应商应按照采购文件的要求，提交投标文件或响应文件。采购办对供应商提交的文件进行资格审查和符合性审查，确定符合要求的供应商名单。3.根据采购方式的不同，采用相应的评标方法确定中标供应商或成交供应商。评标过程应严格按照评标标准进行，确保评标结果公平公正。4.采购办向中标供应商或成交供应商发出中标通知书或成交通知书，并与其签订采购合同。（六）采购合同签订与执行1.采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购物资、设备、服务的名称、规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方法、付款方式、违约责任等条款。2.采购合同签订前，采购办应将合同草案提交至医院法律顾问进行审核，确保合同合法有效。审核通过后，由采购办与供应商签订合同。3.采购合同签订后，双方应严格按照合同约定履行各自的义务。采购办负责跟踪合同执行情况，及时协调解决合同执行过程中出现的问题。4.供应商应按照合同约定的时间、地点、质量标准等要求提供货物或服务。需求部门负责对采购产品进行验收，验收合格后办理付款手续。（七）采购验收1.需求部门应按照采购合同和相关标准对采购产品进行验收。验收内容包括产品的数量、规格、型号、质量、性能等方面。2.验收过程中，需求部门应邀请采购办、质量控制部门等相关人员参与。对于大型设备、复杂项目等，可邀请专家参与验收。3.验收合格后，需求部门应填写《采购验收报告》，经相关人员签字确认后存档。对于验收不合格的产品，需求部门应及时通知采购办，采购办负责与供应商协商解决，直至达到验收要求或按照合同约定进行处理。（八）采购付款1.采购付款应严格按照采购合同约定的付款方式和时间进行。需求部门在办理付款手续前，应提供采购合同、验收报告等相关资料。2.采购办对付款资料进行审核，审核通过后提交至财务部门办理付款。财务部门应按照财务管理制度和相关规定进行付款操作。3.对于预付款项，采购办应在合同签订后，根据合同约定的比例和时间申请预付款。预付款支付后，采购办应跟踪供应商的供货进度，确保预付款的合理使用。四、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购办应定期对采购活动进行风险识别和评估，分析可能存在的风险因素，如市场风险、供应商风险、质量风险、法律风险等。2.针对识别出的风险因素，采购办应评估其发生的可能性和影响程度，确定风险等级。（二）风险应对措施1.对于市场风险，采购办应加强市场调研，及时掌握市场动态和价格变化趋势，合理制定采购预算和采购计划，采取灵活的采购策略，降低市场波动对采购成本的影响。2.在供应商管理方面，采购办应建立严格的供应商选择和评估机制，加强对供应商的资格审查、信用管理和日常监督，确保供应商具备良好的信誉和履约能力。对于重要物资和关键设备的供应商，应进行实地考察和评估。3.为降低质量风险，采购办应在采购文件中明确质量标准和验收要求，加强采购过程中的质量控制，严格按照合同约定进行验收。对于质量不合格的产品，应及时采取退货、换货、索赔等措施。4.在法律风险防范方面，采购办应加强法律法规学习，提高法律意识，确保采购活动合法合规。在采购合同签订过程中，应严格审核合同条款，避免出现法律漏洞和风险。同时，应及时关注法律法规的变化，调整采购制度和流程。（三）风险监控与预警1.采购办应建立风险监控机制，定期对采购风险进行监控和评估，及时发现风险变化情况。2.对于风险等级较高的采购项目，采购办应制定风险预警指标，当风险指标达到预警值时，及时发出预警信号，采取相应的风险应对措施，降低风险损失。五、采购档案管理（一）档案范围采购档案包括采购申请文件、采购审批文件、采购文件（招标公告、谈判文件、询价通知书、投标文件及响应文件等）、采购合同、采购验收报告、付款凭证等与采购活动相关的各类文件和资料。（二）档案整理与归档1.采购办应指定专人负责采购档案的整理和归档工作。采购活动结束后，采购人员应及时将相关文件和资料进行收集、整理，按照档案管理要求进行分类、编号、装订。2.采购档案应按照年度、项目类别等进行分类存放，便于查阅和管理。同时，应建立电子档案，实现档案的电子化管理，提高档案查阅效率。（三）档案保管与查阅1.采购档案应