采购与合同管理制度

PAGE采购与合同管理制度一、总则（一）目的为加强公司采购与合同管理，规范采购行为，防范采购风险，维护公司合法权益，提高采购效率和经济效益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司及所属各部门、各分支机构的采购活动和合同管理。（三）基本原则1.依法合规原则：采购与合同管理活动必须遵守国家法律法规、政策以及行业标准，确保各项工作合法合规。2.公平公正原则：在采购过程中，应遵循公平、公正的原则，对待所有供应商，不得偏袒任何一方。3.效益优先原则：以提高公司经济效益为核心，优化采购流程，降低采购成本，确保采购物资和服务的质量。4.诚实守信原则：采购人员和合同管理人员应诚实守信履行职责，维护公司信誉。二、采购管理（一）采购计划1.各部门根据业务需求，提前制定年度采购计划，明确采购物资或服务的名称、规格、数量、预算等内容。2.采购计划应经部门负责人审核后报公司采购管理部门汇总。采购管理部门对各部门采购计划进行综合平衡和审核，报公司领导审批。3.年度采购计划应根据公司业务发展和市场变化适时进行调整。（二）供应商管理1.建立供应商准入制度，对供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量等进行评估审核。2.采购管理部门定期收集、整理供应商信息，建立供应商档案，记录供应商的基本情况、合作历史、评价结果等。3.根据供应商的表现，定期对供应商进行评价和考核，对于不合格供应商及时进行淘汰，并补充新的合格供应商。（三）采购方式1.采购方式包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等。2.采购金额达到国家规定的招标限额标准的，应当采用公开招标或邀请招标方式；因特殊情况需要采用其他采购方式的，应当按照规定履行审批手续。3.采购金额未达到招标限额标准的，可以根据实际情况选择竞争性谈判、单一来源采购、询价等方式。（四）采购流程1.采购申请：各部门根据采购计划提出采购申请，填写采购申请表，注明采购物资或服务的名称、规格、数量、需求时间等内容，并经部门负责人签字确认。2.采购审批：采购申请表报采购管理部门审核，采购管理部门根据采购金额、采购方式等进行审批。采购金额较大或采用特殊采购方式的，需报公司领导审批。3.采购实施：采购管理部门根据审批后的采购申请表，选择合适的采购方式进行采购。公开招标：发布招标公告，邀请潜在供应商投标，组织开标、评标、定标等工作。邀请招标：向特定的供应商发出招标邀请书，组织开标、评标、定标等工作。竞争性谈判：与不少于三家的供应商进行谈判，确定成交供应商。单一来源采购：与单一供应商进行协商，确定成交价格和合同条款。询价：向不少于三家的供应商发出询价通知书，比较报价后确定成交供应商。4.合同签订：采购项目确定成交供应商后，采购管理部门应及时与供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括物资或服务的名称、规格、数量、价格、交货时间、质量标准、付款方式等内容。5.验收付款：采购物资或服务到货后，采购管理部门应组织相关部门进行验收。验收合格后，按照采购合同约定办理付款手续。三、合同管理（一）合同签订1.采购合同由采购管理部门负责起草，合同文本应符合法律法规和公司要求，明确双方的权利和义务。2.采购合同签订前，应进行合同评审。合同评审内容包括合同条款的合法性、完整性、合理性、可行性等。合同评审由采购管理部门组织，相关部门参加。3.采购合同经评审通过后，由公司法定代表人或授权代表签字并加盖公司公章。（二）合同履行1.采购合同签订后，双方应严格按照合同约定履行各自的义务。采购管理部门负责跟踪合同履行情况，及时协调解决合同履行过程中出现的问题。2.供应商应按照合同约定的时间、地点、质量标准等交付物资或服务。采购管理部门应组织相关部门对供应商交付的物资或服务进行验收，验收合格后方可办理入库或使用手续。3.公司应按照合同约定的付款方式和时间支付货款。财务部门负责审核采购合同和付款申请，确保付款的准确性和合规性。（三）合同变更1.在合同履行过程中，如因不可抗力或其他原因需要变更合同条款的，双方应协商一致，并签订书面合同变更协议。2.合同变更协议应作为原合同的补充文件，与原合同具有同等法律效力。合同变更协议签订前，应按照合同评审程序进行评审。（四）合同终止1.采购合同履行完毕或双方协商一致提前终止合同的，合同终止。2.合同终止后，双方应按照合同约定办理结算、清理等手续。采购管理部门应将合同执行情况进行总结分析，为后续采购和合同管理提供参考。（五）合同纠纷处理1.在合同履行过程中，如发生合同纠纷，双方应首先通过协商解决。协商不成的，可以按照合同约定的争议解决方式进行处理，如仲裁或诉讼。2.公司应积极应对合同纠纷，维护公司合法权益。在处理合同纠纷过程中，应及时收集相关证据，配合律师等专业人员进行处理。四、采购与合同监督（一）内部监督1.公司审计部门负责对采购与合同管理活动进行审计监督，检查采购与合同管理制度的执行情况，发现问题及时提出整改意见。2.公司纪检监察部门负责对采购与合同管理活动中的违规违纪行为进行调查处理，维护公司利益和形象。（二）外部监督1.接受政府有关部门的监督检查，积极配合政府部门的工作，如实提供相关资料和信息。2.接受社会公众的监督，对社会公众提出的意见和建议及时进行处理和反馈。五、采购与合同档案管理（一）档案收集采购与合同管理过程中形成的各类文件、资料，包括采购申请表、采购合同、验收报告、付款凭证等，应及时收集整理。（二）档案整理对收集到的档案资料进行分类、编号、装订等整理工作，确保档案资料的完整性和规范性。（三）档案保管建立采购与合同档案保管制度，指定专人负责档案保管工作。档案应存放在安全、防火、防潮、防虫的场所，确保档案资料的安全。（四）档案查阅严格档案查阅制度，未经批准，任何人不得擅自查阅采购与合同档案。因工作需要查阅档案的，应填写档案查阅申请表，经批准后方可查阅。查