财政性资金采购制度

PAGE财政性资金采购制度一、总则（一）目的为了规范本公司/组织使用财政性资金进行采购活动，提高财政性资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，根据国家相关法律法规及行业标准，结合本公司/组织实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织使用财政性资金进行的货物、工程和服务采购活动。财政性资金包括财政预算资金和预算外资金，以及与财政资金相配套的单位自筹资金。（三）基本原则1.公开透明原则采购活动应公开进行，采购信息应全面、及时、准确地向社会公开，确保采购过程和结果的透明度，接受社会监督。2.公平竞争原则通过公平竞争机制，为供应商提供平等的参与机会，保证采购项目能够以合理的价格、优质的质量获得所需的货物、工程和服务。3.公正原则采购活动应严格按照规定的程序和标准进行，确保采购过程和结果的公正性，维护供应商的合法权益。4.诚实信用原则采购当事人在采购活动中应诚实守信，履行各自的义务，不得隐瞒真实情况、提供虚假材料或采取不正当手段谋取私利。二、采购管理机构及职责（一）采购决策机构成立采购决策委员会，由公司/组织高层管理人员、相关部门负责人等组成。负责审议采购项目的预算、采购方式、采购文件等重大事项，对采购活动进行决策和监督。职责1.审查采购项目的必要性和可行性，确定采购项目的预算额度。2.审批采购方式的选择，确保采购方式符合法律法规和公司/组织规定。3.审核采购文件，包括采购需求、采购标准、评标办法等，保证采购文件的合法性、合理性和公正性。4.对采购活动进行全程监督，及时发现和解决采购过程中出现的问题。（二）采购执行机构设立采购部门，负责具体采购项目的组织实施。采购部门应配备专业的采购人员，明确各岗位的职责分工。职责1.根据采购决策机构的要求，编制采购计划，明确采购项目的名称、规格、数量、预算等内容。2.按照规定的采购方式，组织开展采购活动，包括发布采购公告、接受供应商报名、组织开标评标等环节。3.与供应商进行沟通和谈判，签订采购合同，并对合同执行情况进行跟踪和监督。4.整理和归档采购项目的相关文件和资料，建立采购档案，以备查阅。（三）采购监督机构设立内部审计部门或指定专人负责对采购活动进行监督检查。职责1.监督采购活动是否符合法律法规、公司/组织制度和采购程序的要求。2.检查采购文件的编制和执行情况，确保采购文件的合法性和公正性。3.对采购过程中的违规行为进行调查和处理，提出整改意见和建议。4.参与采购项目的验收工作，监督验收结果的真实性和准确性。三、采购预算管理（一）预算编制1.各部门根据本部门的工作需要和事业发展规划，提出年度采购项目需求，报采购部门汇总。2.采购部门会同财务部门对各部门上报的采购项目需求进行审核，结合公司/组织财力状况，编制年度采购预算草案。3.采购预算草案经采购决策委员会审议通过后，报公司/组织管理层批准，纳入年度预算计划。（二）预算执行1.采购部门应严格按照批准的采购预算组织采购活动，不得擅自突破预算额度。2.如因特殊情况需要调整采购预算，应按照规定程序报采购决策委员会审批，并报财务部门备案。3.财务部门应加强对采购预算执行情况进行监控，定期对采购项目的资金使用情况进行检查和分析，确保预算资金的合理使用。（三）预算调整1.在采购项目实施过程中，如遇市场价格波动、政策调整等原因导致原采购预算无法满足项目需求时，采购部门应及时提出预算调整申请。2.预算调整申请应详细说明调整的原因、调整金额、调整后的预算安排等内容，并附相关证明材料。3.采购决策委员会应根据实际情况对预算调整申请进行审议，必要时可组织相关部门进行实地调研和论证。经审议通过的预算调整申请报公司/组织管理层批准后实施。四、采购方式（一）公开招标1.公开招标是指采购人依法以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.达到下列标准之一的货物、工程和服务采购项目，应当采用公开招标方式：货物采购单项或批量金额达到[X]万元以上；工程采购单项合同金额达到[X]万元以上；服务采购单项合同金额达到[X]万元以上。3.采用公开招标方式采购的，采购部门应在指定的媒体上发布招标公告，公告期不得少于[X]个工作日。招标公告应包括采购项目的名称、内容、数量及规格、预算金额、投标人资格要求及获取招标文件的方式和时间等内容。4.采购部门应按照规定的程序组织开标、评标活动，评标委员会由采购人代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数为五人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。评标委员会应按照招标文件规定的评标标准和方法进行评标，推荐中标候选人。5.采购部门应根据评标委员会的推荐意见，确定中标供应商，并向中标供应商发出中标通知书同时将中标结果通知所有未中标的投标人。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；使用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。3.采用邀请招标方式采购的，采购部门应从符合相应资格条件的供应商名单中随机抽取三家以上供应商，并向其发出投标邀请书。投标邀请书的内容与招标公告的内容基本相同。4.采购部门应按照规定的程序组织开标、评标活动，评标委员会的组成和评标方法与公开招标相同。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。3.在谈判文件中明确谈判程序、谈判内容、合同草案条款以及评定成交的标准等事项。采购部门应成立谈判小组，由采购人代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数为三人以上单数，其中技术经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。4.谈判小组应与供应商分别进行谈判，在谈判中谈判的任何一方不得透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息。谈判结束后，谈判小组应要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交供应商。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式2.符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套性的要求需要继续从原供应商处添购且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.采用单一来源采购方式的采购部门应按照规定程序组织与供应商进行协商谈判，在保证采购项目质量和合理价格的前提下确定成交供应商，并将采购结果报采购决策委员会备案。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目可以采用询价方式采购。3.采购部门应向不少于三家的供应商发出询价单询价单应包括采购项目的名称、规格、数量、质量及交货期等要求。供应商应在规定时间内报价采购部门对供应商的报价进行比较分析按照符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有被询价的未成交供应商。五、采购程序（一）采购申请1.各部门根据工作需要，填写《采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格、数量、预算、用途等内容，并加盖部门公章。2.《采购申请表》经部门负责人审核签字后，报采购部门。（二）采购审批1.采购部门收到《采购申请表》后，对采购项目的必要性、可行性、预算等进行初审。2.初审通过后，将《采购申请表》提交采购决策委员会进行审批。采购决策委员会根据采购项目的性质和金额大小，按照规定的审批权限进行审批。3.经采购决策委员会审批同意的采购项目，采购部门方可组织实施采购活动。（三）采购文件编制1.采购部门根据采购项目的特点和需求，编制采购文件。采购文件应包括采购需求、采购标准、评标办法、合同草案等内容。2.采购文件应符合法律法规和行业标准的要求，明确采购项目各项条款和要求，确保采购活动的合法性和公正性。3.在编制采购文件过程中，采购部门应征求相关部门和专家的意见，对采购文件进行论证和完善。（四）采购信息发布1.根据采购方式的不同，采购部门在指定的媒体上发布采购信息。公开招标项目应发布招标公告，邀请招标项目应发布投标邀请书，竞争性谈判、单一来源采购和询价项目应发布采购公告。2.采购信息应包括采购项目的基本情况、采购文件获取方式、投标或报价截止时间等重要信息，确保供应商能够及时了解采购项目情况并参与采购活动。（五）供应商选择与采购合同签订1.采购部门按照采购文件规定的程序和标准，对供应商的资格、信誉、业绩、产品质量等进行审查和评估，选择符合要求的供应商参与采购活动。2.通过招标、谈判、询价等方式确定成交供应商后，采购部门应与成交供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购项目内容、数量、价格、交货时间、质量标准、付款方式、违约责任等条款。3.采购合同签订后，采购部门应将合同副本送财务部门备案，作为支付采购款项的依据。（六）采购项目验收1.采购项目完成后，采购部门应组织相关部门和人员对采购项目进行验收。验收人员应根据采购合同和采购文件规定的标准和要求，对采购项目的数量、质量、规格、性能等进行全面检查和测试。2.验收合格的采购项目，验收人员应签署验收报告。验收报告应包括采购项目名称、规格、数量、验收日期验收结论等内容。验收不合格的采购项目采购部门应要求供应商限期整改或重新提供货物、工程和服务直至验收合格为止。3.采购部门应将验收报告送财务部门作为支付采购款项的重要依据之一同时将验收情况记录在采购档案中以备查阅。六、采购合同管理（一）合同签订1.采购合同应采用书面形式，并由采购部门与供应商双方签字盖章。合同内容应符合法律法规和采购文件的要求，明确双方的权利和义务以及违约责任等条款。2.在签订采购合同前，采购部门应对合同条款进行审核，确保合同条款的合法性、合理性和完整性。审核内容包括合同标的、数量、质量、价格、交货时间、付款方式、售后服务等条款。3.采购合同签订后，采购部门应及时将合同副本送财务部门、采购监督机构等相关部门备案。（二）合同履行1.采购部门和供应商应按照采购合同约定履行各自的义务。采购部门应及时向供应商支付货款，供应商应按照合同约定按时、按质、按量提供货物、工程和服务。2.在合同履行过程中，如出现合同变更、解除等情况，采购部门应按照规定程序办理相关手续，并及时通知供应商。合同变更或解除应签订书面协议，并报采购决策委员会备案。（三）合同监督与检查1.采购监督机构应对采购合同的履行情况进行监督检查，及时发现和解决合同履行过程中出现的问题。2.采购部门应定期对采购合同的执行情况进行自查，检查内容包括合同条款的执行情况、货物交付情况、货款支付情况等。对发现的问题应及时采取措施加以解决，并将自查情况报告采购决策委员会。（四）合同纠纷处理1.在采购合同履行过程中，如发生合同纠纷，采购部门应及时与供应商协商解决。协商不成的，可以按照合同约定的争议解决方式，通过仲裁或诉讼等途径解决。2.在处理合同纠纷过程中，采购部门应及时收集和整理相关证据，维护公司/组织的合法权益。同时，应将合同纠纷处理情况报告采购决策委员会。七、采购档案管理（一）档案内容采购档案应包括采购项目从申请到验收全过程的相关文件和资料，主要包括：1.采购申请表、采购预算批复文件；2.采购文件，包括采购公告、招标文件、投标文件、谈判文件、询价文件等；3.采购合同及补充协议；4.验收报告；5.供应商资质证明文件、报价文件、售后服务承诺等；6.采购活动过程中的其他相关文件和资料，如评标报告、谈判记录、询价记录等。（二）档案整理与归档1.采购部门应指定专人负责采购档案的整理和归档工作，确保采购档案的完整性和准确性。2.采购档案应按照采购项目的类别和时间顺序进行分类整理，每一份文件和资料都应进行编号和标注，以便于查阅和管理。3.采购档案整理完成后，应及时归档保存。归档地点应具备安全、防潮、防火、防虫等条件，确保档案的安全保管。（三）档案查阅与借阅1.需要查阅采购档案时，应填写《采购档案查阅申请表》，注明查阅原因、查阅内容等，并经采购部