社会组织采购制度

PAGE社会组织采购制度一、总则（一）目的为规范本社会组织的采购行为，加强采购管理，提高采购效率，保证采购质量，控制采购成本，促进廉政建设，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本社会组织在开展业务活动过程中，使用财政性资金、自有资金等进行的货物、工程和服务的采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.公开、公平、公正原则：采购过程应公开透明，对所有符合条件的供应商公平对待，不偏袒任何一方，确保采购结果公正合理。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本、采购效率等因素，实现采购效益最大化。4.诚信原则：采购各方应诚实守信，严格履行合同约定，维护良好的市场秩序。二、采购组织与职责（一）采购决策机构本社会组织设立采购决策机构，由理事会成员及相关负责人组成。其职责包括：1.审议采购政策、制度和流程。2.审批年度采购计划和重大采购项目。3.对采购过程中的重大事项进行决策。（二）采购执行部门设立专门的采购执行部门，负责具体采购业务的实施。其职责如下：1.根据采购需求，制定采购方案，包括采购方式、采购预算、采购时间安排等。2.组织采购活动，发布采购信息，邀请供应商参与投标或报价。3.对供应商进行资格审查、实地考察和评估。4.组织开标、评标、谈判等采购活动，确定中标供应商或成交供应商。5.签订采购合同，并跟踪合同执行情况，协调解决合同履行过程中的问题。6.整理和归档采购文件资料。（三）其他相关部门1.需求部门：提出采购需求，明确采购项目的规格、数量、质量要求等，并配合采购执行部门进行采购相关工作。2.财务部门：负责审核采购预算，监督采购资金的支付，参与采购合同的审核，对采购成本进行核算和分析。3.审计部门：对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购结果的公正性以及采购资金的使用情况等。三、采购预算管理（一）预算编制1.采购执行部门应根据本社会组织的业务计划和工作需求，会同需求部门、财务部门等共同编制年度采购预算。2.采购预算应明确采购项目的名称、规格、数量、预算金额、资金来源等内容，并按照规定的格式和要求进行编制。3.采购预算应充分考虑市场价格波动、项目进度等因素，确保预算的合理性和准确性。（二）预算审批采购预算编制完成后，应提交采购决策机构进行审批。审批通过后的采购预算作为采购活动的控制依据。（三）预算执行与调整1.采购执行部门应严格按照批准的采购预算组织采购活动，不得擅自突破预算。2.在采购过程中，如因特殊原因需要调整采购预算，应按照规定的程序进行申报和审批。调整后的采购预算应及时通知相关部门。四、采购方式（一）公开招标1.公开招标是指采购人以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.达到下列标准之一的采购项目，应当采用公开招标方式：货物类采购项目，单项或批量采购金额达到[X]万元以上。工程类采购项目，单项合同估算价达到[X]万元以上。服务类采购项目，单项或批量采购金额达到[X]万元以上。3.公开招标的程序包括：编制招标文件、发布招标公告、发售招标文件、开标、评标、定标等环节。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人以投标邀请书的方式邀请特定的供应商参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。3.邀请招标的程序与公开招标基本相同，但邀请供应商的范围应符合规定要求。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。3.竞争性谈判的程序包括：成立谈判小组、制定谈判文件、确定邀请参加谈判的供应商名单、谈判、确定成交供应商等环节。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.单一来源采购的程序包括：成立采购小组、进行必要性论证、确定供应商、签订采购合同等环节。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。3.询价的程序包括：成立询价小组、确定被询价的供应商名单、询价、确定成交供应商等环节。五、采购流程（一）采购申请需求部门根据业务需要，填写采购申请表，详细说明采购项目名称、规格、数量、质量要求、预算金额、采购时间等内容，并提交至采购执行部门。（二）采购审批采购执行部门收到采购申请表后，对采购需求进行审核，并报采购决策机构审批。审批通过后，采购执行部门开始组织采购活动。（三）采购实施1.根据采购方式，采购执行部门开展相应的采购活动。公开招标和邀请招标：编制招标文件，发布招标公告或投标邀请书，发售招标文件，接收投标文件，组织开标、评标、定标等。竞争性谈判：成立谈判小组，制定谈判文件，确定邀请参加谈判的供应商名单，组织谈判，确定成交供应商。单一来源采购：成立采购小组，进行必要性论证，确定供应商，签订采购合同。询价：成立询价小组，确定被询价的供应商名单，进行询价，确定成交供应商。2.在采购过程中，采购执行部门应与供应商保持密切沟通，及时了解采购进展情况，解决出现的问题。（四）合同签订确定中标供应商或成交供应商后，采购执行部门应及时与其签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购项目的规格、数量、质量、价格、交货时间、交货地点、付款方式、售后服务等条款。合同签订后，应及时将合同副本送财务部门、需求部门等相关部门备案。（五）采购验收1.采购项目完成后，需求部门应组织相关人员对采购货物、工程或服务进行验收。验收内容包括数量是否相符、质量是否合格、规格是否符合要求等。2.验收合格后，需求部门应填写验收报告，并由验收人员签字确认。验收报告应作为支付采购款项的依据之一。（六）采购付款财务部门根据采购合同和验收报告，按照规定的付款方式和时间，办理采购款项的支付手续。在付款过程中，应严格审核相关凭证，确保付款的准确性和合规性。六、供应商管理（一）供应商准入1.采购执行部门应建立供应商准入制度，明确供应商的资格条件和准入程序。2.供应商应具备合法经营资格，具有良好的商业信誉和财务状况，具备履行合同所必需的设备和专业技术能力等。3.采购执行部门应通过公开征集、推荐、招标等方式，建立供应商库，并对入库供应商进行定期评估和更新。（二）供应商评估1.采购执行部门应定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务、价格等方面进行评估。2.评估方式可以包括实地考察、问卷调查、数据分析、用户评价等。3.根据评估结果，对表现优秀的供应商给予奖励，对不符合要求的供应商进行警告、淘汰等处理。（三）供应商激励与约束1.建立供应商激励机制，对长期合作、供货质量好、服务周到的供应商给予优先采购、价格优惠、增加订单等奖励。2.同时，建立供应商约束机制，对违反合同约定、提供假冒伪劣产品等行为的供应商，依法追究其违约责任，并取消其供应商资格。七、采购文件管理（一）文件分类采购文件包括采购申请表、采购预算文件、招标文件、投标文件、谈判文件、询价文件、采购合同、验收报告等。（二）文件编制与审核采购执行部门应按照规定的格式和要求编制采购文件，并进行严格审核，确保文件内容准确、完整、合法合规。（三）文件归档与保管采购文件应及时进行归档，并妥善保管。归档文件应按照类别、时间顺序等进行整理，便于查阅和检索。保管期限应符合相关规定要求。八、监督与检查（一）内部监督1.审计部门应对采购活动进行定期审计和专项审计，检查采购程序的合规性、采购结果的公正性以及采购资金的使用情况等。2.采购决策机构、采购执行部门、需求部门、财务部门等应相互监督，确保采购活动的规范运行。（二）外部监督接受相关政府部门、社会公众等的监督，积极配合有关部门的检查和调查工作，及时整改存在的问题。九