社会团体采购管理制度

PAGE社会团体采购管理制度一、总则（一）目的为规范本社会团体的采购行为，加强采购管理，提高采购效率，保证采购质量，控制采购成本，防范采购风险，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本社会团体在开展业务活动过程中，使用财政性资金、自有资金及其他合法资金进行的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.公开、公平、公正原则：采购过程应公开透明，所有符合条件的供应商均可参与竞争，不得歧视任何潜在供应商，确保采购结果公平公正。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本和效益，优化采购流程，提高资金使用效率。4.诚信原则：采购活动各方应诚实守信，严格履行合同约定，不得欺诈、违约。二、采购组织与职责（一）采购决策机构本社会团体设立采购决策机构，由理事会成员组成。其职责是：1.审议采购管理制度、采购计划和采购预算。2.审批重大采购项目的采购方案和采购合同。3.监督采购活动的执行情况，协调解决采购过程中的重大问题。（二）采购执行部门本社会团体指定[具体部门名称]为采购执行部门，负责采购活动的具体实施。其职责如下：1.贯彻执行采购管理制度，制定采购工作流程和操作规范。2.根据采购需求，编制采购计划和采购预算，报采购决策机构审批。3.组织开展采购活动，包括供应商选择、采购文件编制、采购谈判、合同签订等。4.负责采购项目的验收工作，确保采购货物、工程和服务符合要求。5.建立采购档案，妥善保管采购活动相关文件和资料。（三）其他相关部门职责1.需求部门：提出采购需求，明确采购货物、工程和服务的规格、数量、质量等要求，并对采购项目的实施进度和质量负责。2.财务部门：负责审核采购预算，监督采购资金的支付和使用，参与采购合同的审核，确保采购资金安全。3.审计部门：对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购合同的执行情况以及采购资金的使用效益。三、采购预算管理（一）预算编制1.采购执行部门应根据本社会团体的业务计划和工作需求，结合上一年度采购情况，编制年度采购预算。2.采购预算应明确采购项目名称、规格、数量、预算金额、采购时间等内容，并按照不同的采购品目进行分类汇总。3.采购预算编制应充分考虑市场价格波动因素，合理确定预算金额，确保预算的科学性和准确性。（二）预算审批采购预算编制完成后，应报采购决策机构审批。采购决策机构应根据本社会团体的发展战略、财务状况和业务需求，对采购预算进行认真审核，确保预算符合实际情况和整体利益。（三）预算执行与调整1.采购执行部门应严格按照批准的采购预算执行采购活动，不得擅自突破预算。2.在采购过程中，如因特殊情况需要调整采购预算，采购执行部门应提出书面申请，说明调整原因、调整内容和调整金额，报采购决策机构审批。3.采购决策机构应根据实际情况进行审核，必要时可组织相关部门进行论证，批准后方可调整采购预算。四、采购方式（一）公开招标1.公开招标是指采购人以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.达到下列标准之一的货物、工程和服务采购项目，应当采用公开招标方式：货物、服务采购项目单项采购金额达到[具体金额标准]以上的；工程采购项目单项合同估算价达到[具体金额标准]以上的。3.公开招标应按照以下程序进行：采购执行部门编制招标文件，明确采购项目的技术规格要求、商务条款、评标标准等内容。在指定媒体上发布招标公告，邀请潜在供应商报名参加投标。对报名供应商进行资格审查，确定符合要求的供应商名单。组织开标、评标和定标，确定中标供应商。向中标供应商发出中标通知书，并与中标供应商签订采购合同。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人以投标邀请书的方式邀请特定的供应商参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一且达到公开招标数额标准的采购项目，经采购决策机构批准后，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。3.邀请招标应按照以下程序进行：采购执行部门根据采购项目特点和需求，确定邀请供应商的范围和数量，并编制投标邀请书。向邀请的供应商发出投标邀请书，邀请其参加投标。对受邀供应商进行资格审查，确定符合要求的供应商名单。组织开标、评标和定标，确定中标供应商。向中标供应商发出中标通知书，并与中标供应商签订采购合同。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。3.竞争性谈判应按照以下程序进行：采购执行部门成立谈判小组，谈判小组由采购人代表和有关专家共三人以上单数组成，其中专家人数不得少于成员总数的三分之二。谈判小组制定谈判文件，明确谈判程序、谈判内容、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项。谈判小组从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商参加谈判，并向其发出谈判文件。谈判小组与供应商分别进行谈判，在谈判中谈判的任何一方不得透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息。谈判文件有实质性变动的，谈判小组应当以书面形式通知所有参加谈判的供应商。谈判结束后，谈判小组要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交的供应商。采购执行部门与成交供应商签订采购合同。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.单一来源采购应按照以下程序进行：采购执行部门组织相关人员对采购项目进行论证，说明采用单一来源采购方式的理由和必要性，并形成论证报告。将论证报告报采购决策机构审批，采购决策机构批准后，采购执行部门与单一供应商进行谈判，商定价格、条件和合同条款。采购执行部门与单一供应商签订采购合同。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。3.询价应按照以下程序进行：采购执行部门成立询价小组，询价小组由采购人代表和有关专家共三人以上单数组成，其中专家人数不得少于成员总数的三分之二。询价小组确定被询价的供应商名单，并向其发出询价通知书，让其报价。询价小组要求被询价的供应商一次报出不得更改的价格。采购人根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有被询价的未成交的供应商。采购执行部门与成交供应商签订采购合同。五、采购流程（一）采购申请1.需求部门根据业务需要，填写《采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格、数量、质量要求、预算金额、采购时间等内容，并提交相关证明材料。2.《采购申请表》经需求部门负责人审核签字后，报采购执行部门。（二）采购审批1.采购执行部门收到《采购申请表》后，对采购项目的必要性、可行性和预算合理性进行审核。2.审核通过后，将《采购申请表》报采购决策机构审批。采购决策机构根据本社会团体的发展战略、财务状况和业务需求，对采购项目进行审批。（三）采购实施1.采购执行部门根据采购决策机构的审批意见，组织开展采购活动。2.对于公开招标、邀请招标项目，采购执行部门应按照相关法律法规和招标程序，编制招标文件，发布招标公告或投标邀请书，组织开标、评标和定标等工作。3.对于竞争性谈判、单一来源采购和询价项目，采购执行部门应按照相应的采购方式程序，成立谈判小组或询价小组，组织谈判或询价，确定成交供应商。4.在采购过程中，采购执行部门应与供应商保持密切沟通，及时了解采购项目进展情况，协调解决采购过程中出现的问题。（四）合同签订1.采购项目确定成交供应商后，采购执行部门应与成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格、数量、质量要求、价格、交货时间、交货地点、付款方式、售后服务等条款。2.采购合同签订前，采购执行部门应将合同草案报财务部门和审计部门审核，确保合同条款符合法律法规和本社会团体的利益。审核通过后，采购执行部门与成交供应商签订采购合同。（五）验收付款1.采购项目完成后，采购执行部门应组织需求部门、财务部门等相关人员进行验收。验收应按照采购合同和相关标准进行，确保采购货物、工程和服务符合要求。2.验收合格后，需求部门填写《验收报告》，经验收人员签字确认后，报采购执行部门。采购执行部门根据验收情况，办理付款手续。3.财务部门应按照采购合同约定的付款方式和时间，及时支付采购款项。付款前，财务部门应审核采购合同、验收报告、发票等相关凭证，确保付款依据充分、手续齐全。六、供应商管理（一）供应商准入1.采购执行部门应建立供应商准入制度，明确供应商的准入条件和程序。2.供应商准入条件应包括供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量、售后服务等方面。采购执行部门应通过公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等方式，从符合准入条件的供应商中选择供应商。3.供应商应向采购执行部门提交营业执照、税务登记证、组织机构代码证、法定代表人身份证明、授权委托书、资质证书、业绩证明等相关证明材料，采购执行部门对供应商提交的材料进行审核，审核通过后，将供应商纳入供应商名录。（二）供应商评价与考核1.采购执行部门应建立供应商评价与考核制度，定期对供应商的表现进行评价和考核。2.供应商评价与考核内容应包括供应商的产品质量、交货期、价格、售后服务、合同履行情况等方面。采购执行部门应根据评价与考核结果，对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予奖励，对于表现不佳的供应商进行警告、限制采购或淘汰等处理。3.采购执行部门应定期向供应商反馈评价与考核结果，要求供应商针对存在的问题进行整改，并跟踪整改情况。（三）供应商动态管理1.采购执行部门应建立供应商动态管理机制，及时更新供应商名录。对于新成立的供应商、符合准入条件的供应商以及不再符合准入条件的供应商，应及时进行添加或删除操作。2.采购执行部门应定期对供应商名录进行清理，对于长期未合作、信誉不佳、经营状况不良的供应商，应及时进行清理，确保供应商名录的有效性和准确性。七、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购执行部门应建立采购风险识别与评估机制，定期对采购活动中可能存在的风险进行识别和评估。2.采购风险识别与评估内容应包括采购政策风险、采购程序风险、供应商风险、合同风险、验收风险、付款风险等方面。采购执行部门应根据风险识别与评估结果，制定相应的风险应对措施。（二）风险应对措施1.对于采购政策风险，采购执行部门应加强对国家法律法规和相关政策的学习和研究，确保采购活动符合政策要求。2.对于采购程序风险，采购执行部门应严格按照采购管理制度和采购流程进行采购活动，加强对采购过程的监督和管理，确保采购程序合规、透明。3.对于供应商风险，采购执行部门应加强对供应商的管理，建立供应商评价与考核制度，选择信誉良好、实力雄厚的供应商，并要求供应商提供必要的担保或保证金。4.对于合同风险，采购执行部门应加强对采购合同的审核和管理，确保合同条款明确、合法、有效，并在合同履行过程中加强对合同执行情况的监督和检查。5.对于验收风险，采购执行部门应加强对采购项目的验收管理，制定验收标准和验收程序，组织相关人员进行验收，确保采购货物、工程和服务符合要求。6.对于付款风险，采购执行部门应加强对采购款项支付的管理，严格按照采购合同约定的付款方式和时间进行支付，并在付款前对相关凭证进行审核，确保付款依据充分、手续齐全。八、监督与检查（一）内部监督1.审计部门应定期对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购合同的执行