碧桂园采购管理制度

PAGE碧桂园采购管理制度一、总则（一）目的本采购管理制度旨在规范碧桂园集团及各下属公司（以下统称“集团”）的采购活动，确保采购工作的高效、有序进行，实现采购成本的合理控制，保证所采购物资和服务的质量，满足集团各项业务开展的需求，维护集团利益。（二）适用范围本制度适用于集团总部及各区域公司、项目公司等涉及采购活动的所有部门和人员。涵盖工程建设、营销策划、物业管理、行政办公等各类物资采购及服务采购。（三）基本原则1.合法性原则采购活动必须严格遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.效益原则在保证物资和服务质量的前提下，通过科学的采购策略和方法，降低采购成本，提高采购效益。3.质量原则优先选择质量可靠、信誉良好的供应商，确保所采购的物资和服务符合集团业务要求和质量标准。4.公开公正原则采购过程应遵循公开、公正、公平的原则，杜绝暗箱操作，保障所有潜在供应商享有平等的竞争机会。5.诚信原则采购人员及相关人员应秉持诚信原则，履行各自职责，维护集团与供应商之间的良好合作关系。二、采购组织与职责（一）采购决策机构1.采购决策委员会由集团高层管理人员、相关职能部门负责人等组成采购决策委员会。负责审议重大采购项目的采购策略、预算安排、供应商选择等重要事项，对采购工作进行宏观指导和决策。2.职责审批年度采购计划和预算。审定重大采购项目的采购方案。监督采购流程的执行情况，对违规行为进行决策处理。协调解决采购过程中的重大问题。（二）采购执行部门1.集团采购管理中心作为集团采购管理的核心部门，负责制定和完善采购管理制度、流程和标准，统筹管理集团范围内的采购工作。对各区域公司、项目公司的采购工作进行指导、监督和考核。2.职责制定采购战略和年度采购计划。建立和维护供应商管理体系。组织实施集中采购、招标采购等重大采购项目。监督采购合同的执行情况。定期分析采购数据，评估采购绩效。开展采购培训和业务交流活动。3.区域采购部门在集团采购管理中心的指导下，负责本区域内的采购工作。根据区域业务需求，执行采购计划，组织实施区域内的采购项目，管理区域内供应商。4.职责落实集团采购计划在本区域的执行。负责区域内日常采购项目的组织和实施。开发、评估和管理区域内供应商资源。协调解决区域内采购过程中的问题。定期向集团采购管理中心汇报区域采购工作情况。5.项目采购小组由项目公司相关人员组成，负责项目现场的物资采购和服务采购工作。根据项目进度和需求，及时采购所需物资和服务，确保项目顺利推进。6.职责：依据项目需求编制项目采购计划。负责项目现场物资和服务的询价、议价、采购合同签订等具体工作。对项目采购物资和服务的到货、验收等环节进行跟踪和管理。反馈项目采购过程中的问题和需求。（三）其他相关部门职责1.需求部门提出物资和服务的采购需求，参与采购前期的需求调研、技术规格制定等工作，协助采购部门进行供应商选择和采购合同的评审。对采购物资和服务的使用情况进行反馈和评价。2.财务部门负责审核采购预算，监督采购资金的支付，参与采购合同的财务条款审核，对采购成本进行核算和分析，提供财务支持和风险控制建议。3.法务部门审查采购合同的合法性、合规性，提供法律意见和风险防范建议，处理采购过程中的法律纠纷和诉讼事项。4.审计部门对采购活动进行审计监督，检查采购流程的执行情况、采购成本的合理性、采购合同的履行情况等，提出审计意见和建议，督促整改存在的问题。三、采购流程（一）采购需求提出1.需求识别各需求部门根据业务开展情况，定期或不定期识别物资和服务的采购需求。需求识别应基于项目计划、业务运营需求、设备维护、办公需求等实际情况。2.需求申请需求部门填写《采购需求申请表》，详细说明采购物资或服务的名称、规格型号、数量、质量要求、预计采购时间、用途等信息。如有特殊要求或技术规格，应同时提供相关技术文件或说明。3.需求审核采购需求申请表提交至本部门负责人进行审核。部门负责人应核实需求的真实性、合理性和必要性，确保需求与业务目标相符。审核通过后签字确认，并提交至采购部门。（二）采购计划制定1.采购部门汇总采购部门收到各需求部门提交的采购需求申请表后，进行汇总整理。分析采购需求的类别、数量、时间要求等，结合集团采购政策和资源情况，制定采购计划草案。2.采购计划审核采购计划草案提交至采购部门负责人审核，审核内容包括采购需求的合理性、采购时间安排的可行性、采购方式的适用性等。审核通过后，将采购计划提交至采购决策委员会审批。3.采购计划审批采购决策委员会对采购计划进行审批，重点关注采购项目的必要性、预算安排、对集团业务的影响等。审批通过后的采购计划作为采购工作的执行依据。（三）供应商选择与管理1.供应商开发采购部门通过多种渠道开发供应商资源，包括网络搜索、行业推荐、供应商自荐以及参加各类采购展会等。建立供应商信息库，收集供应商的基本信息、资质证书、业绩情况、产品质量等资料。2.供应商评估采购部门根据采购项目的特点和需求，制定供应商评估标准。对潜在供应商进行实地考察、问卷调查、样品测试等方式的评估，评估内容包括供应商的生产能力（服务能力）、质量管理体系、价格水平、交货期、售后服务等方面。3.供应商选择采购部门根据供应商评估结果，选择若干家合格的供应商作为采购候选对象。对于重大采购项目，可采用招标、竞争性谈判等方式确定中标供应商；对于一般性采购项目，可通过询价、议价等方式选择合适的供应商。4.供应商准入采购部门与选定的供应商签订《供应商准入协议》，明确双方的权利和义务，包括质量标准、价格条款、交货期、售后服务等内容。供应商准入后纳入供应商管理体系，进行动态跟踪和管理。5.供应商考核采购部门定期对供应商进行考核，考核指标包括交货及时性、产品质量合格率、售后服务响应速度等。根据考核结果对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予奖励和更多合作机会；对于不符合要求的供应商，采取警告、暂停合作、淘汰等措施。（四）采购实施1.采购方式选择根据采购项目的性质、金额、时间要求等因素，选择合适的采购方式。常见的采购方式包括招标采购、竞争性谈判采购、询价采购、单一来源采购等。招标采购：适用于金额较大、技术复杂、有多家潜在供应商可供选择的采购项目。通过发布招标公告，邀请潜在供应商投标，按照规定的评标标准进行评标，确定中标供应商。竞争性谈判采购：适用于招标条件不具备、采购时间紧迫或需要与供应商进行谈判以获取更好采购条件的项目。与不少于三家的供应商进行谈判，综合比较各供应商的报价、方案等，确定成交供应商。询价采购：适用于采购物资规格标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。向多家供应商发出询价函，要求其在规定时间内报价，根据报价选择价格合理的供应商。单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购、发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购、必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求等特殊情况。经采购决策委员会批准后，与单一供应商进行采购谈判。2.采购文件编制根据选定的采购方式，编制相应的采购文件。采购文件应明确采购项目的技术规格、质量要求、价格条款、交货期、售后服务等内容，作为供应商响应和采购评审的依据。3.采购信息发布对于招标采购、竞争性谈判采购等公开采购方式，通过集团官网、采购平台、招标代理机构等渠道发布采购信息，邀请潜在供应商参与。对于询价采购等方式，直接向选定的供应商发出询价函或采购邀请。4.采购报价与响应供应商收到采购信息后，按照要求编制报价文件或响应文件，在规定时间内提交给采购部门。报价文件应包括报价明细、产品规格、质量保证、交货期等内容；响应文件应针对采购文件的要求进行实质性响应。5.采购评审采购部门组织相关人员对供应商的报价文件或响应文件进行评审。评审人员包括采购人员、需求部门代表、技术专家、财务人员等。评审过程应遵循公平、公正、公开的原则，根据评审标准对各供应商进行综合评价，确定中标供应商或成交供应商。6.采购合同签订采购部门与中标供应商或成交供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括物资或服务的名称、规格型号、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、违约责任等条款。采购合同签订前，应提交法务部门进行合法性审查。（五）采购验收1.验收准备采购合同签订后，采购部门应及时通知需求部门和相关人员做好验收准备工作。需求部门应组织成立验收小组，明确验收标准和验收流程。采购部门应向供应商明确交货时间和地点，并要求供应商提供相关的质量证明文件、产品说明书等资料。2.到货验收物资到货前，采购部门应提前通知需求部门和验收小组。物资到货时，验收小组按照合同要求和验收标准对物资的数量、规格型号、外观质量等进行检查。对于需要进行性能测试、质量检验的物资，应按照相关规定进行测试和检验。3.验收结果处理验收合格的物资，验收小组出具《验收报告》，采购部门按照合同约定办理付款手续。验收不合格的物资，采购部门应及时与供应商沟通，要求供应商限期整改或退换货。如供应商未能按时解决问题，采购部门可根据合同约定扣除相应款项或追究供应商的违约责任。（六）采购付款1.付款申请采购部门根据采购合同和验收情况，填写《采购付款申请表》，详细说明采购项目名称、合同编号、供应商名称、已到货金额、应付款金额、付款方式等信息。附上采购合同、验收报告、发票等相关证明文件，提交至财务部门审核。2.付款审核财务部门收到采购付款申请表后，对申请内容和相关证明文件进行审核。审核内容包括采购合同的执行情况、验收结果的真实性、发票的合规性、付款金额的准确性等。审核通过后签字确认，并提交至财务负责人审批。3.付款审批财务负责人对采购付款申请进行审批，重点关注资金的合理性和安全性。审批通过后，按照公司财务管理制度和资金支付流程进行付款操作。四、采购风险管理（一）风险识别与评估1.建立风险识别机制采购部门联合法务、财务、审计等部门，定期对采购活动进行风险识别。通过审查采购合同、分析采购数据、检查采购流程执行情况等方式，查找可能存在的风险点。2.风险评估对识别出的风险点进行评估，分析其发生的可能性和影响程度。根据风险评估结果，将风险分为高、中、低三个等级，为后续风险应对提供依据。（二）风险应对措施1.针对不同风险等级采取相应措施高风险：对于高风险的采购活动，如重大项目采购、涉及金额巨大的采购等，加强采购过程的监控和管理。提前制定详细的风险应对预案，增加审核环节，邀请专业机构进行评估，确保采购活动的合法性、合规性和效益性。中风险：对于中风险的采购活动，加强供应商管理和合同管理。定期对供应商进行考核，及时发现和解决供应商存在的问题；严格审查采购合同条款，确保合同的完整性和有效性，降低合同风险。低风险：对于低风险的采购活动，保持常规的采购管理流程，适当简化审核环节，但仍需关注采购过程中的合规性和合理性，确保采购活动顺利进行。2.风险监控与预警建立采购风险监控体系，定期对采购风险进行跟踪和评估。设定风险预警指标，如供应商逾期交货次数、采购成本超支比例等。当风险指标达到预警值时，及时发出预警信号，采取相应的风险应对措施，防止风险扩大。五、采购绩效评估（一）评估指标设定1.采购成本指标包括采购价格、采购费用率、采购成本节约率等。采购价格反映采购物资或服务的实际采购价格水平；采购费用率衡量采购过程中发生的各项费用占采购金额的比例；采购成本节约率体现采购成本控制的效果，通过与预算或历史数据对比计算得出。2.采购质量指标如物资合格率、服务满意度等。物资合格率是指验收合格的物资数量占采购物资总数量的比例；服务满意度通过需求部门对采购服务的评价得分来衡量，评价内容包括交货及时性、售后服务质量等方面。3.采购效率指标包括采购周期、合同执行率等。采购周期指从采购需求提出到物资到货验收的整个时间跨度；合同执行率反映采购合同的履行情况，通过统计按时履行合同的数量占合同总数量的比例来计算。（二）评估方法1.定期评估采购部门定期（如每月、每季度）对采购绩效进行评估，收集相关数据，按照设定的评估指标进行计算和分析。2.对比分析将采购绩效数据与预算目标、历史数据、同行业数据等进行对比分析，找出差距和优势，评估采购工作的成效。3.综合评价结合采购成本、质量、效率等多方面指标，对采购绩效进行综合评价，确定采购部门及相关人员的工作绩效水平。（三）评估结果应用1.绩效反馈将采购绩效评估结果反馈给采购部门及相关人员，使其了解工作表现和存在的问题，为改进工作提供依据。