石油企业采购管理制度

PAGE石油企业采购管理制度一、总则（一）目的为加强石油企业采购管理，规范采购行为，降低采购成本，提高采购效率，保证采购质量，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于石油企业内部各部门涉及的物资采购、工程采购、服务采购等活动。（三）基本原则1.依法合规原则：采购活动应严格遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：采购过程中应公平对待所有供应商，不得偏袒任何一方，确保采购结果公正合理。3.公开透明原则：采购信息应及时、准确、完整地公开，接受内部监督和外部监管。4.成本效益原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本，提高采购活动的经济效益。5.诚实守信原则：采购各方应诚实守信，履行合同约定，维护良好的商业信誉。二、采购管理组织与职责（一）采购管理委员会1.组成：由企业高层管理人员、相关部门负责人等组成。2.职责：审议采购战略规划和年度采购计划。决策重大采购项目和采购合同。协调解决采购过程中的重大问题。监督采购管理制度的执行情况。（二）采购部门1.职责：负责制定和执行采购计划。组织采购招标、谈判等活动。选择和管理供应商。签订和履行采购合同。建立采购档案和供应商档案。定期对采购工作进行总结和分析。（三）需求部门1.职责：提出采购需求，明确采购物资、工程或服务的规格、数量、质量要求等。参与采购招标、谈判等活动，提供技术支持和商务意见。配合采购部门进行供应商选择和合同签订。负责采购物资的验收和使用维护。（四）财务部门1.职责：审核采购预算和采购成本。办理采购资金支付手续。对采购活动进行财务监督和审计。（五）审计部门1.职责：对采购活动进行内部审计和监督。检查采购制度的执行情况，发现问题及时提出整改意见。参与重大采购项目的审计工作。三、采购计划管理（一）采购计划的编制1.依据：根据企业生产经营计划、物资库存情况、设备维护计划等，由需求部门提出采购需求，采购部门汇总编制采购计划。2.内容：采购计划应包括采购物资、工程或服务的名称、规格、数量、质量要求、采购时间、采购预算等。3.审批：采购计划经需求部门负责人审核、采购部门负责人复核后，报采购管理委员会审批。（二）采购计划的调整1.原因：因市场变化、生产经营计划调整、技术变更等原因需要调整采购计划的，由需求部门提出申请。2.程序：需求部门填写采购计划调整申请表，说明调整原因、调整内容等，经采购部门审核、采购管理委员会审批后执行。四、采购方式选择（一）招标采购1.适用范围：适用于采购金额较大、技术规格复杂、市场竞争充分的物资采购、工程采购和服务采购项目。2.程序：编制招标文件、发布招标公告、发售招标文件、开标、评标、定标、签订合同。（二）竞争性谈判采购1.适用范围：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的项目。2.程序：成立谈判小组、制定谈判文件、确定邀请参加谈判的供应商名单、谈判、确定成交供应商、签订合同。（三）询价采购1.适用范围：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。2.程序：确定被询价的供应商名单、向供应商发出询价单、供应商报价、确定成交供应商、签订合同。（四）单一来源采购1.适用范围：适用于只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。2.程序：采购部门提出单一来源采购申请，说明采购理由，经采购管理委员会审批后，与供应商协商签订合同。五、供应商管理（一）供应商选择1.标准：供应商应具备合法经营资质、良好的商业信誉和财务状况、较强的生产能力和技术水平、完善的售后服务体系等。2.程序：采购部门通过市场调研、供应商推荐、招标邀请等方式收集供应商信息，建立供应商数据库，对供应商进行资格审查和实地考察，选择合格的供应商。（二）供应商评价1.内容：定期对供应商的产品质量、交货期、价格、售后服务等进行评价。2.方式：采用评分法、满意度调查等方式进行评价。3.结果应用：根据评价结果对供应商进行分类管理，对表现优秀的供应商给予奖励，对不合格的供应商进行淘汰。（三）供应商关系管理1.沟通协调：采购部门与供应商保持密切沟通，及时解决合作中出现的问题。2.合作协议：与供应商签订合作协议，明确双方的权利和义务。3.培训辅导：对供应商进行培训辅导，提高供应商的产品质量和服务水平。六、采购合同管理（一）合同签订1.原则：采购合同应符合法律法规和企业利益，明确双方的权利和义务。2.流程：采购部门根据采购结果起草采购合同，经需求部门、财务部门、法律部门审核后，报企业负责人审批签订。（二）合同执行1.跟踪：采购部门负责跟踪采购合同的执行情况，及时掌握供应商的交货进度、质量情况等。2.协调：对合同执行过程中出现的问题，采购部门应及时与供应商沟通协调，采取有效措施解决。（三）合同变更1.原因：因市场变化、技术变更、不可抗力等原因需要变更采购合同的，由采购部门提出申请。2.程序：采购部门填写合同变更申请表，说明变更原因、变更内容等，经需求部门、财务部门、法律部门审核，报企业负责人审批后签订变更协议。（四）合同终止1.情形：采购合同履行完毕、双方协商一致解除合同、因不可抗力或其他原因导致合同无法履行等。2.程序：采购部门提出合同终止申请，经需求部门、财务部门、法律部门审核，报企业负责人审批后办理合同终止手续。七、采购风险管理（一）风险识别1.市场风险：市场价格波动、供应短缺等。2.质量风险：供应商提供的产品质量不符合要求。3.合同风险：合同条款不明确、合同执行不力等。4.法律风险：采购活动违反法律法规。（二）风险评估1.方法：采用定性评估和定量评估相结合的方法，对采购风险进行评估。2.等级划分：根据风险发生的可能性和影响程度，将采购风险分为高、中、低三个等级。（三）风险应对1.策略：针对不同等级的采购风险，采取风险规避、风险降低、风险转移、风险接受等应对策略。2.措施：建立风险预警机制、加强供应商管理、完善合同条款、加强法律合规培训等。八、采购监督与审计（一）内部监督1.采购部门自查：采购部门定期对采购工作进行自查，发现问题及时整改。2.内部审计：审