疾控机构采购管理制度

PAGE疾控机构采购管理制度一、总则（一）目的为加强疾控机构采购管理，规范采购行为，确保采购工作合法、合规、高效、透明，保障疾控机构各项工作的顺利开展，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于疾控机构内所有采购活动，包括固定资产采购、办公用品采购、试剂耗材采购、服务采购等各类物资及服务的采购行为。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.公正性原则：采购过程应遵循公平、公正、公开的原则，保障所有潜在供应商平等参与竞争的权利。3.效益性原则：在满足工作需求的前提下，充分考虑采购成本，提高采购资金的使用效益。4.诚信原则：采购各方应诚实守信，履行各自的权利和义务，维护良好的采购秩序。二、采购组织与职责（一）采购决策机构成立采购领导小组，由疾控机构主要领导担任组长，各相关部门负责人为成员。采购领导小组负责审议采购计划、采购预算、重大采购项目决策等事项，确保采购工作符合机构整体发展战略和工作需求。（二）采购执行部门设立专门的采购部门或指定专人负责采购工作的具体执行。采购部门的职责包括：1.根据工作需求编制采购计划，报采购领导小组审批。2.收集、整理供应商信息，建立供应商库，并定期进行评估和更新。3.组织采购项目的招标、谈判、询价等采购活动，按照规定程序确定中标供应商或成交供应商。4.签订采购合同，并负责合同的履行、验收、付款等工作。5.整理、归档采购文件和资料，建立采购档案。（三）需求部门各需求部门负责提出采购需求，明确采购物资或服务的规格、数量、质量要求等，并对采购项目的实施进度和质量进行跟踪和验收。（四）监督部门设立内部监督部门，负责对采购活动进行全程监督，检查采购程序是否合规、采购行为是否公正、采购结果是否符合要求等，对发现的问题及时提出整改意见并督促落实。三、采购计划管理（一）采购计划的编制1.各需求部门应根据年度工作计划和实际工作需求，提前编制采购需求清单。采购需求清单应详细说明采购物资或服务的名称、规格、数量、质量要求、预计采购时间等内容。2.采购部门汇总各需求部门的采购需求清单，结合库存情况和预算安排，编制年度采购计划。年度采购计划应明确采购项目的名称、预算金额、采购方式、采购时间等内容，并报采购领导小组审批。3.采购计划应具有前瞻性和合理性，充分考虑工作任务的变化和市场价格波动等因素，确保采购计划能够满足疾控机构的实际工作需求。（二）采购计划的调整1.在采购计划执行过程中，如因工作任务变化、政策调整、市场价格波动等原因需要调整采购计划的，需求部门应及时提出书面申请，说明调整的原因、内容和影响。2.采购部门对需求部门提出的采购计划调整申请进行审核，并报采购领导小组审批。经批准后的采购计划调整申请作为采购工作的依据。四、采购预算管理（一）采购预算的编制1.采购部门应根据采购计划编制采购预算，采购预算应明确各项采购项目的预算金额，并按照规定的预算编制方法和标准进行编制。2.采购预算应与疾控机构的年度财务预算相衔接，确保采购资金的合理安排和使用。采购预算经采购领导小组审核后，报机构财务部门汇总纳入年度财务预算。（二）采购预算的执行1.采购工作应严格按照批准的采购预算执行，不得突破预算金额。如因特殊原因需要追加采购预算的，应按照规定的程序进行审批。2.采购部门应定期对采购预算的执行情况进行分析和总结，及时发现和解决预算执行过程中存在的问题，确保采购预算的有效执行。五、采购方式管理（一）公开招标1.公开招标是指采购人以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。公开招标适用于采购金额较大、技术复杂、市场竞争充分的采购项目。2.采购部门应按照国家有关法律法规和招标程序的要求，编制招标文件，发布招标公告，组织开标、评标、定标等活动。3.招标文件应明确采购项目的技术规格、数量、质量要求、评标标准、合同条款等内容，确保招标文件的公正性和透明度。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人以投标邀请书的方式邀请特定的供应商参加投标的采购方式。邀请招标适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目。2.采购部门应根据采购项目的特点和需求，确定邀请供应商的范围，并向其发出投标邀请书。邀请供应商的数量应符合国家有关规定，一般不少于三家。3.邀请招标的程序和要求与公开招标基本相同，但在招标文件的发放、投标文件的接收和评标等环节上可以适当简化。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人直接邀请三家以上供应商就采购事宜进行谈判的采购方式。竞争性谈判适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的项目，技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的项目，采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的项目，不能事先计算出价格总额的项目。2.采购部门应制定谈判文件，明确谈判的程序、规则、要求等内容，并组织供应商进行谈判。谈判过程中，采购部门应与供应商就采购项目的技术规格、数量、质量要求、价格、服务等内容进行充分沟通和协商，确保谈判结果的公正性和合理性。3.谈判结束后，采购部门应根据谈判情况，确定成交供应商，并签订采购合同。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人向唯一供应商进行采购的采购方式。单一来源采购适用于只能从唯一供应商处采购的项目，发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的项目，必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。2.采购部门应按照规定的程序进行单一来源采购的审批，在采购过程中，应与供应商就采购项目的价格、质量、服务等内容进行充分协商，确保采购结果的合理性。3.单一来源采购项目应在采购文件中明确采购的理由和依据，并报采购领导小组审批。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价后，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。询价适用于采购的货物规格标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。2.采购部门应向不少于三家的供应商发出询价单，询价单应明确采购项目的规格、数量、质量要求、交货时间、交货地点等内容。3.供应商应在规定的时间内报价，采购部门对供应商的报价进行比较和分析，确定成交供应商，并签订采购合同。六、采购合同管理（一）合同的签订1.采购项目确定成交供应商后，采购部门应及时与成交供应商签订采购合同。采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务，包括采购物资或服务的名称、规格、数量、质量要求、价格、交货时间、交货地点、付款方式、违约责任等内容。2.采购合同的条款应符合国家法律法规和有关政策的要求，确保合同的合法性和有效性。采购部门应在签订合同前，对合同条款进行审核，避免合同风险。（二）合同的履行1.采购合同签订后，双方应按照合同约定履行各自的义务。采购部门应及时跟踪合同的履行情况，督促供应商按时、按质、按量提供采购物资或服务。2.供应商应按照合同约定的时间、地点、方式等要求提供采购物资或服务，并向采购部门提交相关的证明文件和资料。采购部门应按照合同约定的付款方式及时支付货款。（三）合同的变更与解除1.在合同履行过程中，如因不可抗力、政策调整、市场价格波动等原因需要变更或解除合同的，双方应协商一致，并签订书面协议。变更或解除合同的协议应明确变更或解除的原因、内容、时间等事项。2.合同变更或解除后，双方应按照协议的约定处理相关事宜，如退还已支付的货款、赔偿损失等。（四）合同的验收1.采购物资或服务到货后，采购部门应组织需求部门等相关人员按照合同约定的质量要求进行验收。验收内容包括物资的规格、数量、质量、性能等方面。2.验收合格后，采购部门应出具验收报告，并办理相关的入库手续。验收不合格的，采购部门应及时与供应商协商解决，要求供应商采取补货、换货、退货等措施，直至验收合格。七、采购验收管理（一）验收标准1.采购物资或服务的验收应按照合同约定的质量标准进行，合同未约定质量标准的，应按照国家有关标准和行业规范进行验收。2.验收标准应明确、具体，具有可操作性，确保验收工作能够客观、公正地进行。（二）验收程序1.采购物资或服务到货前，采购部门应通知需求部门等相关人员做好验收准备工作。2.采购物资或服务到货后，采购部门应组织需求部门等相关人员按照验收标准进行验收。验收过程中，应认真核对物资的规格、数量、质量等信息，检查物资的外观、包装、标识等是否符合要求。3.验收完成后，验收人员应填写验收报告，验收报告应包括采购项目名称、供应商名称、验收日期、验收内容、验收结论等内容。验收报告应由验收人员签字确认，并加盖验收部门公章。（三）验收结果处理1.验收合格的，采购部门应办理相关的入库手续，并按照合同约定支付货款。2.验收不合格的，采购部门应及时与供应商协商解决，要求供应商采取补货、换货、退货等措施，直至验收合格。如供应商拒绝承担责任或无法解决问题的，采购部门应按照合同约定追究供应商的违约责任，并采取相应的法律措施维护疾控机构的合法权益。八、采购付款管理（一）付款审批1.采购部门应根据采购合同和验收报告，填写付款申请单，注明采购项目名称、供应商名称、采购金额、付款方式、付款时间等内容，并提交相关的证明文件和资料。2.付款申请单应经采购部门负责人、需求部门负责人、财务部门负责人等相关人员审核签字后，报机构领导审批。领导审批通过后，财务部门方可办理付款手续。（二）付款方式1.采购付款方式应按照合同约定执行，一般包括一次性付款、分期付款、货到付款等方式。2.财务部门应根据合同约定的付款方式和时间，及时办理付款手续。对于分期付款的项目，财务部门应按照合同约定的分期次数和金额进行付款，并做好付款记录。（三）付款监督1.财务部门应定期对采购付款情况进行检查和分析，确保付款工作的合规性和准确性。2.内部监督部门应加强对采购付款环节的监督，检查付款审批程序是否合规、付款金额是否准确、付款时间是否符合合同约定等，对发现的问题及时提出整改意见并督促落实。九、采购档案管理（一）档案内容采购档案应包括采购项目的采购计划、采购预算、采购文件（招标文件、投标文件、谈判文件、询价单等）、采购合同、验收报告、付款申请单等相关文件和资料。（二）档案整理与归档1.采购部门应指定专人负责采购档案的整理和归档工作，确保采购档案的完整性和准确性。2.采购档案应按照采购项目的类别和时间顺序进行整理，分类存放，并建立档案目录和索引，便于查阅和管理。（三）档案保管与查阅1.采购档案应妥善保管，保管期限应符合国家有关规定。档案保管地点应具备防火、防潮、防虫等条件，确保档案的安全。2.因工作需要查阅采购档案的，应填写档案查阅申请表，经采购部门负责人批准后，方可查阅。查阅档案时，应在指定地点进行，不得擅自复印、拍照、涂改档案内容。十、监督与考核（一）监督检查1.内部监督部门应定期对采购活动进行监督检查，检查采购程序是否合规、采购行为是否公正、采购结果是否符合要求等。2.监督检查可以采取定期检查、不定期抽查、专项检查等方式进行。检查过程中，监督人员应查阅相关文件和资料，与采购人员、供应商等相关人员进行谈话，了解采购活动的实际情况。（二）违规处理1.对于采购活动中发现的违规行为，监督部门应及时进行调查核实，并根据情节轻重，按照国家有关法律法规和本制度的规定，对相关责任人员进行严肃处理。2.违规行为包括但不限于违反采购程序、收受供应商贿赂、泄露采购机密、签订虚假合同等。对于违规行