疾控中心采购制度及流程

PAGE疾控中心采购制度及流程一、总则（一）目的为规范疾控中心采购行为，加强采购管理，提高采购效率，保证采购质量，确保采购活动合法、合规、公开、公正、公平，特制定本制度及流程。（二）适用范围本制度适用于疾控中心内部所有采购活动，包括但不限于仪器设备、试剂耗材、办公用品、服务类等采购项目。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购信息应公开透明，采购过程应接受内部监督和外部监督，确保采购活动公平公正。3.科学合理原则：采购应根据实际需求，科学合理地确定采购项目、采购数量、采购预算等，避免盲目采购和浪费。4.效益优先原则：在保证采购质量的前提下，努力降低采购成本，提高采购效益。二、采购组织与职责（一）采购决策机构成立采购领导小组，由中心领导、相关部门负责人等组成。采购领导小组负责审议重大采购项目，制定采购政策和战略，监督采购活动的执行情况。（二）采购执行部门设立采购部门，负责具体采购项目的实施。采购部门应配备专业的采购人员，熟悉采购业务流程和相关法律法规，具备良好的沟通协调能力和市场分析能力。采购人员的主要职责包括：1.根据采购需求，制定采购计划和采购方案。2.组织开展市场调研，收集供应商信息，建立供应商库。3.按照采购流程，组织招标、谈判、询价等采购活动。4.与供应商签订采购合同，并跟踪合同执行情况。5.负责采购项目的验收工作，确保采购物品符合要求。6.整理和归档采购文件，建立采购档案。（三）需求部门各需求部门负责提出采购需求，明确采购物品的规格、型号、数量、质量要求等，并对采购项目的必要性和可行性进行论证。需求部门应配合采购部门开展采购工作，提供相关技术支持和业务指导。（四）监督部门设立监督部门，负责对采购活动进行全程监督。监督部门应检查采购程序是否合规，采购过程是否公正，采购结果是否合理，确保采购活动合法合规。三、采购预算管理（一）预算编制1.各需求部门应根据本部门业务发展规划和工作实际需求，在每年年底前编制下一年度采购预算。采购预算应明确采购项目名称、规格型号、数量、预算金额等内容。2.采购部门应汇总各需求部门的采购预算，结合中心整体预算安排，编制中心年度采购预算草案，报采购领导小组审议。3.采购领导小组审议通过后，将年度采购预算草案报中心领导审批，审批通过后下达各部门执行。（二）预算执行1.采购部门应严格按照批准的采购预算执行采购任务，不得擅自突破预算。如因特殊情况需要调整采购预算，应按照规定程序进行审批。2.需求部门应按照采购预算控制采购需求，不得随意增加采购项目或提高采购标准。如因业务发展需要确需调整采购需求，应及时与采购部门沟通，并按照规定程序调整采购预算。（三）预算监督1.监督部门应定期对采购预算执行情况进行检查，确保采购预算严格执行。2.财务部门应加强对采购资金的管理，严格按照预算安排支付采购款项，确保资金使用安全、合规。四、采购流程（一）采购申请1.需求部门根据工作需要，填写《采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、质量要求、采购预算、申请理由等内容，并经部门负责人签字确认后提交采购部门。2.采购申请表应附相关技术文件、市场调研资料等，以便采购部门进行审核和采购。（二）采购审批1.采购部门收到采购申请表后，对采购项目的必要性、可行性、预算合理性等进行审核。审核通过后，报采购领导小组审批。2.采购领导小组根据采购项目的性质、金额等，按照规定的审批权限进行审批。对于重大采购项目，应组织专家进行论证后再行审批。（三）采购实施1.招标采购对于达到招标限额标准的采购项目，采购部门应按照《中华人民共和国招标投标法》等相关法律法规的规定，组织招标采购。招标采购应成立评标委员会，评标委员会由中心内部相关专家、采购人员等组成。评标委员会应按照招标文件规定的评标标准和方法进行评标，推荐中标候选人。采购部门根据评标委员会推荐的中标候选人，确定中标供应商，并向中标供应商发出中标通知书，并签订采购合同。2.谈判采购对于不适合招标采购的项目，采购部门可以采用谈判采购方式。谈判采购应选择不少于三家符合条件的供应商进行谈判。采购部门应制定谈判文件，明确谈判程序、谈判内容、评审标准等。谈判过程中，采购人员应与供应商进行充分沟通和协商，争取最优采购价格和服务条款。谈判结束后，采购部门应根据谈判结果，确定成交供应商，并签订采购合同。3.询价采购对于采购金额较小、市场货源充足、价格比较透明的项目，采购部门可以采用询价采购方式。询价采购应向不少于三家供应商发出询价通知书，要求供应商报价。采购部门应根据供应商的报价情况，综合考虑价格、质量、服务等因素，确定成交供应商，并签订采购合同。（四）合同签订1.采购部门应根据采购结果，与成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、质量要求、价格、交货时间、交货地点、付款方式、售后服务等内容。2.采购合同签订前，采购部门应将合同文本提交法律部门或专业法律顾问进行审核，确保合同条款合法合规、公平合理。审核通过后，由采购部门负责人签字并加盖中心公章。（五）合同执行与验收1.合同执行采购合同签订后，采购部门应及时将合同副本分发给需求部门和财务部门等相关部门，并跟踪合同执行情况。供应商应按照合同约定的时间、地点、质量要求等履行交货义务。采购部门应及时了解供应商的交货进度，协调解决合同执行过程中出现的问题。2.验收采购项目到货后（服务类项目应按照合同约定的服务期限和服务标准完成服务后），需求部门应组织相关人员进行验收。验收人员应根据采购合同和相关技术文件的要求，对采购物品的数量、质量、规格型号等进行检查。验收合格后，验收人员应填写《采购验收报告》，并签字确认。验收报告应包括采购项目名称、规格型号、数量、供应商名称、验收情况等内容。对于验收不合格的采购项目，需求部门应及时通知采购部门，采购部门应与供应商协商解决。如协商不成，可按照合同约定的争议解决方式进行处理。（六）付款结算1.财务部门应根据采购合同和验收报告，按照规定的付款方式和时间支付采购款项。付款前，财务部门应审核采购合同的执行情况、发票的真实性和合法性等。2.供应商应按照合同约定提供合法有效的发票。采购部门应及时将发票提交财务部门进行审核和报销。五、供应商管理（一）供应商准入1.采购部门应建立供应商准入制度，明确供应商的准入条件。供应商准入条件应包括供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量、售后服务等方面。2.采购部门应通过公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价等方式，从符合准入条件的供应商中选择供应商，并建立供应商库。3.新供应商申请加入供应商库时，应向采购部门提交营业执照、税务登记证、组织机构代码证、产品质量认证证书、业绩证明材料等相关资料。采购部门对申请资料进行审核，审核通过后组织实地考察或样品测试，合格后纳入供应商库。（二）供应商评价与考核1.采购部门应定期对供应商进行评价与考核，评价与考核内容包括供应商的产品质量、交货期、售后服务、价格水平等方面。2.评价与考核方式可采用问卷调查、实地考察、数据分析等方式进行。采购部门应根据评价与考核结果，对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予奖励，对于表现不佳的供应商进行警告或淘汰。3.采购部门应建立供应商评价与考核档案，记录供应商的评价与考核情况，为供应商的选择和管理提供依据。（三）供应商淘汰1.对于出现以下情况的供应商，采购部门应及时将其淘汰出供应商库：提供的产品质量不合格，且多次整改仍不符合要求的。交货期严重延误，影响中心工作正常开展的。售后服务不到位，客户投诉较多的。存在商业贿赂等违法违规行为的。2.采购部门应及时通知被淘汰的供应商，并说明淘汰原因。被淘汰的供应商如有异议，可在规定时间内提出申诉。采购部门应组织调查核实，如申诉理由不成立，维持淘汰决定。六、采购风险管理（一）风险识别1.采购部门应定期对采购活动进行风险识别，识别的风险包括但不限于采购需求风险、采购预算风险、采购质量风险、采购价格风险、采购合同风险、供应商风险等。2.风险识别可采用问卷调查、案例分析、专家咨询等方式进行。采购部门应建立风险识别档案，记录识别出的风险及相关信息。（二）风险评估1.采购部门应根据风险识别结果，对识别出的风险进行评估，评估风险发生的可能性和影响程度。2.风险评估可采用定性评估和定量评估相结合的方式进行。采购部门应根据风险评估结果，对风险进行分类分级，确定风险的优先级。（三）风险应对1.针对不同等级的风险，采购部门应制定相应的风险应对措施。风险应对措施包括但不限于风险规避、风险降低、风险转移、风险接受等。2.对于高风险事件，采购部门应采取风险规避措施，如调整采购计划、选择其他供应商等。对于中风险事件，采购部门应采取风险降低措施，如加强市场调研、完善采购合同条款等。对于低风险事件，采购部门可采取风险接受措施，但应密切关注风险变化情况。七、采购档案管理（一）档案内容采购档案应包括采购项目的采购申请表、采购审批文件、采购文件（招标文件、谈判文件、询价通知书等）、采购合同、验收报告、发票、供应商资料等相关文件资料。（二）档案整理与归档1.采购部门应指定专人负责采购档案的整理与归档工作。采购项目完成后，采购人员应及时将采购过程中形成的文件资料进行整理，按照档案管理要求进行分类、编号、装订。2.采购档案应按照年度和项目类别进行归档，建立电子档案和纸质档案。电子档案应进行备份，确保档案数据的安全。（三）档案查阅与借阅1.中心内部人员因工作需要查阅采购