瑞幸采购制度

PAGE瑞幸采购制度一、总则（一）目的本采购制度旨在规范瑞幸公司的采购行为，确保采购活动的合法性、规范性、合理性和高效性，保障公司运营所需物资和服务的及时供应，降低采购成本，提高公司经济效益和市场竞争力。（二）适用范围本制度适用于瑞幸公司总部及各分支机构的所有采购活动，包括但不限于原材料采购、设备采购、办公用品采购、营销物料采购、服务采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：在采购过程中，遵循公平竞争的原则，对待所有供应商一视同仁，确保采购结果的公正性。3.效益原则：以提高公司经济效益为目标，优化采购流程，降低采购成本，实现采购资源的合理配置。4.质量优先原则：优先选择质量可靠、符合公司需求的物资和服务，确保公司业务的正常开展。5.诚信原则：采购人员应诚实守信，与供应商建立良好的合作关系，维护公司良好形象。二、采购组织与职责（一）采购部门设置公司设立专门的采购部门，负责统筹管理公司的采购工作。采购部门根据业务需求，可下设不同的采购小组，分别负责不同类型物资和服务的采购。（二）采购部门职责1.制定采购计划：根据公司业务发展规划和实际需求，制定年度、季度和月度采购计划，明确采购物资和服务的种类、数量、规格、预算等。2.供应商管理：建立和维护供应商数据库，对供应商进行评估、选择、考核和管理，确保供应商的资质、信誉和供应能力符合公司要求。3.采购执行：按照采购计划和相关流程，组织实施采购活动，包括询价、比价、议价、签订采购合同、跟踪订单执行等，确保采购任务按时、按质、按量完成。4.采购成本控制：通过市场调研、供应商谈判等方式降低采购成本，优化采购价格，提高采购效益。5.采购风险管理：识别、评估和应对采购过程中的风险，如供应商违约、质量问题延迟交货等，制定相应的风险防范措施。6.合同管理：负责采购合同的起草、审核、签订、履行、变更和终止等工作，确保合同的合法性、有效性和完整性。7.采购数据分析：定期对采购数据进行统计、分析和报告，为公司决策提供支持，不断优化采购工作。（三）其他部门职责1.需求部门：提出物资和服务的采购需求，提供详细的技术规格和质量要求，配合采购部门进行供应商选择和采购合同签订等工作。2.财务部门：负责审核采购预算，监督采购资金的支付，参与采购合同的审核，提供财务方面的建议和支持。3.法务部门：对采购合同进行法律审核，提供法律咨询服务，确保采购活动的合法性和合规性。三、采购流程（一）采购申请1.需求部门根据业务需要填写采购申请表，详细说明采购物资或服务的名称、规格、数量、用途、预算等信息，并提交至部门负责人审核。2.部门负责人对采购申请进行审核，确认需求的合理性和必要性，审核通过后签字批准，并提交至采购部门。（二）采购审批1.采购部门收到采购申请后，对申请内容进行初步审核，包括申请的完整性、合规性、预算合理性等。2.对于金额较大或重要的采购项目，采购部门应组织相关部门进行联合评审，评审内容包括技术可行性、经济合理性、市场供应情况等。3.根据审核和评审结果，采购部门将采购申请提交至公司管理层进行最终审批。审批通过后，采购部门方可开展采购活动。（三）供应商选择与评估1.采购部门根据采购需求，在供应商数据库中筛选潜在供应商，或通过公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价等方式寻找新的供应商。2.向潜在供应商发送询价函或招标邀请书，要求其提供报价、产品规格、质量标准、售后服务等信息。3.对供应商的报价和相关资料进行分析比较，选择至少三家符合要求的供应商进行进一步评估。评估内容包括供应商的资质信誉、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等。4.采购部门可组织实地考察供应商，了解其实际生产经营情况，确保供应商具备良好的合作条件。5.根据评估结果，确定最终的供应商，并与其签订采购框架协议或具体采购合同。（四）采购合同签订1.采购部门负责起草采购合同，合同内容应明确双方的权利和义务，包括物资或服务的名称、规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等条款。2.采购合同初稿完成后，提交至法务部门进行法律审核。法务部门对合同条款的合法性、合规性进行审查，提出修改意见。3.采购部门根据法务部门的意见，对合同进行修改完善，然后提交至财务部门审核预算和付款条款。4.财务部门审核通过后，采购部门将合同提交至公司管理层审批。审批通过后，由公司授权代表与供应商签订采购合同。（五）采购订单下达1.采购合同签订后采购部门根据合同约定，向供应商下达采购订单。采购订单应明确采购物资或服务的具体要求、交货时间、交货地点等信息。2.采购订单下达后采购部门应及时跟踪订单执行情况，与供应商保持沟通，确保供应商按时、按质、按量履行订单义务。（六）验收入库1.物资或服务到货前，采购部门应通知需求部门和质量检验部门做好验收准备工作。2.物资到货后，由质量检验部门按照合同约定的质量标准进行检验，出具检验报告。检验合格的物资办理入库手续，不合格的物资应及时与供应商协商处理，如退货、换货、补货等。服务验收由需求部门根据服务合同要求进行验收，验收合格后出具验收报告。（七）付款结算1.采购部门根据采购合同和验收报告，填写付款申请单，提交至财务部门审核。付款申请单应注明采购项目名称、合同编号、供应商名称、付款金额、付款方式等信息。2.财务部门对付款申请进行审核，审核内容包括合同执行情况、验收情况、发票是否合规等。审核通过后，按照公司财务制度和付款流程办理付款手续。3.对于采用预付款方式的采购项目，采购部门应在合同约定的时间内提交预付款申请，经审核批准后支付预付款。4.在付款过程中，如发现问题或纠纷，采购部门应及时与供应商沟通协商解决，必要时可通过法律途径维护公司权益。四、采购预算管理（一）预算编制1.采购部门会同财务部门，根据公司年度经营计划和业务需求，编制年度采购预算。采购预算应涵盖公司各类采购项目，包括原材料采购、设备采购、办公用品采购等，并明确各项采购的预算金额。2.采购预算编制过程中，应充分考虑市场价格波动、业务发展变化等因素，确保预算的合理性和准确性。同时，采购预算应与公司整体预算相衔接，避免出现预算缺口或超支情况。3.年度采购预算编制完成后，提交至公司管理层审批。审批通过后的采购预算作为公司年度采购工作的指导依据。（二）预算执行与监控1.采购部门严格按照采购预算组织实施采购活动，不得随意突破预算。如因特殊原因需要调整采购预算，应按照公司预算调整程序进行申请和审批。2.财务部门定期对采购预算执行情况进行监控，分析预算执行差异原因，并及时向采购部门反馈。采购部门应根据财务部门的反馈信息，采取有效措施加强预算执行管理水平。3.采购部门应建立采购预算执行台账，详细记录采购项目的预算金额、实际采购金额、预算执行进度等信息，以便及时掌握预算执行情况，发现问题及时解决。（三）预算调整1.在预算执行过程中，如遇市场价格大幅波动、业务需求变化等因素导致原采购预算无法满足实际需要时，采购部门应及时提出预算调整申请。2.预算调整申请应包括调整原因、调整内容、调整金额等详细信息，并附上相关证明材料。采购部门将预算调整申请提交至财务部门审核。3.财务部门对预算调整申请进行审核，评估调整的必要性和合理性。审核通过后，提交至公司管理层审批。4.公司管理层根据内部审批流程，对预算调整申请进行审批。审批通过后的预算调整申请作为采购预算的补充文件，指导后续采购工作的开展。五、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购部门定期对采购过程中的风险进行识别和评估主要风险包括供应商违约风险、质量风险、价格风险、交货风险、法律风险等。2.针对不同类型的风险，采购部门应制定相应的风险评估指标和方法，对风险发生的可能性和影响程度进行量化评估。3.根据风险评估结果，采购部门确定风险等级，将风险分为高、中、低三个等级，为后续风险应对措施的制定提供依据。（二）风险应对措施1.对于高风险采购项目，采购部门应采取严格的风险应对措施，如增加供应商选择数量、要求供应商提供担保、签订详细的风险防范条款等。2.对于中等风险采购项目，采购部门可采取适当的风险控制措施，如加强供应商管理、定期进行质量抽检、建立价格预警机制等。3.对于低风险采购项目，采购部门可简化风险应对措施，如加强日常监控、定期与供应商沟通等。4.在风险应对过程中，采购部门应密切关注风险变化情况，及时调整风险应对措施，确保风险得到有效控制。（三）风险监控与预警1.采购部门建立风险监控机制，定期对采购风险进行跟踪和监控，及时发现风险变化情况。2.根据风险监控结果，采购部门设置风险预警指标和阈值，当风险指标达到预警阈值时，及时发出预警信号。3.采购部门针对风险预警信号，迅速采取相应的措施进行处理，避免风险进一步扩大，确保采购活动的顺利进行。六、采购绩效评估（一）评估指标1.采购成本指标：包括采购价格、采购费用率、采购成本降低率等，衡量采购部门在降低采购成本方面的绩效。2.采购质量指标：如物资合格率、服务满意度等，反映采购物资和服务的质量水平。3.采购效率指标：如采购周期、订单处理及时率等，评估采购部门的工作效率。4.供应商管理指标：如供应商投诉率接受率等，体现采购部门对供应商的管理效果。（二）评估方法1.定期评估：采购部门每月或每季度对采购绩效进行自我评估，填写采购绩效评估报表，提交至公司管理层。2.年度评估：公司每年组织一次全面的采购绩效评估，由采购部门汇报年度采购工作情况，接受公司各部门的评估和打分。3.综合评估：结合定期评估和年度评估结果，对采购部门的采购绩效进行综合评价，确定采购部门的绩效等级。（三）评估结果应用1.根据采购绩效评估结果，对采购部门和采购人员进行奖惩。对于绩效优秀的采购部门和人员，给予表彰、奖励和晋升机会；对于绩