物资采购询价比选制度

PAGE物资采购询价比选制度一、总则（一）目的为规范公司物资采购行为，确保采购物资的质量，降低采购成本，提高采购效率，加强对采购过程的监督与管理，特制定本询价比选制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有物资采购活动，包括但不限于原材料、设备、办公用品、劳保用品等。（三）基本原则1.公开透明原则采购活动应公开进行，采购信息、采购程序、采购结果等应向相关部门和人员公开，确保公平竞争。2.公平公正原则对所有参与采购的供应商一视同仁，不偏袒任何一方，按照既定的标准和程序进行评审和选择。3.竞争择优原则通过询价比选，引入多家供应商参与竞争，选择质量可靠、价格合理、服务优良的供应商，确保采购物资性价比最优。4.诚实信用原则采购各方应诚实守信，严格履行合同约定，不得隐瞒真实情况，不得欺诈、胁迫或恶意串通。二、询价比选流程（一）采购申请1.使用部门提出申请各使用部门根据实际工作需要，填写《物资采购申请表》（以下简称“申请表”），详细注明物资名称、规格型号、数量、需求时间等信息，并提交至采购部门。2.采购部门审核采购部门收到申请表后，对申请内容进行审核，核实物资需求的真实性和必要性。如申请内容不完整或不符合要求，采购部门应及时与使用部门沟通，要求其补充或修正。（二）供应商选择与邀请1.建立供应商库采购部门应建立并维护公司的供应商库，对供应商的基本信息、经营状况、产品质量、价格水平、售后服务等进行记录和评估。供应商库应定期更新，剔除不合格供应商，补充优质供应商。2.选择邀请供应商采购部门根据采购物资的类别、特点和需求，从供应商库中选择若干家潜在供应商，并向其发出《询价比选邀请函》（以下简称“邀请函”）。邀请函应明确采购物资的详细要求、报价截止时间、评审时间和地点等信息。3.特殊情况处理如供应商库中无合适供应商，采购部门可通过市场调研、行业推荐、网络搜索等方式寻找潜在供应商，并邀请其参与询价比选。（三）询价1.供应商报价供应商收到邀请函后，应按照要求填写《报价单》，详细注明物资名称、规格型号、数量、单价、总价、交货期、付款方式等信息，并加盖公章后在规定时间内回复采购部门。2.采购部门整理报价采购部门收到供应商报价后，对报价进行整理和汇总，形成《询价汇总表》，对比各供应商的报价情况。（四）比选1.组建评审小组采购部门牵头组建评审小组，成员包括采购部门代表、使用部门代表、财务部门代表、技术部门代表等。评审小组应具备相关专业知识和经验，人数一般为奇数，以确保评审结果的公正性。2.制定评审标准评审小组根据采购物资的特点和需求，制定详细的评审标准，评审标准应包括但不限于价格、质量、交货期、售后服务、企业信誉等方面。评审标准应明确各项指标的权重，确保评审过程客观、公正。3.进行评审评审小组按照评审标准对各供应商的报价和相关资料进行评审，综合考虑各项因素，对供应商进行打分或排序。评审过程中，评审小组可要求供应商进行现场答疑或提供补充资料。4.确定中标供应商评审小组根据评审结果，推荐中标供应商候选人，报公司领导审批。公司领导根据评审小组的推荐意见，确定最终中标供应商，并向中标供应商发出《中标通知书》。（五）合同签订1.起草合同采购部门根据中标结果，起草采购合同，合同应明确双方的权利和义务，包括物资名称、规格型号、数量、价格、交货期及地点、质量标准、验收方式、付款方式、售后服务等条款。2.审核合同采购合同起草完成后，应提交至相关部门进行审核。审核部门应重点审核合同条款的合法性、完整性、准确性，确保合同符合法律法规和公司利益。审核通过后的合同报公司领导签字盖章。3.签订合同采购部门与中标供应商签订采购合同，并按照合同约定履行各自的义务。（六）验收与付款1.物资验收物资到货后，使用部门应按照合同约定的质量标准和验收方式对物资进行验收。验收合格后，使用部门应填写《物资验收单》，并提交至采购部门。如验收不合格，使用部门应及时通知采购部门，采购部门负责与供应商协商解决。2.付款申请采购部门根据合同约定和物资验收情况，填写《付款申请表》，提交至财务部门。财务部门审核付款申请后，按照公司财务制度办理付款手续。三、监督与管理（一）内部监督1.审计部门监督公司审计部门定期对物资采购活动进行审计，检查采购程序是否合规、采购结果是否公正、合同执行是否严格等，发现问题及时提出整改意见。2.纪检监察部门监督公司纪检监察部门对物资采购过程中的违规违纪行为进行监督检查，严肃查处采购过程中的腐败问题，维护公司利益。（二）供应商管理1.建立供应商评价机制采购部门定期对供应商的供货质量、交货期、价格水平、售后服务等进行评价，评价结果作为供应商后续合作的重要依据。对评价不合格的供应商，采购部门应及时采取措施，如暂停合作、取消供应商资格等。2.供应商培训与沟通采购部门应定期组织供应商培训，向其传达公司的采购政策、质量要求、交货期要求等信息，加强与供应商的沟通与合作，共同提高采购效率和质量。（三）档案管理采购部门应建立物资采购档案，对采购活动的相关文件、资料进行整理和归档，包括采购申请表、询价比选邀请函、报价单、评审记录、中标通知书、采购合同、物资验收单等。采购档案应妥善保管，以备查阅。四、违规处理（一）对供应商的违规处理1.供应商如有以下违规行为，采购部门有权视情节轻重采取警告、暂停合作、取消供应商资格等措施：提供虚假报价或资料；以不正当手段谋取中标；提供的物资质量不符合合同约定；未按照合同约定的交货期交货；拒绝履行售后服务承诺；其他违反法律法规或合同约定的行为。2.因供应商违规行为给公司造成损失的，公司有权要求供应商赔偿相应损失。（二）对公司内部人员的违规处理公司内部人员如有以下违规行为，公司将视情节轻重给予警告、罚款、降职、撤职等处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任：1.与供应商串通，谋取不正当利益；2.泄露采购机密信息；3.在采购过程中接受供应商贿赂