物理学院采购制度

PAGE物理学院采购制度一、总则1.目的为了规范物理学院的采购行为，加强采购管理，提高资金使用效益，保障学院教学、科研等各项工作的顺利开展，依据国家相关法律法规及学校的有关规定，结合物理学院实际情况，制定本制度。2.适用范围本制度适用于物理学院各部门、各项目在教学、科研、行政办公等活动中所需物资、服务的采购。3.基本原则合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规，严格按照规定的程序进行，确保采购行为合法合规。公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正的原则，对待所有供应商，不偏袒、不歧视，保证采购结果的公正性。公开透明原则：除涉及国家秘密、商业秘密等特殊情况外，采购信息应公开透明，接受学院师生的监督。效益原则：在满足教学、科研需求的前提下，优化采购流程，降低采购成本，提高资金使用效益。二、采购组织与职责1.采购领导小组组成：由学院领导、相关职能部门负责人等组成。职责负责制定学院采购工作的方针、政策和制度。审议采购计划、采购预算和重大采购项目。监督采购活动的执行情况，协调解决采购过程中的重大问题。2.采购工作小组组成：由学院办公室、教学科研秘书、财务人员等相关人员组成。职责负责具体采购项目的组织实施，包括编制采购文件、发布采购信息、组织开标评标等。对采购项目进行市场调研，收集供应商信息，建立供应商库。协助采购领导小组做好采购项目的论证、审核等工作。负责采购合同的签订、履行、验收等工作，整理采购档案资料。3.需求部门职责根据教学、科研等工作需要，提出采购需求，明确采购项目的规格、数量、质量等要求。参与采购项目的论证、验收等工作，配合采购工作小组完成采购任务。三、采购预算管理1.预算编制各需求部门应根据年度工作计划和实际需求，提前编制采购预算，明确采购项目的名称、规格、数量、预算金额等内容。采购预算应按照学校的预算编制要求和标准进行编制，确保预算的准确性和合理性。2.预算审批采购预算编制完成后，由需求部门提交学院办公室，经学院办公室审核后报采购领导小组审批。采购领导小组应根据学院的发展规划、资金状况等因素，对采购预算进行认真审核，确保预算符合学院实际需求和财务状况。3.预算执行采购项目应严格按照批准的预算执行，不得超预算采购。如因特殊情况需要调整预算，应按照学校的预算调整程序进行申报和审批。采购工作小组应加强对采购预算执行情况的监控，及时掌握采购项目的进展情况和资金使用情况，确保预算执行的严肃性和规范性。四、采购方式及流程1.采购方式公开招标：适用于采购金额较大、技术复杂、有众多潜在供应商可供选择的采购项目。邀请招标：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目。竞争性谈判：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的项目，技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的项目，采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的项目，不能事先计算出价格总额的项目。单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的项目，发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的项目，必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。询价：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。2.采购流程采购申请：需求部门填写《物理学院采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格、数量、质量要求、预算金额、采购方式等内容，并经部门负责人签字后提交学院办公室。采购审批：学院办公室对采购申请表进行审核，报采购领导小组审批。采购领导小组根据采购项目的性质、金额等因素进行审批，批准后由采购工作小组组织实施采购。采购实施公开招标：采购工作小组按照相关法律法规和学校的规定，编制招标文件，发布招标公告，组织开标、评标、定标等工作。邀请招标：采购工作小组向符合条件的供应商发出投标邀请书，组织开标、评标、定标等工作。竞争性谈判：采购工作小组确定谈判供应商名单，组织谈判小组与供应商进行谈判，确定成交供应商。单一来源采购：采购工作小组与单一供应商进行协商，签订采购合同。询价：采购工作小组向多家供应商发出询价通知书，要求供应商一次报出不得更改的价格，确定成交供应商。合同签订：采购项目确定成交供应商后，采购工作小组应及时与供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格、数量、质量要求、价格、交货时间、交货地点、付款方式、违约责任等内容。合同履行与验收供应商应按照采购合同的约定履行义务，按时、按质、按量交付货物或提供服务。采购工作小组应组织需求部门等相关人员对采购项目进行验收。验收合格后，填写《物理学院采购项目验收报告》。验收不合格的，应要求供应商限期整改或重新提供货物或服务，直至验收合格。资金支付：采购项目验收合格后，财务部门根据采购合同和验收报告，按照学校的财务制度办理资金支付手续。五、供应商管理1.供应商选择采购工作小组应通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商库。供应商应具备良好的商业信誉、较强的经济实力、完善的售后服务体系等条件。在选择供应商时，应按照采购项目的要求和标准，对供应商进行资格审查和综合评估，选择合适的供应商参与采购项目。2.供应商评价采购工作小组应定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务等情况进行评价，建立供应商评价档案。根据供应商评价结果，对表现优秀的供应商给予奖励和优先合作机会，对表现不佳的供应商进行警告、限制合作或淘汰。3.供应商沟通与合作采购工作小组应与供应商保持密切沟通，及时了解供应商的生产经营情况和市场动态，协调解决采购过程中出现的问题。建立良好的合作关系，促进供应商不断提高产品质量和服务水平，共同推动学院采购工作的顺利开展。六、采购档案管理1.档案内容采购档案应包括采购项目的申请文件、审批文件、采购文件、投标文件、评标报告、采购合同、验收报告、付款凭证等相关资料。2.档案整理与归档采购工作小组应在采购项目完成后，及时对采购档案进行整理和归档，确保档案资料的完整性和准确性。3.档案保管与查阅采购档案应妥善保管，保管期限按照学校的有关规定执行。未经批准，任何人不得擅自查阅、复制采购档案。因工作需要查阅采购档案的，应按照规定办理查阅手续。七、监督与检查1.内部监督学院纪检监察部门应加强对采购活动的监督检查，对采购过程中的违规行为进行严肃查处。采购领导小组、采购工作小组应定期对采购工作进行自查自纠，发现问题及时整改。2.外部监督接