煤企业采购管理制度模板

PAGE煤企业采购管理制度模板一、总则（一）目的为加强本煤企业采购管理，规范采购行为，降低采购成本，保证采购质量，提高采购效率，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于本煤企业及所属各部门、各分支机构的采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.效益性原则：在保证采购质量的前提下，努力降低采购成本，提高采购效益。3.公开、公平、公正原则：采购过程应公开透明，公平对待所有供应商，确保采购结果公正合理。4.归口管理原则：采购工作实行归口管理，明确采购部门职责，加强各部门之间的协作与配合。二、采购职责分工（一）采购部门职责1.负责制定采购计划，根据企业生产经营需求，合理安排采购时间和数量。2.组织供应商的选择、评估和管理，建立供应商档案，定期对供应商进行考核。3.负责采购合同的签订、执行和管理，跟踪采购合同的履行情况，及时处理合同变更和纠纷。4.负责采购物资的验收、入库、付款等工作，确保采购物资符合要求，手续齐全。5.收集市场信息，掌握物资价格动态，为企业采购决策提供参考依据。（二）需求部门职责1.提出采购需求，明确采购物资的规格、型号、数量、质量等要求。2.参与供应商的选择和评估，提供相关技术支持和意见。3.协助采购部门进行采购合同的签订和执行，负责采购物资的验收工作。4.对采购物资的使用情况进行跟踪和反馈，及时提出改进建议。（三）财务部门职责1.负责审核采购预算，监督采购资金的使用情况。2.按照合同约定和财务制度，及时办理采购付款手续。3.对采购成本进行核算和分析，为企业采购决策提供财务支持。（四）审计部门职责1.对采购活动进行审计监督，检查采购程序是否合规，采购行为是否公正。2.对采购合同进行审查，防范采购风险。3.对采购物资的价格、质量等进行审计，确保采购成本合理，物资质量符合要求。三、采购流程（一）采购计划制定1.需求部门根据企业生产经营计划和实际需求，填写《采购申请表》，详细说明采购物资的名称、规格、型号、数量、质量要求、预计采购时间等内容，并提交给采购部门。2.采购部门收到《采购申请表》后，进行汇总和分析，结合库存情况，制定采购计划。采购计划应明确采购物资的名称、规格、型号、数量、采购时间、采购方式等内容，并报分管领导审批。3.分管领导根据企业实际情况，对采购计划进行审批，并下达采购任务。（二）供应商选择与管理1.采购部门根据采购计划，通过多种渠道寻找潜在供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。2.对潜在供应商进行资格审查，审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产许可证、产品质量认证、业绩情况、信誉状况等。3.组织相关人员对通过资格审查的供应商进行实地考察，了解供应商的生产能力、技术水平、质量管理、售后服务等情况。4.根据考察结果，对供应商进行综合评估，评估内容包括供应商的产品质量、价格、交货期、售后服务、信誉等方面。5.建立供应商档案，记录供应商的基本信息、评估结果、合作情况等内容，并定期对供应商进行考核和评价。6.根据考核和评价结果，对供应商进行动态管理，对于表现优秀的供应商给予奖励和优先合作机会，对于表现不佳的供应商进行警告、整改或淘汰。（三）采购合同签订1.采购部门与选定的供应商进行商务谈判，明确采购物资的规格、型号、数量、价格、交货期（时间、地点）、质量标准、付款方式、售后服务等条款。2.根据谈判结果，起草采购合同，并提交给相关部门审核。审核内容包括合同条款的合法性、完整性、准确性、合理性等方面。3.采购合同经审核通过后，由企业法定代表人或授权代表与供应商签订合同。签订后的采购合同应加盖企业公章或合同专用章，并由双方签字确认。4.采购合同签订后，采购部门应及时将合同副本分发给需求部门、财务部门、审计部门等相关部门，以便各部门按照合同约定履行职责。（四）采购物资验收1.采购物资到货前，采购部门应通知需求部门和质量检验部门做好验收准备工作。2.采购物资到货时，采购部门、需求部门和质量检验部门共同对采购物资进行验收。验收内容包括物资的名称、规格、型号、数量质量、外观、包装等方面。3.质量检验部门按照相关标准和合同要求，对采购物资进行质量检验。检验合格的物资出具《质量检验报告》，检验不合格的物资出具《不合格报告》，并注明不合格原因。4.对于验收合格的采购物资，采购部门应及时办理入库手续，填写《入库单》，并将《入库单》分发给需求部门和财务部门。对于验收不合格的采购物资，采购部门应及时与供应商联系，协商处理办法，如退货、换货、补货等。（五）采购付款1.财务部门根据采购合同和《入库单》，审核采购付款申请。审核内容包括采购合同的执行情况、物资验收情况、发票的真实性和合法性等方面。2.财务部门审核通过后，按照合同约定的付款方式和时间，办理采购付款手续。付款方式包括支票、汇票、电汇、网上银行转账等。3.财务部门在办理采购付款手续时，应要求供应商提供合法有效的发票。发票内容应与采购合同和实际采购物资一致，包括物资名称、规格、型号、数量、金额、税率等方面。4.财务部门应定期对采购付款情况进行统计和分析，及时发现和解决付款过程中存在的问题。四、采购方式（一）招标采购1.对于金额较大、技术复杂、市场竞争激烈的采购项目，应采用招标采购方式。2.招标采购应按照国家有关法律法规和企业内部规定的程序进行，包括招标公告发布、资格预审、招标文件编制、投标文件接收、开标、评标、定标等环节。3.招标采购应成立评标委员会，评标委员会由企业内部相关部门人员和外部专家组成。评标委员会应按照招标文件规定的评标标准和方法进行评标，确保评标结果公正合理。（二）询价采购1.对于金额较小、规格标准统一、市场货源充足的采购项目，可采用询价采购方式。2.询价采购应向多家供应商发出询价函，要求供应商在规定时间内报价。询价函应明确采购物资的名称、规格、型号、数量、质量要求、交货期、报价方式等内容。3.采购部门对供应商的报价进行比较和分析，选择报价合理、信誉良好的供应商作为成交供应商，并与其签订采购合同。（三）竞争性谈判采购1.对于采购时间紧迫、采购需求特殊、招标采购难以满足的采购项目，可采用竞争性谈判采购方式。2.竞争性谈判采购应邀请不少于三家符合资格条件的供应商参加谈判。谈判过程中，采购部门应与供应商就采购物资的规格、型号、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等条款进行谈判，确保谈判结果符合企业利益。3.谈判结束后，采购部门应根据谈判情况，选择成交供应商，并与其签订采购合同。（四）单一来源采购1.符合下列情形之一的采购项目，可采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.单一来源采购应按照企业内部规定的程序进行，包括申请、审批、谈判、签订合同等环节。3.单一来源采购应成立谈判小组，谈判小组由企业内部相关部门人员组成。谈判小组应与供应商就采购物资的价格、交货期、质量标准、售后服务等条款进行谈判，确保谈判结果合理公正。五、采购预算管理（一）采购预算编制1.采购部门应根据企业年度生产经营计划和采购计划，编制采购预算。采购预算应包括采购物资的名称、规格、型号、数量、价格、采购时间等内容，并按照不同的采购项目进行分类汇总。2.采购预算编制应充分考虑市场价格波动、物资需求变化等因素，确保预算的准确性和合理性。3.采购预算编制完成后，应提交给财务部门进行审核。财务部门应根据企业财务状况和资金安排，对采购预算进行审核，并提出修改意见。（二）采购预算执行1.采购部门应严格按照采购预算执行采购任务，不得擅自突破预算。如因特殊原因需要调整采购预算，应按照企业内部规定的程序进行申请和审批。2.财务部门应加强对采购预算执行情况的监督和控制，定期对采购预算执行情况进行分析和评价，及时发现和解决预算执行过程中存在的问题。（三）采购预算调整1.当市场价格波动较大、物资需求发生重大变化、企业生产经营计划调整等原因导致采购预算需要调整时，采购部门应及时提出采购预算调整申请。2.采购预算调整申请应包括调整原因、调整内容、调整金额等方面，并提交给财务部门进行审核。3.财务部门审核通过后，将采购预算调整申请提交给企业领导审批。企业领导审批通过后，采购部门应按照调整后的采购预算执行采购任务。六、采购风险管理（一）风险识别1.采购部门应定期对采购活动进行风险识别，分析可能存在的风险因素，如供应商违约、质量问题、价格波动、合同纠纷等。2.风险识别应采用多种方法，如问卷调查、案例分析、专家咨询等，确保风险识别的全面性和准确性。（二）风险评估1.采购部门应根据风险识别结果，对风险进行评估，确定风险的等级和影响程度。2.风险评估应采用定性和定量相结合的方法，如风险矩阵、层次分析法等，确保风险评估的科学性和合理性。（三）风险应对1.针对不同等级和影响程度的风险，采购部门应制定相应的风险应对措施，如加强供应商管理、完善合同条款、建立价格预警机制、加强质量检验等。2.风险应对措施应具有针对性和可操作性，确保能够有效降低风险发生的可能性和影响程度。（四）风险监控1.采购部门应定期对风险应对措施的执行情况进行监控，及时发现和解决风险监控过程中存在的问题。2.风险监控应采用多种方法，如定期检查、数据分析、现场观察等，确保风险监控的有效性和及时性。七、采购绩效评估（一）评估指标1.采购成本：包括采购物资的价格、运输费用、仓储费用等。2.采购质量：采购物资的质量符合要求的程度。3.采购效率：采购任务完成的及时性和准确性。4.供应商管理：供应商的选择、评估、管理等情况。5.合同管理：采购合同的签订、执行、管理等情况。（二）评估方法1.定期评估：采购部门应定期对采购绩效进行评估，评估周期可根据企业实际情况确定，一般为季度或年度。2.综合评估：采购绩效评估应采用多种方法进行综合评估，如定量分析、定性评价、对比分析等。3.评估报告：采购部门应根据评估结果，撰写采购绩效评估报告，