烟草企业物资采购制度

PAGE烟草企业物资采购制度一、总则（一）目的为规范烟草企业物资采购行为，加强物资采购管理，提高物资采购效率，保证物资质量，降低采购成本，防范采购风险，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于烟草企业及所属各部门、单位的物资采购活动，包括但不限于原材料、辅料、设备、办公用品、固定资产等各类物资的采购。（三）基本原则1.合法性原则：物资采购活动必须遵守国家法律法规和行业标准，确保采购行为合法合规。2.效益性原则：在保证物资质量的前提下,通过科学合理的采购决策和采购流程,降低采购成本,提高采购效益。3.公开透明原则：采购过程应公开透明，接受内部监督和外部审计，确保公平竞争。4.质量优先原则：优先选择质量可靠、信誉良好的供应商，确保所采购物资符合企业生产经营需要。5.廉洁自律原则：采购人员应严格遵守廉洁自律规定，杜绝不正当交易行为。二、采购管理机构及职责（一）采购管理委员会1.组成：由企业高层管理人员、相关部门负责人等组成。2.职责审议物资采购战略规划、年度采购计划等重大事项。监督采购制度的执行情况，协调解决采购过程中的重大问题。对采购工作进行决策和指导。（二）采购部门1.职责负责编制物资采购计划，组织实施物资采购活动。建立和维护供应商数据库，开展供应商评价与管理。执行采购谈判，签订采购合同，并跟踪合同执行情况。收集、整理采购信息，分析采购数据，为采购决策提供支持。（三）其他部门1.需求部门提出物资需求申请，明确物资规格、数量、质量要求等。参与采购合同的评审，协助采购部门做好到货验收工作。2.质量部门负责对采购物资的质量进行检验和监督，确保物资符合质量标准。参与供应商质量评价，提供质量方面的意见和建议。3.财务部门负责审核采购预算，监督采购资金的使用。参与采购合同的评审，负责采购款项的支付和结算。三、采购计划管理（一）采购计划编制依据1.企业年度生产经营计划、销售计划等。2.物资库存状况，包括现有库存数量、库存周转率等。3.物资消耗定额、储备定额等标准。（二）采购计划编制流程1.需求部门根据生产经营需要，于每年[具体时间]前提出下一年度物资需求预测，填写《物资需求预测表》，报采购部门。2.采购部门汇总各需求部门物资需求预测，结合库存状况，编制年度采购计划初稿，报采购管理委员会审议。3.采购管理委员会对年度采购计划初稿进行审议，根据企业发展战略、资金预算等因素进行调整和完善，形成正式年度采购计划，下达执行。4.采购部门根据年度采购计划，结合实际需求，按月或按季度分解编制月度或季度采购计划，并组织实施。（三）采购计划调整1.因生产经营计划变更、市场变化等原因需要调整采购计划的，需求部门应及时填写《采购计划调整申请表》，说明调整原因、调整内容等，报采购部门。2.采购部门对《采购计划调整申请表》进行审核，提出审核意见，报采购管理委员会审批。3.采购管理委员会批准后，采购部门根据调整后的采购计划组织实施采购活动。四、供应商管理（一）供应商选择1.采购部门通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库。2.根据物资采购需求，从供应商数据库中筛选潜在供应商，向其发出《供应商邀请书》，邀请其参与投标或报价。3.采购部门组织相关人员对潜在供应商进行资格审查，审查内容包括企业资质、生产能力、质量保证能力、信誉状况等。4.对于重要物资采购，采购部门应组织实地考察供应商，了解其生产经营情况、质量管理体系等。5.根据资格审查和实地考察结果，采购部门确定入围供应商名单，报采购管理委员会批准。（二）供应商评价与考核1.采购部门定期对供应商进行评价与考核，评价内容包括物资质量、交货期、价格、售后服务等方面。2.采购部门根据评价结果，对供应商进行分类管理，分为A、B、C三类，其中A类为优秀供应商，B类为合格供应商，C类为不合格供应商。3.对于连续两次评价为C类的供应商，采购部门应暂停与其合作，并进行整改。整改后仍不符合要求的，取消其供应商资格。4.采购部门建立供应商评价档案，记录供应商评价与考核情况，为供应商管理提供依据。（三）供应商激励与淘汰1.采购部门对优秀供应商给予一定的激励措施，如优先采购、增加订单量、给予价格优惠等。2.对于不合格供应商，采购部门应及时与其沟通，要求其限期整改。如供应商拒不整改或整改后仍不符合要求，采购部门应按照合同约定追究其违约责任，并取消其供应商资格。3.采购部门定期对供应商数据库进行清理，淘汰不再符合要求的供应商，补充新的优质供应商。五、采购流程管理（一）采购申请1.需求部门根据实际需要，填写《物资采购申请表》，详细说明物资名称、规格、数量、质量要求、预计到货时间等内容，并提交相关证明材料。2.《物资采购申请表》经需求部门负责人审核签字后，报采购部门。（二）采购审批1.采购部门收到《物资采购申请表》后，对其进行形式审查，审核内容包括申请手续是否齐全、采购需求是否合理等。2.对于金额较小的物资采购申请，采购部门负责人审批后即可组织采购；对于金额较大的物资采购申请，采购部门应提交采购管理委员会审批。3.采购管理委员会根据企业采购政策、资金预算等因素对采购申请进行审批，审批通过后采购部门方可组织采购。（三）采购实施1.采购部门根据采购审批结果，选择合适的采购方式进行采购。采购方式包括招标采购、竞争性谈判采购、询价采购、单一来源采购等。2.对于招标采购，采购部门应按照国家有关法律法规和企业招标管理规定，编制招标文件，发布招标公告，组织开标、评标、定标等活动。3.对于竞争性谈判采购、询价采购等方式，采购部门应与不少于三家供应商进行谈判或询价，比较其报价、质量、交货期等因素，选择最优供应商。4.采购部门与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括物资规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、违约责任等内容。（四）到货验收1.物资到货前，采购部门应通知需求部门和质量部门做好验收准备工作。2.物资到货后，质量部门按照合同约定的质量标准对物资进行检验，出具检验报告。3.需求部门根据检验报告和采购合同，对物资的数量、规格、型号等进行核对验收，填写《物资验收单》。4.如物资验收合格，需求部门在《物资验收单》上签字确认；如物资验收不合格，需求部门应及时通知采购部门，采购部门负责与供应商协商解决。（五）付款结算1.采购部门根据采购合同和物资验收情况，填写《付款申请单》，报财务部门审核。2.财务部门对《付款申请单》进行审核，审核内容包括采购合同执行情况、发票真实性、付款金额准确性等。3.审核通过后，财务部门按照合同约定的付款方式和时间向供应商支付货款，并进行账务处理。六、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购部门定期对采购过程中的风险进行识别和评估，识别的风险包括市场风险、质量风险、供应商风险、合同风险、廉洁风险等。2.采购部门采用定性与定量相结合的方法对风险进行评估，确定风险等级，为风险应对提供依据。（二）风险应对措施1.对于市场风险，采购部门应加强市场调研，关注市场动态，合理安排采购计划，采取套期保值等措施降低市场价格波动风险。2.对于质量风险，采购部门应加强供应商质量管理，严格执行到货验收制度，对不合格物资及时处理，要求供应商承担违约责任。3.对于供应商风险，采购部门应建立供应商评价与考核机制，加强供应商管理，降低供应商违约风险。4.对于合同风险，采购部门应加强合同管理，严格审核合同条款，确保合同合法合规、条款明确、权利义务对等。在合同执行过程中，及时跟踪合同履行情况，发现问题及时协商解决。5.对于廉洁风险，采购部门应加强廉洁教育，建立廉洁监督机制，对采购人员的采购行为进行全程监督，防止不正当交易行为发生。七、采购监督与审计（一）内部监督1.企业内部审计部门定期对物资采购活动进行审计，审查采购计划的执行情况、采购流程的合规性、采购合同的签订与履行情况等。2.采购部门应定期向采购管理委员会汇报物资采购工作情况，接受采购管理委员会的监督和指导。（二