湘西州计算机采购制度

PAGE湘西州计算机采购制度一、总则（一）目的为规范湘西州计算机采购行为，加强计算机采购管理，提高采购效率，保证采购质量，满足湘西州各部门及相关单位对计算机设备的工作需求，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于湘西州行政区域内各级政府部门、事业单位、国有企业等组织（以下统称“采购单位”）进行计算机采购活动。（三）基本原则1.依法依规原则采购活动必须严格遵守国家法律法规以及湘西州相关政策规定，确保采购程序合法合规。2.公开透明原则采购信息应全面、及时、准确地公开，采购过程应接受社会监督，保证采购活动的公正性和透明度。3.公平竞争原则营造公平竞争的市场环境，鼓励符合条件的供应商参与投标，通过竞争选择优质的计算机产品和服务。4.效益优先原则在满足工作需求的前提下，注重采购成本效益，合理控制采购预算，提高资金使用效率。二、采购计划管理（一）需求调研1.各采购单位应定期对本单位计算机设备的使用情况进行调研，了解现有计算机的配置、性能、使用年限等信息，掌握实际工作中对计算机数量、性能、功能等方面的需求变化。2.根据工作任务和业务发展规划，预测未来一段时间内对计算机设备的新增需求，包括因新业务开展、人员增加等因素导致的需求增长。（二）计划编制1.采购单位根据需求调研结果，结合本单位预算安排，编制计算机采购计划。采购计划应明确采购计算机的型号、数量、配置要求、采购时间等详细内容。2.采购计划需经本单位内部审核批准，确保计划的合理性和可行性。审核内容包括需求的真实性、必要性，预算的准确性，采购时间的合理性等。（三）计划调整1.在采购计划执行过程中，如因工作任务变化、政策调整等原因需要对采购计划进行调整，采购单位应及时提出调整申请。2.调整申请需说明调整的原因、调整的内容以及对采购预算和时间安排的影响等，经原审核批准部门同意后进行调整。三、采购方式（一）公开招标1.公开招标是指采购单位依法以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标，从中择优选择中标供应商的采购方式。2.达到湘西州规定的公开招标数额标准的计算机采购项目，应当采用公开招标方式。公开招标数额标准按照国家和湘西州相关规定执行。3.采购单位应按照法定程序编制招标文件，明确招标项目的技术规格、商务要求、评标标准等内容。招标文件应在规定的媒体上发布招标公告，邀请潜在供应商参与投标。4.开标、评标过程应严格按照招标文件规定的程序进行，确保公开公平公正。评标委员会应按照评标标准对投标文件进行评审，推荐中标候选人，采购单位根据评标结果确定中标供应商。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购单位依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的计算机采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。3.采购单位应根据项目特点和需求，确定邀请供应商的资格条件，通过发布投标邀请书等方式邀请符合条件的供应商参与投标。投标邀请书应明确招标项目的基本情况、投标截止时间、开标时间和地点等事项。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人或采购代理机构通过与多家供应商进行谈判，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的计算机采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。3.采购单位应成立谈判小组，谈判小组由采购单位代表和有关专家共三人以上单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。谈判小组应制定谈判文件，明确谈判程序、谈判内容、合同草案条款等事项。谈判过程中，谈判小组应与供应商进行多轮谈判，要求供应商对谈判文件提出的实质性要求和条件作出响应，并根据谈判结果确定成交供应商。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购计算机设备的采购方式。2.符合下列情形之一的计算机采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.采购单位应组织专业人员进行论证，说明采用单一来源采购方式的理由和依据，并将论证情况报本单位主管部门和财政部门批准。采购单位应与单一来源供应商就采购价格、技术规格、服务要求等事项进行协商，签订采购合同。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。2.采购的计算机规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。3.采购单位应成立询价小组，询价小组由采购单位代表和有关专家共三人以上单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。询价小组应向符合相应资格条件的供应商发出询价通知书，要求供应商一次报出不得更改的价格。询价小组根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有被询价的未成交供应商。四、采购程序（一）采购申请1.采购单位根据批准的采购计划，由使用部门填写计算机采购申请表，详细说明采购计算机的型号、数量、配置要求、采购原因等内容。2.采购申请表需经使用部门负责人签字确认，报本单位财务部门审核预算，再报本单位主管领导审批。（二）采购实施1.根据采购方式的不同确定采购程序：公开招标：采购单位委托具有相应资质的招标代理机构组织招标活动。招标代理机构按照规定编制招标文件，发布招标公告，组织开标、评标等工作。采购单位应配合招标代理机构做好相关工作，提供必要的资料和信息。邀请招标：采购单位自行或委托招标代理机构向符合资格条件的供应商发出投标邀请书，组织开标、评标等工作。竞争性谈判：采购单位成立谈判小组，制定谈判文件，与供应商进行谈判。谈判过程中，谈判小组应要求供应商对谈判文件提出的实质性要求和条件作出响应，并根据谈判结果确定成交供应商。单一来源采购：采购单位组织专业人员进行论证，报本单位主管部门和财政部门批准后，与单一来源供应商进行协商，签订采购合同。询价：采购单位成立询价小组，向符合相应资格条件的供应商发出询价通知书，要求供应商报价。询价小组根据报价情况确定成交供应商。2.在采购过程中，采购单位应与供应商保持密切沟通，及时了解采购进展情况，协调解决采购过程中出现的问题。（三）合同签订1.采购单位与中标供应商或成交供应商应按照采购文件和投标文件的约定，在规定的时间内签订计算机采购合同。合同应明确计算机的型号、数量、配置、价格、交货时间、交货地点、售后服务等条款。2.采购合同签订后，采购单位应将合同副本报本单位财务部门备案，作为支付货款和验收货物的依据。（四）验收1.计算机到货前，采购单位应通知本单位相关技术人员和使用人员做好验收准备工作。2.计算机到货后，采购单位应按照合同要求及时组织验收。验收内容包括计算机的数量、型号、配置、外观、性能等是否符合合同约定。验收合格的，采购单位应出具验收报告；验收不合格的，采购单位应及时与供应商协商解决，要求供应商采取更换、退货等措施。3.采购单位应建立计算机采购验收档案，将验收报告、合同副本、采购文件等资料整理归档，以备查阅。（五）付款1.采购单位应按照采购合同约定的付款方式和时间支付货款。付款前，采购单位财务部门应审核采购合同、验收报告等相关资料，确保付款依据充分、手续齐全。2.对于符合财政国库集中支付制度规定的采购项目，采购单位应按照财政国库集中支付的有关程序办理付款手续。五、监督管理（一）内部监督1.采购单位应建立健全内部监督机制，加强对计算机采购活动的全过程监督。内部审计部门应定期对采购项目进行审计，检查采购程序是否合规合法，采购合同是否履行，采购资金使用是否合理等。2.采购单位应加强对采购人员的管理和培训，提高采购人员的业务素质和职业道德水平，防止采购过程中出现违规行为。（二）财政监督1.财政部门应加强对湘西州计算机采购活动的监督管理，依法对采购单位的采购行为进行检查和指导。2.财政部门应监督采购单位是否按照规定的采购方式和程序进行采购，是否严格执行采购预算，是否及时支付货款等。对发现的违规行为，财政部门应依法予以处理。（三）社会监督1.采购单位应主动接受社会监督，及时公开采购信息，包括采购项目名称、采购方式、采购预算、中标供应商等内容，方便社会公众查询和监督。2.任何单位和个人有权对计算机采购活动中的违规行为进行举报，财政部门和采购单位应及时受理举报，并依法进行调查处理。六、法律责任（一）采购单位责任1.采购单位有下列情形之一的，责令限期改正，给予警告，可以并处罚款，对直接负责的主管人员和其他直接责任人员，由其行政主管部门或者有关机关给予处分，并予通报：应当采用公开招标方式而擅自采用其他方式采购的；擅自提高采购标准的；委托不具备政府采购业务代理资格的机构办理采购事务的；以不合理的条件对供应商实行差别待遇或者歧视待遇的；在招标采购过程中与投标人进行协商谈判的；中标、成交通知书发出后不与中标、成交供应商签订采购合同的；拒绝有关部门依法实施监督检查的。2.采购单位及其工作人员在采购过程中存在其他违法违规行为的，依照法律法规的有关规定追究法律责任。（二）供应商责任1.供应商有下列情形之一的，处以采购金额千分之五以上千分之十以下的罚款，列入不良行为记录名单，在一至三年内禁止参加湘西州政府采购活动，有违法所得的，并处没收违法所得，情节严重的，由工商行政管理机关吊销营业执照；构成犯罪的，依法追究刑事责任：提供虚假材料谋取中标、成交的；采取不正当手段诋毁、排挤其他供应商的；与采购人、其他供应商或者采购代理机构恶意串通的；向采购人、采购代理机构行贿或者提供其他不正当利益的；在招标采购过程中与采购人进行协商谈判的；拒绝有关部门监督检