煤炭公司采购制度及流程

PAGE煤炭公司采购制度及流程总则1.目的本采购制度旨在规范煤炭公司的采购行为，确保采购活动的合法性、合理性、规范性和高效性，保障公司生产运营的物资需求，降低采购成本，提高公司经济效益。2.适用范围本制度适用于煤炭公司所有物资、设备、服务等采购活动，包括但不限于原煤采购、生产设备采购、办公用品采购、运输服务采购等。3.基本原则合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购过程合法合规。公平公正原则：在采购过程中，应公平对待所有供应商，确保采购活动的公正性，不得偏袒任何一方。公开透明原则：采购信息应及时、准确、完整地公开，接受公司内部监督和社会公众监督。效益优先原则：在保证物资质量和服务水平的前提下，充分考虑采购成本，追求采购效益最大化。诚实守信原则：采购活动各方应诚实守信，履行各自的权利和义务，不得欺诈、违约。采购组织与职责1.采购决策机构公司设立采购决策委员会，由公司高层管理人员、相关部门负责人等组成。采购决策委员会负责审议重大采购项目，制定采购战略和政策，监督采购活动的执行情况。2.采购执行部门公司设立采购部，作为采购活动的执行部门。采购部负责具体采购业务的实施，包括采购计划制定、供应商选择与管理、采购合同签订与执行、采购款项支付等。3.相关部门职责需求部门：负责提出物资、设备、服务等采购需求，提供技术规格、质量标准等相关要求，并参与采购过程中的技术评审和验收工作。财务部：负责审核采购预算，监督采购款项支付，参与采购合同的审核，确保采购资金的合理使用和安全。质量检验部门：负责对采购物资进行质量检验，确保采购物资符合质量标准和要求。法务部门：负责审核采购合同，提供法律咨询和法律支持，确保采购合同的合法性和有效性。采购计划管理1.采购需求预测采购部应定期收集各需求部门的物资需求信息，结合公司生产经营计划、库存状况等因素，对采购需求进行预测。采购需求预测应考虑市场变化、技术发展、供应商供应能力等因素，确保采购计划的准确性和前瞻性。2.采购计划制定采购部根据采购需求预测结果，制定年度采购计划、季度采购计划和月度采购计划。采购计划应明确采购物资的名称、规格、数量、质量要求、采购时间、采购预算等内容。采购计划应报采购决策委员会审批后执行。3.采购计划调整在采购计划执行过程中，如因市场变化、生产经营计划调整、供应商原因等因素导致采购计划需要调整的，采购部应及时提出调整申请，报采购决策委员会审批。采购计划调整应确保不影响公司生产经营活动的正常进行。供应商管理1.供应商选择标准资质信誉：供应商应具有合法的经营资质，信誉良好，无不良记录。供应能力：供应商应具备足够的生产能力、供应能力和仓储能力，能够按时、按质、按量供应所需物资。产品质量：供应商提供的产品应符合国家相关标准和公司要求，质量稳定可靠。价格水平：供应商的报价应合理，具有市场竞争力。售后服务：供应商应具备良好的售后服务体系，能够及时响应公司的售后服务需求。2.供应商开发与评估采购部应定期收集供应商信息，建立供应商数据库。对于潜在供应商，采购部应进行开发和评估，评估内容包括供应商的基本情况、生产能力、质量控制、价格水平、售后服务等。采购部应根据评估结果，选择合格的供应商纳入供应商名录。3.供应商考核与管理采购部应定期对供应商进行考核，考核内容包括供应质量、供应及时性、价格水平、售后服务等。采购部应根据考核结果，对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予奖励，对于表现不佳的供应商进行警告、整改或淘汰。采购流程1.采购申请需求部门根据生产经营需要，填写采购申请表，详细说明采购物资的名称、规格、数量、质量要求、采购时间等内容。采购申请表应经部门负责人审核签字后报采购部。2.采购审批采购部收到采购申请表后，对采购申请进行初步审核，审核内容包括采购申请的合理性、必要性、采购预算等。采购部审核通过后，将采购申请表报采购决策委员会审批。采购决策委员会根据公司采购政策和实际情况，对采购申请进行审批。3.采购询价与比价采购部根据采购审批结果，向多家供应商发出询价函，要求供应商提供报价单。采购部对供应商的报价进行比较分析，选择报价合理、质量可靠、供应能力强的供应商作为候选供应商。4.采购谈判采购部与候选供应商进行采购谈判，就采购物资的价格、质量、交货期、售后服务等条款进行协商。采购谈判应遵循公平公正、诚实守信的原则，确保双方达成一致意见。5.采购合同签订采购谈判达成一致意见后，采购部起草采购合同，明确双方的权利和义务。采购合同应报法务部门审核，审核通过后，由公司授权代表与供应商签订采购合同。采购合同签订后，采购部应将采购合同副本分发给相关部门。6.采购订单下达采购部根据采购合同，向供应商下达采购订单，明确采购物资的名称、规格、数量、交货期、交货地点等内容。采购订单应经采购部负责人审核签字后发送给供应商。7.采购物资验收采购物资到货后，采购部通知质量检验部门进行验收。质量检验部门按照相关标准和要求，对采购物资进行质量检验，出具检验报告。如采购物资质量合格，质量检验部门在采购验收单上签字确认；如采购物资质量不合格，质量检验部门应及时通知采购部，采购部与供应商协商处理。8.采购款项支付采购物资验收合格后，采购部根据采购合同和采购验收单，填写付款申请单，报财务部审核。财务部审核通过后，按照公司财务制度和采购合同约定，向供应商支付采购款项。采购风险管理1.风险识别与评估采购部应定期对采购活动进行风险识别与评估，识别可能存在的风险因素，如市场风险、供应商风险、质量风险、合同风险等。采购部应根据风险发生的可能性和影响程度，对风险进行评估，确定风险等级。2.风险应对措施针对不同等级的风险，采购部应制定相应的风险应对措施。对于市场风险，采购部应加强市场监测和分析，合理安排采购计划，避免因市场波动导致采购成本增加；对于供应商风险，采购部应加强供应商管理，建立供应商风险预警机制，及时发现和处理供应商问题；对于质量风险，采购部应加强质量检验，严格把控采购物资质量；对于合同风险，采购部应加强合同管理，严格审核合同条款，确保合同的合法性和有效性。3.风险监控与改进采购部应定期对风险应对措施的执行情况进行监控，及时发现和解决风险应对过程中出现的问题。采购部应根据风险监控结果，对风险应对措施进行调整和改进，不断提高采购风险管理水平。采购监督与审计1.内部监督公司内部审计部门应定期对采购活动进行审计，检查采购制度的执行情况、采购流程的合规性、采购合同的履行情况等。内部审计部门应及时发现和纠正采购活动中存在的问题，提出改进建议，促进采购活动的规范运行。2.外部监督采购活动应接受社会公众监督，采购信息应及时、准确、完