清华大学采购管理制度

PAGE清华大学采购管理制度一、总则（一）目的为了规范清华大学的采购行为，加强采购管理，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，防范采购风险，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于清华大学各部门、各单位（以下统称“采购人”）使用财政性资金、自有资金或其他资金进行的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.依法依规原则：采购活动应当严格遵守国家法律法规和学校相关规定，确保采购行为合法合规。2.公开公平公正原则：采购活动应当公开透明，遵循公平竞争原则，保证所有潜在供应商平等参与竞争，公正对待所有供应商。3.效益原则：采购活动应当注重提高采购资金的使用效益，降低采购成本，实现物有所值。4.诚信原则：采购人、供应商和采购代理机构应当诚实守信，履行各自的权利和义务。二、采购管理职责分工（一）采购管理部门职责1.负责制定和完善学校采购管理制度、流程和标准。2.审核采购人提交的采购申请，指导采购人编制采购文件。3.监督采购活动的执行情况，处理采购过程中的投诉和质疑。4.建立和管理学校采购信息系统，发布采购信息，记录采购活动。5.组织采购业务培训，提高采购人员业务水平。（二）采购人职责1.根据学校事业发展需要和实际工作需求，提出采购申请。2.负责采购项目的前期调研、需求论证和预算编制。3.按照采购管理制度和流程，组织实施采购活动，包括选择采购方式、编制采购文件、发布采购公告、组织开标评标、签订采购合同等。4.负责采购项目的验收工作，确保采购货物、工程和服务符合合同要求。5.负责采购项目的档案管理，保存采购活动相关文件和资料。（三）采购监督部门职责1.对采购活动进行全程监督，检查采购制度执行情况。2.受理对采购活动的投诉和举报，依法依规进行调查处理。3.对采购违规行为提出处理意见和建议，督促相关部门整改落实。三、采购预算管理（一）预算编制采购人应当根据学校事业发展规划和年度工作计划，结合实际工作需求，科学合理地编制采购预算。采购预算应当明确采购项目名称、规格型号、数量、预算金额等内容，并按照学校预算管理要求进行申报和审批。（二）预算执行采购预算一经批准下达，采购人应当严格按照预算执行，不得擅自调整。如因特殊原因需要调整采购预算的，应当按照学校预算调整程序进行申报和审批。（三）预算监督学校财务部门应当加强对采购预算执行情况的监督检查，定期对采购预算执行情况进行统计分析，及时发现和解决预算执行中存在的问题。采购管理部门应当配合财务部门做好采购预算执行情况监督工作，提供相关采购信息。四、采购方式（一）公开招标公开招标是指采购人依法以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。公开招标应当按照《中华人民共和国招标投标法》及相关法律法规规定的程序进行。（二）邀请招标邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。邀请招标应当符合下列情形之一：1.具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。2.采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。（三）竞争性谈判竞争性谈判是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以谈判文件的方式邀请其参加谈判的采购方式。竞争性谈判应当符合下列情形之一：1.招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。2.技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。3.采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。4.不能事先计算出价格总额的。（四）单一来源采购单一来源采购是指采购人向唯一供应商进行采购的采购方式。单一来源采购应当符合下列情形之一：1.只能从唯一供应商处采购的。2.发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。3.必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。（五）询价询价是指采购人向三家以上供应商发出询价通知书，对供应商一次性报出的价格进行比较，按照符合采购需求、质量和服务相等且报价最低原则确定成交供应商的采购方式。询价适用于采购货物规格和标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。五、采购文件编制（一）采购文件内容采购文件应当包括采购项目的基本情况、采购需求、采购方式、采购程序、评审标准、合同条款等内容。采购文件应当符合法律法规和学校采购管理制度要求确保采购活动的公开公平公正。（二）采购文件编制要求采购人应当根据采购项目特点和实际需求，编制科学合理、完整准确的采购文件。采购文件应当明确采购项目的技术规格、质量标准、服务要求、验收标准等内容，避免出现模糊不清、歧义性条款。采购文件应当按照规定的格式和要求进行编制，确保文件的规范性和一致性。（三采购文件审核采购管理部门应当对采购人提交采购文件进行审核，重点审核采购文件的合法性、合规性、完整性和公正性。审核通过的采购文件方可发布。六、采购信息发布（一）发布渠道采购信息应当在学校采购信息系统、中国政府采购网、北京市政府采购网等指定媒体上发布。采购信息发布应当及时、准确、完整，确保潜在供应商能够及时获取采购信息。（二）发布内容采购信息发布内容应当包括采购项目名称、采购编号、采购方式、采购预算、采购需求、采购文件获取方式、投标截止时间、开标时间及地点等内容。采购信息发布应当按照规定格式和要求进行，确保信息的规范性和一致性。七、供应商管理（一）供应商资格要求参与学校采购活动的供应商应当具备下列条件：1.具有独立承担民事责任的能力。2.具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度。3.具有履行合同所必需的设备和专业技术能力。4.有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录。5.参加政府采购活动前三年内，在经营活动中没有重大违法记录。6.法律、行政法规规定的其他条件。（二）供应商注册与审核采购人应当建立供应商库，对参与学校采购活动的供应商进行注册登记。供应商注册时应当提交营业执照副本、税务登记证副本、组织机构代码证副本、法定代表人身份证明书、授权委托书等相关证明材料。采购管理部门应当对供应商提交的注册材料进行审核，审核通过的供应商方可进入供应商库。（三）供应商评价与考核采购管理部门应当定期对供应商的履约情况进行评价和考核，评价和考核内容包括合同履行情况、产品质量、售后服务、价格水平等方面。评价和考核结果应当作为供应商参与后续采购活动的重要依据。对履约情况差、出现重大违法违规行为的供应商，采购管理部门应当将其列入不良供应商名单，禁止其参与学校采购活动。八、采购评审（一）评审组织采购评审活动应当由依法组建的评审委员会负责组织。评审委员会由采购人代表和评审专家组成，成员人数应当为五人以上单数，其中评审专家不得少于成员总数的三分之二。评审专家应当从财政部门设立的政府采购评审专家库中随机抽取。（二）评审程序评审委员会应当按照采购文件规定的评审标准和方法进行评审。评审过程应当遵循公开公平公正原则，确保评审结果客观公正。评审委员会成员应当独立评审，不得相互串通、影响评审结果。评审委员会应当对评审过程和结果进行记录，形成评审报告。评审报告应当由评审委员会全体成员签字确认。（三）评审结果公示采购评审结果应当在学校采购信息系统、中国政府采购网、北京市政府采购网等指定媒体上进行公示，公示期不得少于三个工作日。公示期间，如有供应商对评审结果提出质疑，采购人应当及时组织调查核实，并将处理结果告知质疑供应商。九、采购合同签订与履行（一）合同签订采购人应当在中标、成交供应商确定之日起三十日内，按照采购文件确定的事项与中标、成交供应商签订采购合同。采购合同应当明确采购项目名称、规格型号、数量、价格、质量标准、服务要求、验收标准、付款方式、违约责任等内容。采购合同应当按照法律法规和学校采购管理制度要求进行签订，确保合同的合法性和有效性。（二）合同履行采购合同签订后，采购人应当严格按照合同约定履行义务，供应商应当按照合同约定提供货物、工程和服务。采购人应当加强对采购合同履行情况的监督检查，及时发现和解决合同履行中存在的问题。如因特殊原因需要变更采购合同的，采购人应当按照合同变更程序进行申报和审批，并与供应商签订补充合同。（三）合同验收采购项目完成后，采购人应当按照采购合同约定的验收标准进行验收。验收应当由采购人组织，邀请相关专业人员参加。验收合格的，采购人应当出具验收报告；验收不合格的，采购人应当要求供应商限期整改或重新提供货物、工程和服务，直至验收合格为止。十、采购档案管理（一）档案内容采购档案应当包括采购项目的采购申请、采购预算、采购文件咨询、采购公告、投标文件、评标报告、采购合同、验收报告等相关文件和资料。采购档案应当真实、完整、有效，能够反映采购活动全过程。（二）档案整理与归档采购人应当按照学校档案管理要求，对采购项目档案进行整理和归档。采购档案应当按照采购项目类别和时间顺序进行分类整理，编制目录清单，确保档案查阅方便快捷。采购档案应当妥善保管，保存期限按照国家法律法规和学校相关规定执行。（三）档案查阅与借阅因工作需要查阅或借阅采购档案的，应当按照学校档案管理规定办理查阅借阅手续。查阅或借阅采购档案应当在指定地点进行，不得擅自将档案带出或复制。查阅或借阅人员应当遵守档案管理规定，不得损坏、丢失档案。十一、监督检查与责任追究（一）监督检查采购管理部门、采购监督部门应当加强对采购活动监督检查，定期或不定期对采购制度执行情况、采购文件编制情况、采购信息发布情况、采购评审情况、采购合同签订与履行情况、采购档案管理情况等进行检查。监督检查可以采取现场检查、查阅资料、问卷调查、询问当事人等方式进行。（二）投诉与质疑处理供应商对采购活动有疑问或异议的，可以在规定时间内向采购人或采购管理部门提出质疑。采购人或采购管理部门应当在规定时间内对质疑进行答复。供应商对质疑答复不满意的，可以在规定