深圳市采购续约制度

PAGE深圳市采购续约制度一、总则（一）目的为规范深圳市公司采购续约行为，确保采购活动的合法性、规范性和高效性，保障公司利益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于深圳市公司内所有采购项目的续约管理，包括但不限于物资采购、服务采购等各类采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购续约活动必须严格遵守国家法律法规以及深圳市相关政策规定。2.公平公正原则：在续约过程中，应公平对待所有供应商，确保竞争环境公正透明。3.效益原则：通过合理的续约安排，实现采购成本的有效控制，提高公司采购效益。4.诚信原则：公司与供应商应秉持诚信理念，履行各自的权利和义务。二、采购续约条件（一）供应商评估1.采购部门应在续约前对原供应商进行全面评估，评估内容包括但不限于供应商的产品质量、交货期、售后服务、价格水平、财务状况、信誉等方面。2.建立供应商评估指标体系，设定各项指标的权重，通过量化打分等方式对供应商进行综合评价。例如，产品质量占比40%，交货期占比20%，售后服务占比20%，价格水平占比10%，信誉占比10%等。3.根据评估结果，将供应商分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。对于优秀供应商，在同等条件下可优先续约；对于不合格供应商，原则上不再续约。（二）采购需求延续性1.若公司采购需求与原采购项目具有延续性，且原供应商能够满足公司后续需求，则可考虑进行续约。2.采购需求延续性的判断应综合考虑业务发展规划、产品或服务的一致性、技术兼容性等因素。例如，公司业务持续拓展，对某种原材料的需求在数量、规格等方面与原采购项目基本一致，且原供应商的产品能够满足新的生产要求，此时可认为采购需求具有延续性。（三）合同执行情况1.审查原采购合同的执行情况，包括供应商是否按照合同约定履行交货、服务等义务，是否存在违约行为。2.对于合同执行良好的供应商，在续约时可给予一定的优惠政策或优先考虑；对于存在严重违约行为的供应商，坚决不予续约，并依法追究其违约责任。三、采购续约流程（一）续约申请1.采购部门根据采购需求延续性和供应商评估情况，确定需要续约的采购项目，并填写《采购续约申请表》。2.《采购续约申请表》应包括采购项目名称、原供应商名称、原采购合同编号、续约期限、续约金额、续约理由等内容。3.将《采购续约申请表》提交至部门负责人审核。（二）审核与审批1.部门负责人对《采购续约申请表》进行审核，重点审核采购需求的合理性、供应商评估结果的准确性以及续约条款的合规性等。2.若审核通过，部门负责人将申请表提交至分管领导审批；若审核不通过，则退回采购部门并说明理由，采购部门根据意见进行修改完善后重新提交。分管领导对申请表进行审批，审批通过后申请表进入下一流程；审批不通过的，采购部门应根据领导意见重新评估采购续约事宜。（三）续约谈判1..采购部门与原供应商就续约事宜进行谈判，谈判内容包括但不限于产品价格、交货期、质量标准、售后服务等条款。2.在谈判过程中，采购部门应充分了解市场行情，掌握同类产品或服务的价格水平和质量标准，争取更有利的续约条件。3.谈判达成一致意见后，双方签订《采购续约意向书》，明确续约的主要条款和双方的权利义务。（四）合同签订1.根据《采购续约意向书》的内容，起草正式的采购续约合同。2.采购续约合同应明确采购项目的详细内容、价格、交货期、质量标准、售后服务、付款方式、违约责任等条款，确保合同内容完整、准确、合法。3.将起草好的采购续约合同提交至法务部门进行合法性审查。法务部门重点审查合同条款是否符合法律法规要求，是否存在法律风险等。4.经法务部门审查通过后，采购部门与供应商签订正式的采购续约合同，并按照公司合同管理规定进行合同归档和备案。四、采购续约监督与管理（一）内部监督机制1.建立采购续约内部监督小组，成员包括采购部门负责人、财务部门人员、审计部门人员等。2.监督小组定期对采购续约项目进行检查，重点检查续约流程的合规性、续约条件的合理性、合同执行情况等。3.对于发现的问题，监督小组应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）供应商管理1.加强对供应商的日常管理，建立供应商档案，记录供应商的基本信息、评估情况、合同执行情况等内容。2.定期对供应商进行回访，了解供应商的经营状况和服务质量，及时发现并解决存在的问题。3.对于违反合同约定或出现其他不良行为的供应商，应及时采取警告、暂停合作、终止合同等措施，并将相关情况记录在供应商档案中。（三）信息公开与共享1.建立采购续约信息公开平台，及时发布采购续约项目的相关信息，包括采购项目名称、供应商名称、续约金额、续约期限等内容，确保公司内部信息透明。2.加强采购部门与其他部门之间的信息共享，如财务部门及时了解采购续约的资金安排，审计部门提前介入采购续约项目的审计工作等，形成工作合力。五、采购续约的变更与终止（一变更情形1.在采购续约合同履行过程中，若因不可抗力、政策调整、公司业务变化等原因需要变更续约合同条款的，双方应协商一致，并签订书面变更协议。2.变更协议应明确变更的事项、变更后的条款内容、双方的权利义务以及违约责任等。终止情形1.若出现以下情形之一，采购续约合同可提前终止：双方协商一致同意终止合同；供应商严重违反合同约定，公司有权单方面解除合同；因不可抗力等原因导致合同无法继续履行；公司采购需求发生重大变化，不再需要