深圳学校采购管理制度

PAGE深圳学校采购管理制度一、总则（一）目的为规范深圳学校采购行为，加强采购管理，提高资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于深圳学校（含幼儿园、中小学、中等职业学校等各类公办、民办学校）使用财政性资金、自有资金进行的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家法律法规和相关行业标准，确保采购活动合法合规。2.公开公正原则：采购过程公开透明，接受社会监督，保证采购结果公平公正。3.科学合理原则：根据学校实际需求，科学制定采购计划，合理确定采购方式和预算。4.效益优先原则：注重采购资金的使用效益，追求性价比最优，实现资源的合理配置。5.廉洁诚信原则：采购人员应廉洁自律，诚实守信，杜绝腐败行为。二、采购组织与职责根据学校规模和采购业务量，设立专门的采购管理部门或指定相关部门负责采购工作，明确各部门职责：1.采购管理部门职责制定和完善学校采购管理制度、流程和标准。审核采购计划，统筹安排采购活动。组织采购招标、谈判、询价等采购活动。建立和管理采购供应商库。监督采购合同执行情况，协调处理采购纠纷。定期对采购工作进行总结和评估。2.使用部门职责根据教学、科研、管理等实际需求，提出采购申请。参与采购需求论证和技术规格制定。协助采购管理部门进行采购项目验收工作。3.财务部门职责审核采购预算，确保资金安排合理。负责采购资金的支付和核算管理。对采购项目进行财务审计和监督。4.审计部门职责对采购活动进行审计监督，检查采购程序合规性和采购结果公正性。对采购项目进行绩效审计和评价。三、采购预算管理（一）预算编制1.使用部门应根据学校发展规划、教学科研任务和年度工作计划，提前编制采购预算。采购预算应明确采购项目名称、规格型号、数量、预算金额等详细信息。2.采购预算编制应遵循科学性和合理性原则，充分考虑市场价格波动因素，确保预算准确可靠。3.采购管理部门对各部门提交的采购预算进行汇总审核，结合学校财力状况和实际需求，提出调整意见后报学校领导审批。（二）预算执行1.采购项目严格按照批准的预算执行，不得擅自突破预算。如遇特殊情况确需调整预算的，应按规定程序报经批准。2.财务部门根据采购合同和验收报告，及时办理资金支付手续，并对预算执行情况进行监控和分析。（三）预算调整1.因政策变化、市场价格波动、采购需求变更等原因导致采购预算需要调整的，由使用部门提出书面申请，说明调整原因、调整金额及调整依据。采购管理部门对申请进行审核，提出审核意见。财务部门根据审核意见，对调整后的预算进行资金平衡分析。报学校领导审批后，调整采购预算。2.采购预算调整后，采购管理部门应及时调整采购计划和采购方式，确保采购活动顺利进行。四、采购方式（一）公开招标1.公开招标是指采购人以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.达到下列标准之一的货物、工程和服务采购项目，应当采用公开招标方式：货物类：单项或批量采购金额一次性达到200万元以上。工程类：施工单项合同估算价在400万元以上；重要设备、材料等货物采购单项合同估算价在200万元以上；勘察、设计、监理等服务采购单项合同估算价在100万元以上。服务类：单项采购金额一次性达到100万元以上。3.公开招标采购程序：采购管理部门编制招标文件，明确采购项目的技术规格、商务条款、评标标准和方法等内容。在指定媒体上发布招标公告，邀请潜在供应商报名参加投标。对报名供应商进行资格预审，确定合格供应商名单。发售招标文件，组织供应商踏勘现场和答疑会。接收投标文件，组织开标、评标和定标。发布中标公告，向中标供应商发出中标通知书，并与中标供应商签订采购合同。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人以投标邀请书的方式邀请特定的供应商参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用邀请招标方式：通过公开招标方式产生的合格供应商不足三家的。具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占采购项目总价值比例过大的。3.邀请招标采购程序：采购管理部门确定邀请供应商名单，向其发出投标邀请书。后续程序参照公开招标采购程序进行。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。3.竞争性谈判采购程序：采购管理部门制定谈判文件，明确谈判程序、谈判内容、合同草案条款等。确定谈判供应商名单，向其发出谈判邀请书。组织谈判小组与供应商进行谈判，谈判小组所有成员集中与单一供应商分别进行谈判。谈判结束后，要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交供应商。签订采购合同。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.单一来源采购程序：使用部门提出单一来源采购申请，说明采购理由和拟采购供应商名称。采购管理部门对申请进行审核，组织相关专家进行论证，形成论证意见。将单一来源采购申请和论证意见报学校领导审批。审批通过后，采购管理部门与供应商协商确定采购价格、合同条款等内容，并签订采购合同。（五）询价1.询价是指采购人向三家以上潜在供应商发出询价单，对供应商一次性报出的价格进行比较，最后按照符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商的采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。3.询价采购程序：采购管理部门编制询价文件（包括询价单、采购项目技术规格、售后服务要求等）。确定询价供应商名单，向其发出询价通知书。供应商在规定时间内报价，采购管理部门对报价进行整理和比较。根据报价情况确定成交供应商，向成交供应商发出成交通知书，并签订采购合同五、采购流程（一）采购申请1.使用部门根据实际需求填写采购申请表，详细说明采购项目名称、规格型号、数量、预算金额、采购用途、技术要求、交货时间等内容，并由部门负责人签字确认。2.采购申请表应附相关的技术资料、市场调研情况等，以便采购管理部门进行审核和评估。（二）采购审批1.采购管理部门收到采购申请表后，对采购申请的必要性、合理性、合规性进行审核。审核内容包括采购需求是否真实、采购预算是否合理、采购方式是否符合规定等。2.对于金额较大或技术复杂的采购项目，采购管理部门应组织相关专家进行论证，确保采购决策科学合理。3.采购申请经采购管理部门审核通过后，报学校领导审批。学校领导根据学校发展规划、财务状况和实际需求等因素进行审批决策。（三）采购实施1.根据采购审批结果和已确定的采购方式，采购管理部门组织实施采购活动按以下方式进行：公开招标、邀请招标：采购管理部门委托专业招标代理机构进行招标活动，或自行组织招标。招标过程严格按照相关法律法规和招标文件要求进行，确保招标程序合法合规公正。竞争性谈判：采购管理部门组建谈判小组，与供应商进行谈判采购。谈判小组应具备相关专业知识和经验，在谈判过程中充分了解供应商的报价、技术方案、服务承诺等情况，进行综合比较和评估，确定成交供应商。单一来源采购和询价：采购管理部门按照规定程序与供应商进行协商或询价，确定成交供应商。2.在采购实施过程中，采购管理部门应与供应商保持密切沟通，及时了解采购项目进展情况，协调解决采购过程中出现的问题。（四）合同签订1.采购项目确定成交供应商后，采购管理部门应及时与成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、售后服务等条款，确保双方权利义务明确。2.采购合同签订前，采购管理部门应将合同草案提交学校法律顾问进行合法性审查，避免合同风险。3.采购合同经双方签字盖章后生效，采购管理部门应将合同副本分送使用部门、财务部门等相关部门备案。（五）验收付款1.采购项目到货后，使用部门应及时组织验收工作。验收人员应根据采购合同和相关标准对货物的数量质量、规格型号、技术性能等进行全面验收，填写验收报告。2.验收合格的采购项目，财务部门根据验收报告和采购合同办理付款手续及时支付采购资金。付款过程严格按照财务管理制度进行，确保资金支付安全合规。3.验收过程中发现货物存在质量问题或其他不符合合同约定的情况，使用部门应及时与供应商沟通协商解决供应商应承担相应的违约责任。如协商不成，可通过法律途径解决。六、供应商管理（一）供应商准入1.建立供应商准入标准：采购管理部门制定供应商准入标准，包括供应商的资质条件、生产经营状况、财务状况、信誉情况、产品质量、售后服务等方面。2.供应商申请：有意向成为学校供应商的企业或单位，应向采购管理部门提交供应商准入申请，提供相关证明材料，如营业执照副本、税务登记证、组织机构代码证、法定代表人身份证明、产品质量认证证书、业绩证明材料等。3.资格审核：采购管理部门对供应商提交的申请材料进行审核，必要时可进行实地考察，了解供应商的实际情况。审核通过的供应商纳入学校供应商库（二）供应商评价与考核1.建立评价指标体系：采购管理部门建立供应商评价指标体系，包括产品质量、交货期、价格、售后服务、合同履行情况等方面。2.定期评价与考核采购管理部门定期对供应商进行评价与考核，可通过问卷调查、实地考察、数据分析等方式收集评价信息，并按照评价指标体系进行评分。根据评价结果对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予奖励和优先合作机会，对于表现不佳的供应商进行警告、整改或淘汰。3.动态管理：根据供应商的评价与考核结果，对供应商库进行动态管理，及时调整供应商名单，确保供应商库的质量和竞争力。（三）供应商激励与约束1.激励措施：学校对优质供应商给予一定激励措施，如增加采购份额、优先参与新项目采购投标、提供培训和技术支持等，以提高供应商的积极性和合作意愿。2.约束措施：对于违反采购合同约定、提供劣质产品或服务、存在不良信用记录的供应商，学校将采取相应约束措施，如扣除履约保证金、暂停合作、列入黑名单等，以维护学校的合法权益和采购秩序。七、采购风险管理（一）风险识别与评估采购管理部门应定期对采购活动进行风险识别与评估，分析可能存在的风险因素，如采购需求变更风险、供应商违约风险、采购价格波动风险、采购质量风险、采购合规风险等，并评估风险发生的可能性和影响程度。（二）风险应对措施1.采购需求变更管理：加强采购需求调研和论证，明确采购需求，减少需求变更。如确需变更采购需求，应按规定程序进行审批，并及时调整采购计划和采购合同。2.供应商风险管理：建立供应商信用档案，加强对供应商的信用评估和管理。在采购合同中明确供应商的违约责任和赔偿条款，加强合同执行监督，及时发现和解决供应商违约问题。3.采购价格风险管理：加强市场价格监测和分析，合理确定采购预算和采购价格。在采购合同中约定价格调整条款，根据市场价格波动情况及时调整采购价格。4采购质量风险管理：加强采购质量控制，在采购合同中明确质量标准和验收要求，严格执行验收程序，确保采购货物和服务符合质量要求。对质量不合格的采购项目，及时与供应商协商解决，要求供应商承担相应的责任。八、监督与检查（一）内部监督1.学校审计部门定期对采购活动进行审计监督，检查采购程序是否合规、采购合同是否履行、采购资金使用是否合理等，发现问题及时提出整改意见。2.学校纪检监察部门对采购活动进行全程监督，严肃查处采购过程中的