海事政府采购内控制度

PAGE海事政府采购内控制度一、总则（一）目的为了加强海事政府采购管理，规范采购行为，提高采购资金使用效益，防范采购风险，根据国家有关法律法规和行业标准，结合本单位实际情况，制定本内控制度。（二）适用范围本制度适用于本单位在海事领域进行的政府采购活动，包括货物、工程和服务的采购。（三）基本原则1.合法性原则：政府采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公正性原则：采购过程应遵循公正、公平、公开的原则，保障所有参与采购活动的供应商平等竞争。3.效益性原则：在满足海事工作需求的前提下，追求采购资金的最大使用效益，降低采购成本。4.风险防控原则：识别、评估和应对采购过程中的各种风险，确保采购活动安全、顺利进行。（四）职责分工1.采购管理部门负责制定和完善政府采购管理制度、流程和操作规范。组织实施政府采购活动，包括采购需求编制、采购文件制定、采购评审组织等。协调与供应商、评审专家等相关方的关系，处理采购过程中的争议和问题。2.财务部门负责审核政府采购预算，监督采购资金的使用。参与采购合同的审核，确保合同条款符合财务规定。办理采购资金的支付和结算手续。3.业务部门根据海事工作实际需求，提出采购项目的申请和采购需求。参与采购文件的评审和合同的签订，负责采购项目的验收工作。4.监督部门对政府采购活动进行全过程监督，检查采购程序的执行情况和采购行为的合法性。受理对采购活动的投诉和举报，对违规行为进行调查和处理。二、采购预算管理（一）预算编制1.业务部门应根据海事工作的年度计划和实际需求，提前编制政府采购预算。预算编制应明确采购项目的名称、规格、数量、预算金额等详细信息。2.采购管理部门对业务部门提交的采购预算进行审核，重点审核预算的合理性、准确性和完整性。审核通过后，报财务部门汇总。3.财务部门根据单位的财务状况和资金安排，对采购预算进行综合平衡，纳入单位年度预算草案，报经单位领导审批后，按照规定程序报上级主管部门和财政部门审批。（二）预算执行1.采购活动应严格按照批准的采购预算执行，不得擅自突破预算。如因特殊情况需要调整预算，应按照规定程序办理预算调整手续。2.财务部门应加强对采购资金的管理，根据采购合同约定和采购进度，及时、足额支付采购资金。（三）预算监督1.监督部门定期对采购预算的执行情况进行检查，重点检查预算执行的合规性、资金使用的效益性等。2.采购管理部门和业务部门应及时向财务部门和监督部门报告采购预算执行情况，对执行过程中出现的问题及时进行分析和处理。三、采购需求管理（一）需求调研1.业务部门在提出采购项目申请前，应进行充分的需求调研，了解海事工作的实际需求和业务发展趋势。2.需求调研可通过问卷调查、实地考察、专家咨询等方式进行，广泛征求相关部门和人员的意见和建议。（二）需求编制1.业务部门根据需求调研结果，编制详细的采购需求文件。采购需求文件应明确采购项目的技术规格、质量标准、服务要求、验收标准等内容。2.采购需求文件应符合国家法律法规和行业标准的要求，具有明确性、可操作性和合理性。（三）需求审核1.采购管理部门对业务部门提交的采购需求文件进行审核，重点审核需求的合理性、完整性和合规性。2.对于技术复杂、专业性强的采购项目，可以组织专家进行论证，确保采购需求的科学性和准确性。四、采购方式选择（一）公开招标1.符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，应当采用公开招标方式：采购预算金额达到规定标准以上的；采购人认为采用公开招标方式更能满足采购需求的。2.公开招标应按照法定程序进行，通过发布招标公告、发售招标文件、开标、评标、定标等环节，确定中标供应商。（二）邀请招标1.符合下列情形之一的，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。2.邀请招标应向三家以上具备承担招标项目能力、资信良好的特定供应商发出投标邀请书，并按照规定程序进行开标、评标、定标。（三）竞争性谈判1.符合下列情形之一的，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。2.竞争性谈判应成立谈判小组，与符合资格条件的供应商就采购项目的技术、价格、服务等进行谈判，确定成交供应商。（四）单一来源采购1.符合下列情形之一的，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.单一来源采购应按照规定程序进行审批，并与供应商进行协商，确定成交价格。（五）询价1.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的政府采购项目，可以采用询价方式采购。2.询价应成立询价小组，向三家以上的供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格，根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。五、采购文件管理（一）采购文件编制1.采购管理部门根据采购方式和采购需求，编制相应的采购文件。采购文件应包括采购公告、招标文件、谈判文件、询价通知书等。2.采购文件应明确采购项目的基本情况、采购要求、评审标准、采购程序、合同条款等内容，确保采购文件的完整性和准确性。（二）采购文件审核1.采购管理部门编制的采购文件应报业务部门、财务部门和监督部门审核。审核重点包括采购需求的合理性、采购方式的合规性、评审标准的公正性、合同条款的完整性等。2.对于重大采购项目的采购文件，应组织专家进行论证，确保采购文件符合法律法规和行业标准的要求。（三）采购文件发放1.采购文件编制完成并审核通过后，采购管理部门应按照规定的方式和时间向潜在供应商发放采购文件。2.采购文件发放应做好记录，确保发放范围符合规定要求，发放过程规范有序。六、采购评审管理（一）评审专家管理**1.建立评审专家库，按照规定程序从评审专家库中随机抽取评审专家。评审专家应具备相应的专业知识和经验，熟悉政府采购法律法规和评审工作程序。2.对评审专家的资格进行审查和管理，定期对评审专家进行培训和考核，确保评审专家的专业素质和职业道德水平。（二）评审过程管理1.采购管理部门应按照规定程序组织采购评审活动，确保评审过程的公平、公正、公开。评审过程中，应严格遵守评审纪律，不得泄露评审信息。2.评审专家应独立评审，按照评审标准和方法进行评审，客观公正地评价供应商的投标文件或响应文件。（三）评审结果公示1.采购评审结束后，采购管理部门应及时将评审结果进行公示，公示期不得少于规定天数。公示内容应包括采购项目名称、采购方式、评审日期、中标（成交）供应商名称、中标（成交）金额等信息。2.对公示期间供应商提出的质疑，采购管理部门应及时进行调查和处理，并将处理结果告知质疑供应商。七、采购合同管理（一）合同签订1.采购管理部门应在中标（成交）通知书发出之日起规定时间内，与中标（成交）供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购项目的名称、规格、数量、价格、交货时间、质量标准、验收方式、付款方式等内容。2.采购合同应符合法律法规和采购文件的要求，条款清晰、明确，避免出现模糊不清或歧义的表述。（二）合同审核1.采购合同签订前，应报业务部门、财务部门和监督部门审核。审核重点包括合同条款的合法性、完整性、合理性，以及与采购文件的一致性等。2.对于重大采购项目的采购合同，应组织法律顾问进行审核，并形成审核意见。（三）合同履行1.采购合同签订后，双方应按照合同约定履行各自的义务。业务部门应负责跟踪采购项目的执行情况，及时协调解决合同履行过程中出现的问题。2.供应商应按照合同约定的时间、地点、质量标准等要求提供货物、工程或服务。采购管理部门应加强对供应商履约情况的监督检查，确保合同顺利履行。（四）合同变更与终止1.在合同履行过程中，如因特殊情况需要变更合同条款，双方应协商一致，并签订书面变更协议。变更协议应报原审核部门备案。2.如因不可抗力或其他法定事由需要终止合同，双方应按照合同约定或法律法规的规定办理终止手续，并妥善处理善后事宜。八、采购验收管理（一）验收准备1.业务部门应在采购项目到货或服务完成前，制定验收方案，明确验收标准、验收程序、验收人员等内容。2.采购管理部门应协助业务部门做好验收准备工作，通知供应商提交验收所需的文件和资料。（二）验收实施1.验收人员应按照验收方案和合同约定的标准进行验收，对采购项目的数量、质量、规格、性能等进行逐一核对。2.验收过程中，应做好记录，包括验收时间、地点、验收人员、验收内容、验收结果等信息。验收记录应由验收人员签字确认。（三）验收报告1.验收结束后，验收人员应编制验收报告，验收报告应包括采购项目的基本情况、验收依据、验收标准、验收过程、验收结果等内容。2.验收报告经验收人员签字确认后，报业务部门审核。业务部门审核通过后，报采购管理部门备案。九、采购档案管理（一）档案收集1.采购管理部门负责收集、整理采购活动过程中形成的各类文件和资料，包括采购预算文件、采购需求文件、采购文件、评审文件、采购合同、验收报告等。2.档案收集应确保文件和资料的完整性和准确性，按照时间顺序和类别进行分类整理。（二）档案整理1.对收集到的采购档案进行整理，编制档案目录，建立档案索引，便于查阅和管理。2.档案整理应按照档案管理的规范要求，对文件和资料进行装订、编页、编号等处理，确保档案的规范性和系统性。（三）档案保管1.设立专门的档案保管场所，配备必要的档案保管设备，确保采购档案的安全存放。2.采购档案应按照规定的保管期限进行保管，定期对档案进行检查和维护，防止档案损坏、丢失或泄密。（四）档案查阅1.建立档案查阅制度，明确查阅档案的程序和要求。因工作需要查阅采购档案的，应填写查阅申请表，经批准后按照规定程序进行查阅。2.查阅档案时，应严格遵守档案查阅纪律，不得擅自涂改、抽取、复制档案内容，确保档案的原始性和完整性。十、监督检查与责任追究（一）监督检查1.监督部门定期对政府采购活动进行监督检查，重点检查采购程序的执行情况、采购文件的编制和审核情况、评审过程的公正性、合同签订和履行情况、验收工作的落实情况等。2.监督检查可采取日常检查、专项检查、重点抽查等方式进