法院采购业务管理制度

PAGE法院采购业务管理制度一、总则（一）目的为了规范法院采购业务活动，加强采购管理，提高采购资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，依据相关法律法规，结合本院实际情况，制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于本院各部门使用财政性资金、自有资金等进行的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家有关法律法规和政策规定，确保采购活动合法合规。2.公开透明原则：采购信息公开，采购过程透明，接受内部监督和社会监督。3.公平竞争原则：营造公平竞争环境，保证供应商平等参与采购活动。4.公正诚信原则：公正对待所有供应商，秉持诚信理念开展采购业务。5.效益优先原则：在保证采购质量的前提下，追求采购资金使用效益最大化。二、采购管理职责分工（一）采购管理部门职责1.负责制定和完善本院采购业务管理制度、流程和操作规范。2.汇总各部门采购需求，编制年度采购计划，并报相关领导审批。3.组织实施采购活动，包括采购文件编制、采购信息发布、供应商邀请、开标评标等环节。4.建立和管理供应商库，对供应商进行资格审查、信用评价和动态管理。5.协调处理采购过程中的质疑、投诉等问题，维护采购秩序。6.负责采购合同的签订、履行、验收等管理工作。7.对采购业务进行统计分析，总结经验教训，提出改进建议。（二）需求部门职责1.根据工作需要，提出采购需求，明确采购项目的规格、数量、技术要求、服务标准等内容。2.配合采购管理部门开展采购活动，提供必要的技术支持和业务指导。3.参与采购项目的验收工作，对采购产品或服务的质量、性能等进行评价。4.负责采购项目的使用和维护，及时反馈使用过程中出现的问题。（三）财务部门职责1.负责审核采购预算，确保采购资金的合理安排和有效使用。2.按照合同约定和财务制度，及时支付采购款项。3.对采购资金的使用情况进行监督检查，确保资金安全。4.配合采购管理部门进行采购项目的成本核算和效益分析。（四）审计部门职责1.对采购业务进行审计监督，检查采购活动是否符合法律法规和本院制度规定。2.审查采购项目的预算执行情况、合同履行情况、资金使用情况等。3.对采购过程中的违规违纪行为进行调查处理，提出审计意见和建议。三、采购预算管理（一）预算编制1.各部门应根据工作实际需要和年度工作计划，在规定时间内编制采购预算草案，明确采购项目名称、规格、数量、预算金额等内容。2.采购预算草案应详细说明采购项目的必要性、资金来源、采购方式等，并附相关依据和说明材料。3.采购管理部门对各部门提交的采购预算草案进行汇总审核，结合本院财力状况和工作重点，编制年度采购预算方案，报院领导审批。（二）预算执行1.采购项目应严格按照批准的预算执行，不得擅自调整预算金额和采购内容。2.因特殊情况确需调整采购预算的，应按照规定程序报原审批部门批准。3.财务部门应加强对采购预算执行情况的监控，定期通报预算执行进度，确保采购资金专款专用。（三）预算调整1.在采购项目实施过程中，如遇下列情形之一的，可以申请调整采购预算：因国家政策调整、市场价格波动等原因，导致采购项目成本大幅增加，原预算无法满足采购需求的。因不可抗力因素，致使采购项目无法按原计划实施，需要变更采购内容或金额的。其他经院领导批准的特殊情况。2.采购预算调整申请应包括调整原因、调整内容、调整金额等详细信息，并附相关证明材料。3.采购预算调整申请经采购管理部门审核、财务部门会签后，报院领导审批。四、采购方式及程序（一）公开招标1.公开招标是指采购人依法以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.达到公开招标数额标准的采购项目，应当采用公开招标方式。公开招标数额标准按照国家有关规定执行。3.采购管理部门应按照规定编制公开招标文件，明确采购项目的技术规格、商务条款、评标标准等内容。4.公开招标公告应在指定的媒体上发布，公告内容应包括采购项目名称、采购人名称、采购内容及数量、预算金额、投标人资格要求、获取招标文件的时间和方式、投标截止时间、开标时间及地点等。5.采购管理部门应组织开标、评标活动，按照招标文件规定的评标标准和方法进行评标，确定中标供应商。6.采购管理部门应向中标供应商发出中标通知书，并同时将中标结果通知所有未中标的供应商。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。3.采购管理部门应根据采购项目特点和需求，确定邀请供应商的资格条件和名单，并向其发出投标邀请书。4.投标邀请书应包括采购项目名称、采购人名称、采购内容及数量、预算金额、投标人资格要求、获取招标文件的时间和方式、投标截止时间、开标时间及地点等。5.采购管理部门应组织开标、评标活动，按照招标文件规定的评标标准和方法进行评标，确定中标供应商。6.采购管理部门应向中标供应商发出中标通知书，并同时将中标结果通知所有被邀请的供应商。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的多家供应商分别进行谈判，从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。3.采购管理部门应成立谈判小组，谈判小组由采购人代表和有关专家共三人以上单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。4.采购管理部门应制定谈判文件，明确谈判程序、谈判内容、合同草案条款等。5.采购管理部门应邀请符合资格条件的供应商参加谈判，并向其提供谈判文件。6.谈判小组应与供应商进行谈判，谈判过程中应要求供应商对其报价、技术方案等进行详细说明，并对谈判内容进行记录。7.谈判结束后，谈判小组应要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交供应商。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.采购管理部门应组织专业人员对采购项目进行论证，形成论证意见，明确采用单一来源采购方式的理由和依据。4.采购管理部门应将单一来源采购项目的名称、内容、预算金额、采用单一来源采购方式的原因及相关说明材料等在本院内部进行公示，公示期不得少于五个工作日。5.公示无异议后，采购管理部门应与单一来源供应商进行协商，签订采购合同。（五）询价1.询价是指采购人向三家以上供应商发出询价通知书，对其一次性报出的价格进行比较，最后按照符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商的采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。3.采购管理部门应编制询价通知书，明确采购项目的规格、数量、质量要求、交货时间、交货地点、报价要求等内容。4.采购管理部门应向符合资格条件的供应商发出询价通知书，并要求其在规定时间内报价。5.采购管理部门应根据供应商的报价情况，按照询价通知书规定的评标标准进行评审，确定成交供应商。6.采购管理部门应向成交供应商发出成交通知书，并同时将成交结果通知所有被询价的供应商。（六）采购程序1.采购申请：各部门根据工作需要，填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格、数量、技术要求、预算金额、采购方式等内容，并经部门负责人签字后报采购管理部门。2.采购审批：采购管理部门对采购申请表进行审核，符合要求的报分管领导审批；超过一定金额的采购项目，需报院长审批。3.采购实施：采购管理部门根据审批意见，按照规定的采购方式组织实施采购活动。4.合同签订：采购项目确定成交供应商后，采购管理部门应与供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。5.合同履行：采购合同签订后，双方应按照合同约定履行各自的义务。采购管理部门应跟踪合同履行情况，及时协调解决合同履行过程中出现的问题。6.验收付款：采购项目完成后，采购管理部门应组织相关部门和人员进行验收。验收合格后，财务部门按照合同约定支付采购款项。五、采购文件管理（一）采购文件编制1.采购管理部门应根据采购项目特点和采购方式，编制相应的采购文件，包括招标文件、谈判文件、询价通知书等。2.采购文件应明确采购项目的技术规格、商务条款、评标标准、合同草案条款等内容，确保采购文件的完整性、准确性和公正性。3.采购文件编制过程中，应充分征求需求部门、财务部门、审计部门等相关部门的意见，确保采购文件符合实际需求和法律法规要求。（二）采购文件审核1.采购文件编制完成后，采购管理部门应组织内部审核，审核内容包括采购文件的合法性、完整性、准确性、公正性等。2.采购管理部门应将审核后的采购文件报分管领导审批，重大采购项目的采购文件需报院长审批。3.采购文件经审批后，应严格按照审批意见进行修改完善，确保采购文件最终版本符合要求。（三）采购文件发放1.采购管理部门应按照规定的程序和方式，向供应商发放采购文件。2.采购文件发放时，应要求供应商签收，并做好发放记录。发放记录应包括采购文件名称、发放时间、发放对象、签收人等内容。3.采购管理部门应及时解答供应商对采购文件提出的疑问，对采购文件进行必要的澄清和修改。澄清和修改的内容作为采购文件的组成部分，具有同等法律效力。（四）采购文件保存1.采购管理部门应妥善保存采购文件，包括采购项目的申请文件、审批文件、采购文件、投标文件、评标报告、合同文件等。2.采购文件保存期限应按照国家有关规定执行，一般不得少于十五年。3.采购文件保存方式应便于查阅和使用，可采用纸质档案和电子档案相结合的方式进行保存。六、供应商管理（一）供应商资格审查1.采购管理部门应建立供应商资格审查制度，对参与本院采购活动的供应商进行资格审查。2.供应商资格审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、法定代表人身份证明、资质证书、业绩情况、财务状况、信誉情况等。3.采购管理部门应要求供应商提供相关证明材料，并对证明材料的真实性、有效性进行核实。4.经资格审查合格的供应商，方可参与本院采购活动。（二）供应商库建立1.采购管理部门应建立供应商库，将符合资格条件的供应商纳入供应商库管理。2.供应商库应实行动态管理，定期对供应商进行评估和更新，淘汰不合格供应商，补充新的优质供应商。3.采购管理部门应在供应商库中选择供应商参与采购活动，优先选择信用良好、业绩突出、服务优质的供应商。（三）供应商信用评价1.采购管理部门应建立供应商信用评价制度，对供应商在采购活动中的表现进行信用评价。2.供应商信用评价内容包括供应商的交货期、产品质量、售后服务、合同履行情况、遵守法律法规情况等。3.采购管理部门应定期对供应商信用评价结果进行公布，并根据信用评价结果对供应商采取相应的管理措施，如限制参与采购活动、降低信用等级等。（四）供应商投诉处理1.供应商对采购活动有异议的，可以向采购管理部门提出质疑或投诉。2.采购管理部门应及时受理供应商的质疑和投诉，并按照规定程序进行处理。3.采购管理部门应在规定时间内对供应商的质疑和投诉作出答复，并将处理结果通知供应商。七、采购合同管理（一）合同签订1.采购项目确定成交供应商后，采购管理部门应与供应商签订采购合同。2.采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务，包括采购项目名称、规格、数量、质量标准、交货时间、交货地点、付款方式、违约责任等内容。3.采购合同签订前，采购管理部门应将合同草案提交财务部门、审计部门等相关部门进行审核，审核通过后报分管领导审批。重大采购项目的采购合同需报院长审批。4.采购合同签订时，应确保合同条款符合法律法规要求和采购文件规定，避免出现歧义或漏洞。（二）合同履行1.采购合同签订后，双方应按照合同约定履行各自的义务。采购管理部门应跟踪合同履行情况，及时协调解决合同履行过程中出现的问题。2.供应商应按照合同约定的时间、地点、质量标准等要求提供货物、工程或服务。采购管理部门应及时组织验收，确保采购项目符合要求。3.如遇合同变更、解除等情况，采购管理部门应按照规定程序办理相关手续，并及时通知相关部门和人员。（三）合同验收1.采购项目完成后，采购管理部门应组织相关部门和人员进行验收。验收内容包括货物的数量、质量、规格、性能等，工程的质量、进度、验收标准等，服务的内容、标准、效果等。2.验收人员应按照合同约定和验收标准