河北疾控采购制度

PAGE河北疾控采购制度一、总则1.目的本采购制度旨在规范河北疾控中心（以下简称“中心”）的采购行为，确保采购活动合法、合规、公正、透明，提高采购资金使用效益，保障中心各项工作的顺利开展，满足疾病预防控制工作对物资、服务等的需求。2.适用范围本制度适用于中心各部门及下属单位在开展疾病预防控制业务过程中，涉及的各类物资采购、服务采购等活动。包括但不限于仪器设备、试剂耗材、办公用品、办公家具、信息系统、技术服务、后勤保障服务等采购事项。3.基本原则合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规以及相关政策规定，确保采购行为合法合规。公正性原则：采购过程应遵循公平、公正的原则，对待所有供应商，不偏袒、不歧视，保障市场竞争的公平性。公开性原则：除涉及国家秘密、商业秘密等特殊情况外，采购信息应及时、准确地向社会公开，接受公众监督。效益性原则：在保证采购质量的前提下，注重采购成本控制，提高采购资金使用效益，实现性价比最优。二、采购组织与职责1.采购管理部门设立专门的采购管理部门，负责中心采购工作的统一管理和协调。其主要职责包括：制定和完善中心采购制度、流程和标准，并监督执行。编制年度采购计划，汇总各部门采购需求，进行综合平衡和审核。建立和维护供应商库，组织供应商的筛选、评估和考核。负责采购项目的组织实施，包括招标、谈判、询价等采购方式的具体操作。协调处理采购过程中的争议和问题，对采购合同进行审核和管理。定期对采购工作进行总结和分析，提出改进建议和措施。2.需求部门各需求部门负责提出本部门的采购需求，包括物资的规格、数量、质量要求、服务内容等详细信息，并对采购需求的合理性和必要性负责。在采购过程中，需求部门应积极配合采购管理部门，提供必要的技术支持和协助，参与采购项目的验收工作。3.财务部门财务部门负责采购资金的预算管理、支付审核和账务处理。根据采购计划和合同安排，合理安排采购资金，确保资金及时足额到位。对采购资金的使用情况进行监督和检查，审核采购报销凭证，确保资金使用合规、安全。4.审计部门审计部门负责对采购活动进行审计监督，审查采购项目的合法性、合规性、效益性。对采购过程中的违规行为提出审计意见和建议，督促相关部门进行整改。参与重大采购项目的开标、评标等活动，对采购过程进行现场监督。三、采购预算管理1.预算编制各需求部门应根据本部门业务发展规划和工作实际需要，于每年年底前编制下一年度采购预算。采购预算应详细列出采购项目的名称、规格、数量、预计金额等内容，并说明采购的必要性和资金来源。采购管理部门对各部门提交的采购预算进行汇总、审核和平衡，结合中心整体发展战略和资金状况，编制中心年度采购预算草案，报中心领导审批。年度采购预算经中心领导批准后下达各部门执行，原则上不得随意调整。如因特殊情况需要调整采购预算，应按照规定的程序进行申报和审批。2.预算执行采购管理部门应严格按照批准的采购预算组织实施采购活动，确保采购项目在预算范围内进行。对于超预算采购项目，必须按照规定的程序办理预算调整手续，经批准后方可实施。财务部门应加强对采购资金的预算执行监控，定期对采购资金的使用情况进行分析和通报。对预算执行过程中出现的问题及时提出改进措施，确保采购资金合理使用。四、采购方式及适用条件1.公开招标公开招标是指采购人以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。达到下列标准之一的采购项目，应当采用公开招标方式：货物类采购项目，单项或批量采购金额一次性达到200万元以上。服务类采购项目，单项或批量采购金额一次性达到100万元以上。工程类采购项目，按照国家有关工程招标的规定执行。公开招标应严格按照《中华人民共和国招标投标法》及相关法律法规的规定组织实施，通过发布招标公告、资格预审、开标、评标、定标等程序，选择最优的供应商中标。2.邀请招标邀请招标是指采购人以投标邀请书的方式邀请特定的供应商参加投标的采购方式。符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。采用邀请招标方式的，采购管理部门应从符合相应资格条件的供应商中，通过随机方式选择三家以上供应商，并向其发出投标邀请书。邀请招标的程序和要求与公开招标基本相同，但在供应商选择范围上有所限制。3.竞争性谈判竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。符合下列情形之一时，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。在竞争性谈判过程中，采购管理部门应组织谈判小组与供应商进行多轮谈判，根据谈判情况确定成交供应商。谈判小组应由采购人代表和有关专家共三人以上单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。4.单一来源采购单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程或服务的采购方式。符合下列情形之一的，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。采用单一来源采购方式的，采购管理部门应组织专业人员进行论证，并将论证情况报中心领导批准。在采购过程中，应与供应商就采购价格、质量、服务等条款进行协商，确保采购的合理性和公正性。5.询价询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，并在报价的基础上进行比较，以确定成交供应商的采购方式。采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。采购管理部门应向不少于三家的供应商发出询价单，要求其在规定时间内报价。根据供应商的报价情况，选择报价最低且符合采购需求的供应商作为成交供应商。询价过程中，应要求供应商提供详细的报价清单和产品规格说明等资料。五、采购流程1.采购申请各需求部门根据工作需要，填写《采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格、数量、质量要求、用途、预计金额、采购时间等内容，并由部门负责人签字确认。对于涉及重大采购项目或金额较大的采购申请，需求部门应提供详细的采购论证报告，说明采购的必要性、可行性、效益分析等情况。《采购申请表》提交至采购管理部门，采购管理部门对采购申请进行初步审核，审核内容包括采购需求的合理性、合规性、是否在预算范围内等。如审核通过，进入采购计划编制环节；如审核不通过，采购管理部门应及时与需求部门沟通，说明原因并要求其修改完善采购申请。2.采购计划编制采购管理部门根据审核通过的采购申请，结合中心年度采购预算和实际工作安排，编制采购计划。采购计划应明确采购项目的实施时间、采购方式选择建议、采购流程安排以及采购责任人等内容。对于需集中采购的项目，采购管理部门应按照相关规定和要求，统一纳入中心集中采购计划进行管理。采购计划编制完成后，报中心领导审批。3.采购实施公开招标和邀请招标采购管理部门按照规定的程序发布招标公告或投标邀请书，组织潜在供应商报名、资格预审等工作。发售招标文件，对招标文件进行答疑和澄清，确保供应商对招标文件的理解一致。组织开标、评标活动，开标应公开进行，由采购人或其委托的招标代理机构主持。评标委员会按照招标文件规定的评标标准和方法进行评标，推荐中标候选人。采购人根据评标委员会推荐的中标候选人确定中标供应商，并向中标供应商发出中标通知书，同时将中标结果通知所有未中标的供应商。竞争性谈判采购管理部门成立谈判小组，制定谈判文件，明确谈判程序、谈判内容、合同草案条款等。邀请符合资格条件的供应商参加谈判，谈判小组与供应商进行多轮谈判，要求供应商进行报价和谈判响应。根据谈判情况，谈判小组确定成交供应商，并编写谈判报告，报采购管理部门审核。采购管理部门根据审核结果，向成交供应商发出成交通知书。单一来源采购采购管理部门组织专业人员进行论证，形成论证意见，并报中心领导批准。采购管理部门与单一来源供应商就采购价格、质量、服务等条款进行协商，达成一致后签订采购合同。询价采购管理部门向不少于三家的供应商发出询价单，要求供应商在规定时间内报价。对供应商的报价进行比较和分析，选择报价最低且符合采购需求的供应商作为成交供应商。采购管理部门向成交供应商发出成交通知书，并要求其签订采购合同。4.合同签订与履行采购项目确定成交供应商后，采购管理部门应及时与供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购项目的名称、规格、数量、价格、质量标准、交货时间、交货地点、付款方式、售后服务等条款。采购合同签订后，双方应严格按照合同约定履行各自的义务。采购管理部门负责跟踪合同执行情况，及时协调解决合同履行过程中出现的问题。供应商应按照合同要求按时、按质、按量提供货物或服务，并提供相应的发票和验收资料。5.验收采购项目完成后由需求部门组织验收，采购管理部门、财务部门等相关部门参与。验收应按照合同约定的质量标准和验收程序进行，确保采购项目符合要求。需求部门应成立验收小组，验收小组应由专业技术人员和相关管理人员组成。验收小组根据采购合同和技术文件要求，对采购项目的数量、质量、性能等进行逐一检查和测试。验收合格后，验收小组应出具验收报告，验收报告应包括采购项目的名称、规格、数量、验收依据、验收情况、验收结论等内容，并由验收小组成员签字确认。如验收不合格，需求部门应及时与供应商沟通，要求其限期整改或退换货物，直至验收合格为止。6.付款财务部门根据采购合同和验收报告，审核采购报销凭证，办理付款手续。付款方式应按照合同约定执行，原则上应通过银行转账等方式支付，确保资金支付安全、规范。对于符合财政直接支付条件的采购项目，财务部门应按照财政国库集中支付制度的规定，通过财政直接支付方式将采购资金支付给供应商。对于不符合财政直接支付条件的采购项目，财务部门应在审核无误后，按照单位财务管理制度的规定，将采购资金支付给供应商。六、供应商管理1.供应商准入采购管理部门建立供应商库，制定供应商准入标准。供应商准入标准应包括供应商的资质条件、生产经营状况、产品质量、售后服务、信誉等方面的要求。潜在供应商向采购管理部门提交《供应商准入申请表》，并提供相关证明材料，如营业执照副本、税务登记证、组织机构代码证、产品质量认证证书、业绩证明材料、售后服务承诺等。采购管理部门对供应商提交的申请材料进行审核，并实地考察供应商的生产经营场所、生产设备、质量管理体系等情况。审核通过后，将供应商纳入供应商库，并定期更新供应商信息。2.供应商评估与考核采购管理部门定期对供应商进行评估与考核，评估与考核内容包括产品质量、交货期、售后服务、价格水平、合同履行情况等方面。评估与考核方式可采用定期问卷调查、实地考察、数据分析、用户反馈等多种形式。采购管理部门根据评估与考核结果，对供应商进行分类管理，分为优秀供应商、合格供应商、不合格供应商。对于优秀供应商，在同等条件下可优先选择其参与采购项目；对于合格供应商，继续保持合作关系，督促其不断改进；对于不合格供应商，及时将其从供应商库中剔除，并停止与其合作。3.供应商激励与约束建立供应商激励机制，对于在产品质量、交货期、售后服务等方面表现优秀的供应商，给予一定的奖励，如表彰奖励、增加采购份额、优先支付货款等。加强对供应商约束，在采购合同中明确违约责任条款，对于供应商违反合同约定的行为，按照合同约定追究其违约责任。如供应商提供的产品质量不合格、未按时交货、售后服务不到位等，采购管理部门有权扣除相应的货款、要求其承担赔偿责任等。七、采购监督与风险管理1.采购监督审计部门负责对采购活动进行全过程审计监督，定期或不定期对采购项目进行审计检查，审查采购项目的合法性、合规性、效益性。审计部门应参与重大采购项目的开标、评标等活动，对采购过程进行现场监督。对采购过程中发现的问题及时提出审计意见和建议，督促相关部门进行整改。采购管理部门应建立内部监督机制，加强对采购人员的管理和监督，规范采购操作流程，防止采购过程中的违规行为发生。定期对采购工作进行自查自纠，及时发现和解决问题。中心应设立举报信箱和举报电话，接受社会公众对采购活动的监督举报。对举报内容进行认真调查核实，如发现违规行为，依法依规严肃处理，并及时向社会公布处理结果。2.风险管理采购管理部门应识别采购过程中可能存在的风险因素，如供应商违约风险、质量风险、价格波动风险、法律风险等，并制定相应的风险应对措施。对于供应商违约风险，应在采购合同中明确违约责任条款，加强对供应商的管理和监督，定期评估供应商的信用状况，降低供应商违约的可能性。针对质量风险，应加强对采购产品的质量检验和验收，要求供应商提供质量合格证明文件，必要时可