公司采购制度询价模板

PAGE公司采购制度询价模板一、总则（一）目的为规范公司采购行为，确保采购活动公开、公平、公正，提高采购效率，降低采购成本，保证所采购物资和服务的质量，特制定本采购制度询价模板。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门涉及的物资采购、工程采购以及服务采购等各类采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：对待所有供应商一视同仁，不偏袒、不歧视，保证采购过程的公正性和透明度。3.效益原则：在保证质量的前提下，追求采购成本的最小化，实现公司经济效益最大化。4.诚信原则：采购人员与供应商应诚实守信，履行各自的责任和义务。二、询价流程（一）采购申请1.各部门根据实际需求填写采购申请表，详细注明采购物资或服务的名称、规格型号、数量、质量要求、预计采购时间等信息。2.采购申请表需经部门负责人审核签字，对于金额较大或重要的采购项目，还需报分管领导审批。（二）询价准备1.采购部门接到经审批的采购申请表后，组建询价小组。询价小组由采购人员、技术人员、财务人员等相关人员组成，人数根据采购项目的复杂程度确定，一般不少于三人。2.询价小组根据采购项目的特点和要求，制定询价文件。询价文件应包括采购项目的详细说明、技术规格、质量标准、交货期、售后服务要求等内容。3.询价小组通过多种渠道收集潜在供应商信息，建立供应商数据库。收集渠道包括网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。（三）询价发出1.询价小组向供应商数据库中的潜在供应商发出询价函。询价函应明确采购项目的各项要求，要求供应商在规定时间内报价，并提供相关证明文件。2.询价函可以通过邮件、传真、信函等方式发出，确保供应商能够及时收到。（四）报价接收1.供应商应在规定时间内将报价文件回复至询价小组。报价文件应包括报价明细、产品规格、质量标准、交货期、售后服务承诺等内容。2.询价小组对供应商的报价文件进行整理和登记，记录报价时间、供应商名称、报价金额等信息。（五）报价评审1.询价小组对供应商的报价进行评审。评审内容包括价格、质量、交货期、售后服务等方面。价格评审：比较各供应商的报价，分析价格的合理性。质量评审：根据采购项目的质量要求，评估供应商提供产品或服务的质量水平。交货期评审：审查供应商承诺的交货期是否满足公司需求。售后服务评审：考察供应商的售后服务能力和承诺。2.询价小组根据评审结果，对供应商进行排序，确定拟中标供应商。（六）谈判与合同签订1.采购部门与拟中标供应商进行谈判，进一步协商采购合同的条款，如价格、交货期、质量标准、售后服务等。2.谈判达成一致后，双方签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，确保合同的合法性和有效性。三、询价文件编制要求（一）基本信息1.采购项目名称：准确概括采购项目的内容。2.采购编号：为每个采购项目赋予唯一的编号，便于管理和查询。3.询价日期：记录询价文件发出的日期。（二）采购项目概述1.项目背景：简要介绍采购项目的发起原因和用途。2.项目目标：明确采购项目要达到的具体目标，如满足生产需求、提升服务质量等。（三）技术规格与质量要求1.详细技术规格：对采购物资或服务应具备的技术参数、性能指标等进行详细描述。2.质量标准：明确所采购产品或服务应符合的国家标准、行业标准或企业内部标准。（四）交货要求1.交货时间：规定供应商必须完成交货的具体日期或时间段。2.交货地点：明确货物或服务的交付地点。（五）售后服务要求1.售后服务内容：如维修、保养、培训等方面的具体要求。2.售后服务期限：规定供应商提供售后服务的时间范围。（六）报价要求1.报价方式：说明是含税价、不含税价还是其他报价方式。2.报价明细：要求供应商列出各项费用的明细，如产品价格、运输费、安装费等。（七）供应商资质要求1.营业执照：要求供应商提供合法有效的营业执照副本。2.资质证书：根据采购项目的特点，要求供应商具备相应的资质证书，如生产许可证、质量认证等。3.业绩证明：供应商应提供类似项目的业绩证明材料，以证明其具备履行合同的能力。（八）其他要求1.付款方式：明确公司的付款方式和时间节点。2.争议解决方式：约定双方在合同履行过程中发生争议时的解决途径，如协商、仲裁或诉讼。四、供应商管理（一）供应商选择1.根据采购项目的要求，从供应商数据库中筛选出符合条件的供应商参与询价。2.对于新供应商，要求其提供详细的公司简介、产品目录、质量保证体系、售后服务承诺等资料，进行严格的资格审查。（二）供应商评估1.定期对供应商进行评估，评估内容包括产品质量、交货期、价格、售后服务等方面。2.建立供应商评估档案，记录评估结果，作为后续合作的参考依据。（三）供应商淘汰1.对于评估不合格的供应商，及时将其从供应商数据库中淘汰。2.对于出现严重质量问题、交货延迟、售后服务不到位等情况的供应商，终止合作关系，并追究其违约责任。（四）供应商激励1.对于表现优秀的供应商，给予一定的奖励，如优先合作、增加订单量等。2.建立供应商激励机制，鼓励供应商不断提高产品质量和服务水平。五、采购合同管理（一）合同签订1.采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务。2.合同条款应符合法律法规和公司采购制度的要求，避免出现模糊不清或歧义的条款。（二）合同执行1.采购部门负责跟踪合同的执行情况，及时协调解决合同履行过程中出现的问题。2.供应商应按照合同约定按时、按质、按量提供货物或服务。（三）合同变更1.如因特殊原因需要变更合同条款，双方应协商一致，并签订书面变更协议。2.合同变更协议应作为原合同的补充文件，与原合同具有同等法律效力。（四）合同终止1.合同履行完毕后，合同自然终止。2.如因不可抗力或其他原因导致合同无法继续履行，双方应协商解除合同，并妥善处理善后事宜。六、监督与审计（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对采购活动进行审计，检查采购流程是否合规、采购合同是否履行等。2.采购部门应定期向公司管理层汇报采购工作情况，接受内部监督。（二）外部监督1.主动接受政府相关部门的监督