小学采购规范性制度

PAGE小学采购规范性制度一、总则（一）目的为了加强小学采购工作的规范化管理，提高采购效率，保证采购质量，节约采购成本，防范采购风险，确保学校各项工作的顺利开展，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于小学范围内所有采购活动，包括但不限于教学设备、办公用品、图书教材、后勤物资等的采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策规定。2.公正性原则：采购过程应遵循公平、公正、公开的原则，确保所有潜在供应商享有平等的参与机会。3.效益性原则：在保证采购质量的前提下有效降低采购成本，提高采购资金使用效益。4.诚信原则：采购各方应诚实守信，严格履行合同约定，维护良好的市场秩序。二、采购组织与职责（一）采购领导小组1.组成人员：由学校领导班子成员、相关部门负责人等组成。2.主要职责负责审定采购计划和采购预算。根据采购项目的性质和金额大小，确定采购方式。对重大采购项目进行决策和监督。协调解决采购过程中出现的重大问题。（二）采购执行部门1.组成人员：学校设立专门的采购部门或指定相关部门负责采购执行工作，配备专业的采购人员。2.主要职责依据采购计划和预算，具体组织实施采购活动。负责供应商的选择、采购合同的起草与签订、采购项目的验收等工作。建立采购档案，妥善保管采购活动中的各类文件资料。定期向采购领导小组汇报采购工作进展情况。（三）相关部门职责1.需求部门根据教学、办公等实际需求，提出采购申请，明确采购物品的规格、数量、质量要求等。参与采购项目的验收工作，对采购物品的适用性进行评价。2.财务部门负责审核采购预算，确保采购资金的合理安排。对采购资金的支付进行审核与监督，确保资金支付合规。协助采购部门进行采购成本核算与控制。三、采购预算管理（一）预算编制1.各需求部门应根据学校发展规划、教学计划和实际工作需要，提前编制年度采购预算。2.采购预算应明确采购项目名称、规格、数量、预计金额等详细内容，并附必要的说明。3.采购预算编制应遵循“量入为出、收支平衡”的原则，充分考虑学校财力状况和事业发展需求。（二）预算审批1.采购预算编制完成后，由需求部门提交至采购执行部门进行初审。2.采购执行部门初审通过后，报采购领导小组审批。采购领导小组应根据学校实际情况，对采购预算的合理性、必要性进行审核，确定是否批准。3.经批准的采购预算应严格执行，不得随意调整。如因特殊情况确需调整预算的，应按照规定程序重新申报审批。四、采购方式（一）公开招标1.公开招标是指采购人以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.达到下列标准之一的采购项目，应当采用公开招标方式：货物类采购项目，单项或批量采购金额一次性达到20万元以上的。工程类采购项目，单项合同估算价在50万元以上的。服务类采购项目，单项或批量采购金额一次性达到30万元以上的。3.公开招标应按照《中华人民共和国招标投标法》及相关法律法规规定的程序进行，包括招标公告发布、资格预审、招标文件编制与发售、投标、开标评标、中标公示等环节。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人以投标邀请书的方式邀请特定的供应商参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用邀请招标方式采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。3.采用邀请招标方式的，采购人应当从符合相应资格条件的供应商中，通过随机方式选择三家以上的供应商，并向其发出投标邀请书。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人或采购代理机构通过与多家供应商进行谈判，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。3.竞争性谈判应成立谈判小组，由采购人代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。谈判小组应按照规定程序与供应商进行谈判，确定成交供应商。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人向唯一供应商进行采购的方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源方式采购：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.采用单一来源采购方式的，采购人应在采购活动开始前，将单一来源采购的理由及相关情况报采购领导小组审批，并在指定媒体上公示，公示期不得少于5个工作日。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。询价小组由采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家人数不得少于成员总数的三分之二。询价小组应要求被询价的供应商一次报出不得更改的价格，采购人根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。五、采购流程（一）采购申请1.需求部门根据实际工作需要，填写《采购申请表》，详细说明采购物品或服务的名称、规格、数量、质量要求、用途、预计采购金额等内容，并签字盖章。2.《采购申请表》应经部门负责人审核同意后，提交至采购执行部门。（二）采购审批1.采购执行部门收到《采购申请表》后，对采购项目进行初审，审核内容包括采购需求的合理性、采购预算的合规性等。2.初审通过后，采购执行部门将《采购申请表》报采购领导小组审批。采购领导小组根据学校实际情况和相关规定，对采购项目进行审批，确定采购方式、采购预算等关键事项。（三）采购实施1.确定采购方式：根据采购领导小组的审批意见，采购执行部门确定具体的采购方式，并按照相应的采购程序组织实施。2.选择供应商公开招标、邀请招标方式下，采购执行部门应按照规定发布招标公告或投标邀请书，组织供应商报名、资格审查等工作，确定符合要求的供应商名单。竞争性谈判、单一来源采购、询价方式下，采购执行部门应从符合相应资格条件的供应商中选择若干家进行谈判、协商或询价。3.采购文件编制与发放根据采购项目特点和采购方式，采购执行部门编制招标文件、谈判文件、询价文件等采购文件。采购文件应明确采购项目的技术规格、商务条款、评标标准、报价要求等内容。将采购文件发放给选定的供应商，要求供应商按照规定时间和要求进行响应。（四）开标、评标、谈判或询价1.开标：在公开招标、邀请招标项目中，按照规定时间和地点组织开标会议。开标时，由供应商或其授权代表检查投标文件的密封情况，经确认无误后，当众拆封，宣读投标人名称、投标价格和投标文件的其他主要内容。2.评标：对于公开招标、邀请招标项目，开标后由依法组建的评标委员会按照招标文件规定的评标标准和方法进行评标。评标委员会应客观、公正地对投标文件进行评审，推荐中标候选人。3.谈判：在竞争性谈判项目中，谈判小组与供应商进行谈判。谈判小组应根据谈判文件和谈判情况，要求供应商对谈判文件中的有关内容进行澄清、说明或报价，并对供应商的报价进行评审，确定成交供应商。4.询价：在询价项目中，询价小组向被询价的供应商发出询价单，要求其一次报出不得更改的价格。询价小组根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。（五）中标（成交）通知与合同签订1.采购执行部门根据评标结果、谈判结果或询价结果，向中标（成交）供应商发出《中标（成交）通知书》。2.中标（成交）供应商应在规定时间内与采购执行部门签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等条款，双方应严格按照合同约定履行各自的义务。（六）验收1.采购项目完成后，采购执行部门应组织相关部门和人员进行验收。验收人员应按照采购合同和相关标准对采购物品或服务的数量、质量、规格等进行检查和测试。2.验收合格的，验收人员应签署验收报告；验收不合格的，采购执行部门应要求供应商限期整改或退换货物，直至验收合格为止。因供应商原因造成的损失，采购执行部门有权按照合同约定追究供应商的责任。（七）付款1.采购项目验收合格后，采购执行部门应根据合同约定，及时办理付款手续。付款申请应附采购合同、验收报告、发票等相关资料。2.财务部门对付款申请进行审核，审核无误后按照规定程序支付采购款项。六、采购合同管理（一）合同签订1.采购合同应采用书面形式，由采购执行部门与中标（成交）供应商签订。合同内容应符合法律法规规定和采购文件要求，明确双方的权利和义务。2.采购合同签订前，采购执行部门应将合同草本提交至学校法律顾问进行审核，确保合同条款合法合规。审核通过后，按照学校合同管理规定办理合同签订手续。（二）合同履行1.采购执行部门和供应商应严格按照采购合同约定履行各自的义务。采购执行部门应及时跟踪合同履行情况，协调解决合同履行过程中出现的问题。2.供应商应按照合同约定的时间、地点、质量标准等要求提供货物或服务，并提供相应的发票、质量证明文件等资料。（三）合同变更与解除1.在采购合同履行过程中，如因特殊原因需要变更合同内容的，采购执行部门应与供应商协商一致，并签订书面的合同变更协议。合同变更协议应作为原采购合同的补充文件，具有同等法律效力。2.如因不可抗力或其他法定事由需要解除采购合同的，采购执行部门应按照法律法规规定和合同约定办理相关手续，并及时通知对方。合同解除后，双方应按照约定进行结算和清理。（四）合同档案管理1.采购执行部门应建立采购合同档案，妥善保管采购合同及相关文件资料。合同档案应包括合同草本、审核意见、正式合同文本、合同变更协议、验收报告、付款凭证等。2.采购合同档案应按照学校档案管理规定进行分类、编号、装订和保管，便于查阅和使用。合同档案保管期限应符合法律法规规定和学校档案管理要求。七、采购监督与审计（一）内部监督1.学校应建立健全采购内部监督机制，加强对采购活动全过程的监督检查。采购领导小组应定期对采购工作进行检查和指导，及时发现和解决采购过程中存在的问题。2.采购执行部门应定期向采购领导小组汇报采购工作进展情况，接受采购领导小组及其成员的监督。同时，采购执行部门应加强对自身采购工作的内部管理，规范采购流程，确保采购活动合法合规。（二）审计监督1.学校财务部门和审计部门应加强对采购资金使用情况和采购项目的审计监督。审计部门应定期对采购项目进行审计，检查采购程序是否合规、采购合同是否履行、采购资金使用是否合理等。2.对于审计中发现的问题，审计部门应及时提出整改意见，并督促相关部门进行整改。采购执行部门应积极配合审计工作，如实提供相关资料和情况。八、供应商管理（一）供应商准入1.建立供应商准入制度，明确供应商的资格条件和准入程序。供应商应具备合法经营资质、良好的商业信誉、较强的经济实力和完善的售后服务体系。2.采购执行部门应定期对供应商进行调查和评估，收集供应商的基本信息、经营业绩、产品质量、售后服务等方面的资料，建立供应商档案。（二）供应商考核与评价1.采购执行部门应定期对供应商的供货情况进行考核与评价，考核内容包括产品质量、交货期、价格、售后服务等方面。2.根据考核与评价结果，对表现优秀的供应商给予奖励，如优先选择其供货、增加采购份额等；对表现不佳的供应商进行警告、限制采购或取消合作资格等处理。（三）供应商淘汰1.对于出现下