安踏采购管理制度及流程

PAGE安踏采购管理制度及流程一、总则1.目的本采购管理制度及流程旨在规范安踏公司采购活动，确保采购工作的高效、有序进行，保障公司生产经营所需物资的及时供应，同时严格控制采购成本，保证采购物资的质量，维护公司利益。2.适用范围本制度适用于安踏公司各部门涉及的所有采购活动，包括但不限于原材料、零部件、设备、办公用品、服务等的采购。3.基本原则合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购行为合法合规。效益原则：在保证物资质量和满足生产经营需求的前提下，努力降低采购成本，提高采购效益。质量原则：优先选择质量可靠、信誉良好的供应商，确保所采购物资符合公司生产经营要求。公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正、公开的原则，杜绝不正当交易行为。二、采购管理职责分工1.采购部门职责采购计划制定：根据公司生产经营计划和库存状况，编制年度、季度、月度采购计划。供应商开发与管理：负责供应商的寻找、评估、选择、准入及日常管理工作。采购执行：按照采购计划和审批后的采购申请，组织实施采购活动，签订采购合同。采购成本控制：通过谈判、招标等方式，争取有利的采购价格和条件，降低采购成本。采购合同管理：负责采购合同的起草、审核、签订、履行、变更及终止等工作。采购信息管理：收集、整理、分析采购相关信息，为公司决策提供支持。2.需求部门职责采购需求提出：根据本部门生产经营需要，准确、及时地提出采购申请，明确采购物资的规格、型号、数量、质量要求等。采购需求审核：对采购申请进行内部审核，确保采购需求的合理性和必要性。参与供应商评估：协助采购部门对供应商进行评估，提供相关意见和建议。采购物资验收：负责采购物资的验收工作，确保所收物资符合采购合同要求。3.财务部门职责采购预算审核：对采购部门编制的采购预算进行审核，确保预算的合理性和准确性。采购资金安排：根据公司资金状况和采购计划，合理安排采购资金。采购付款审核：对采购合同付款条款进行审核，按照公司财务制度办理采购付款手续。采购成本核算与分析：参与采购成本的核算与分析工作，提供财务数据支持。4.质量管理部门职责采购物资质量标准制定：制定采购物资的质量标准和验收规范。采购物资质量检验：参与采购物资的检验工作，对质量问题提出处理意见。供应商质量管理：协助采购部门对供应商的质量管理体系进行评估和监督。三、采购计划管理1.采购计划编制依据公司生产经营计划：根据公司年度、季度、月度生产经营任务，确定所需采购物资的种类、数量和时间要求。库存状况：结合公司现有库存物资的数量、质量和使用情况，合理安排采购，避免积压或缺货。市场供求状况：关注市场物资供求动态，分析价格走势，为采购计划的制定提供参考。2.采购计划编制流程需求部门提交：各需求部门于每月[具体日期]前，将次月采购需求清单提交至采购部门。采购需求清单应详细注明物资名称、规格型号、数量、预计到货时间、质量要求等。采购部门汇总：采购部门收到各需求部门的采购需求清单后，进行汇总整理，并结合库存状况进行分析。采购计划编制：采购部门根据汇总后的采购需求和库存情况，编制月度采购计划。月度采购计划应明确采购物资的名称、规格型号、数量、预计采购时间、采购方式等内容。审核与批准：采购计划编制完成后，由采购部门负责人审核，报公司分管领导批准。重大采购计划需经公司总经理审批。3.采购计划调整调整原因：如因市场变化、生产计划调整等原因，导致原采购计划需要调整，需求部门应及时向采购部门提出书面申请。调整流程：采购部门收到需求部门的采购计划调整申请后，进行审核分析。如确需调整，应重新编制采购计划，并按照原审核与批准流程进行审批。四、供应商管理1.供应商开发信息收集：采购部门通过多种渠道收集潜在供应商信息，包括网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。初步筛选：对收集到的供应商信息进行初步筛选，确定符合基本条件的供应商名单。基本条件包括营业执照、生产许可证、经营范围、信誉状况等。实地考察：采购部门会同相关部门对初步筛选后的供应商进行实地考察。考察内容包括企业规模、生产能力、质量管理体系、环保情况、售后服务等。样品测试：对于重要物资的供应商，要求其提供样品进行测试。测试合格后，方可进入供应商准入程序。2.供应商准入准入申请：供应商经实地考察和样品测试合格后，向采购部门提交供应商准入申请，申请材料包括企业基本情况介绍、营业执照副本、生产许可证副本、产品质量检测报告、业绩证明等。审核评估：采购部门对供应商准入申请材料进行审核，并会同质量管理、技术等部门对供应商进行综合评估。评估内容包括供应商的资质、信誉、生产能力、质量控制、价格水平、售后服务等方面。准入审批：经审核评估合格的供应商，由采购部门填写供应商准入审批表，报公司分管领导批准后，纳入公司合格供应商名录。3.供应商评估与考核定期评估：采购部门每年定期对合格供应商进行评估，评估内容包括供应商的供货质量、交货期、价格水平、售后服务等方面。评估方式包括问卷调查、实地考察、数据分析等。动态考核：采购部门对供应商的日常供货情况进行动态考核，如发现供应商出现质量问题、交货延迟、价格异常等情况，及时进行调查处理，并根据考核结果调整供应商等级。评估与考核结果应用：根据供应商评估与考核结果，采购部门对供应商进行分类管理。对于表现优秀的供应商，给予优先合作、增加采购量等奖励；对于表现不佳的供应商，采取警告、减少采购量、暂停合作直至淘汰等措施。4.供应商淘汰淘汰情形：如供应商出现严重质量问题、交货延迟、价格欺诈、违反合同约定等情况，采购部门应及时提出淘汰建议。淘汰流程：采购部门填写供应商淘汰审批表，详细说明淘汰原因和依据，报公司分管领导批准后，将该供应商从合格供应商名录中删除，并通知相关部门停止与其合作。五、采购方式1.招标采购适用范围：适用于采购金额较大、技术规格复杂、市场竞争充分的物资采购项目。招标流程：招标申请：采购部门根据采购计划和项目要求，填写招标申请表，报公司分管领导批准。招标文件编制：采购部门组织相关人员编制招标文件，明确招标项目的技术规格、商务条款、评标标准等内容。发布招标公告：通过公司官网、行业媒体、招标平台等渠道发布招标公告，邀请潜在供应商参与投标。投标文件接收：采购部门接收供应商的投标文件，并进行登记和初步审查。开标评标：按照招标文件规定的时间和地点进行开标，组织评标委员会对投标文件进行评审，确定中标候选人。中标公示与合同签订：采购部门将中标候选人名单进行公示，公示无异议后，与中标供应商签订采购合同。2.询价采购适用范围：适用于采购金额较小、规格型号明确、市场价格相对透明的物资采购项目。询价流程：询价申请：采购部门根据采购计划，填写询价申请表，报采购部门负责人批准。询价文件编制：采购部门编制询价文件，明确采购物资的规格型号、数量、质量要求、交货期等内容，并向多家供应商发出询价函。报价文件接收：采购部门接收供应商的报价文件，并进行登记和比较分析。确定供应商：采购部门根据报价情况，综合考虑供应商的信誉度、产品质量、价格等因素，确定成交供应商。合同签订：采购部门与成交供应商签订采购合同。3.竞争性谈判采购适用范围：适用于采购时间紧迫、技术复杂、独家供应或仅有少数供应商可供选择的物资采购项目。谈判流程：谈判申请：采购部门根据采购需求，填写谈判申请表，报公司分管领导批准。谈判文件编制：采购部门编制谈判文件，明确采购项目的技术规格、商务条款、谈判程序等内容，并邀请符合条件的供应商参加谈判。谈判过程：采购部门组织谈判小组与供应商进行谈判，谈判小组应按照谈判文件规定的程序和标准，与供应商就采购价格、技术规格、交货期、售后服务等条款进行协商谈判。确定成交供应商：谈判结束后，谈判小组根据谈判情况，综合考虑供应商的报价、技术方案、售后服务等因素，确定成交供应商。合同签订：采购部门与成交供应商签订采购合同。4.单一来源采购适用范围：适用于因技术专利、独家供应、后续配套等原因，只能从唯一供应商处采购的物资采购项目。采购流程：单一来源采购申请：采购部门填写单一来源采购申请表，详细说明采购项目的名称、采购内容、采购金额、单一来源采购原因等内容，报公司分管领导批准。协商谈判：采购部门与单一供应商就采购价格、技术规格、交货期、售后服务等条款进行协商谈判。合同签订：协商谈判达成一致后，采购部门与单一供应商签订采购合同。六、采购合同管理1.合同起草与审核合同起草：采购部门根据采购谈判结果或招标、询价、竞争性谈判等采购方式确定的中标供应商，起草采购合同。采购合同应明确双方的权利义务、采购物资的规格型号、数量、价格、交货期、质量标准、验收方式、付款方式等条款。合同审核：采购合同起草完成后，由采购部门负责人进行初审，重点审核合同条款的完整性、准确性、合法性等。初审通过后，提交财务部门、质量管理部门等相关部门进行会审。会审部门应从各自专业角度对合同条款进行审核，提出修改意见。采购部门根据会审意见对合同进行修改完善，确保合同条款符合公司利益和法律法规要求。2.合同签订授权代表签字：采购合同审核通过后，由公司法定代表人或经授权的代表与供应商签字盖章。合同签订前，采购部门应确保供应商已完成合同审批流程，并提供有效的授权委托书。合同存档：采购合同签订后，采购部门负责将合同原件进行存档，并将合同副本分发给相关部门，以便各部门按照合同约定履行职责。3.合同履行供应商履约跟踪：采购部门负责对供应商的合同履行情况进行跟踪，及时了解供应商的生产进度、质量控制、交货期等情况。如发现供应商出现履约问题，应及时与供应商沟通协调，要求其采取措施解决问题。公司内部协调：采购部门在合同履行过程中，应及时与需求部门、质量管理部门、财务部门等相关部门进行沟通协调，确保各部门之间信息畅通，共同推进合同履行工作。变更与解除：如因市场变化、生产计划调整等原因，需要对采购合同进行变更或解除，采购部门应及时与供应商协商，并按照公司合同管理规定办理相关手续。变更或解除合同应签订书面协议，并明确双方的权利义务。4.合同验收验收标准：采购物资到货后，需求部门应按照采购合同约定的质量标准和验收规范进行验收。验收标准应明确、具体，具有可操作性。验收流程：需求部门组织相关人员对采购物资进行验收，验收合格后填写验收报告。验收报告应包括物资名称、规格型号、数量、质量状况、验收结论等内容。如验收不合格，需求部门应及时通知采购部门与供应商协商解决，并做好记录。验收结果应用：采购部门根据验收结果，按照采购合同约定办理付款手续。如因供应商原因导致验收不合格，采购部门应根据合同约定追究供应商的违约责任。七、采购付款管理1.付款申请申请依据：采购部门根据采购合同约定的付款条款和验收报告，填写付款申请表。付款申请表应明确采购合同编号、供应商名称、采购物资名称、规格型号、数量、付款金额、付款方式、付款期限等内容。申请流程：付款申请表经采购部门负责人审核后，提交财务部门审核。财务部门重点审核付款金额是否符合合同约定、付款方式是否合规、相关审批手续是否齐全等。审核通过后，报公司分管领导批准。2.付款审批审批权限：公司根据采购金额大小，设定不同的付款审批权限。一般采购付款由公司分管领导审批；重大采购付款需经公司总经理审批。审批流程：付款申请经财务部门审核后，按照公司审批权限提交相应领导审批。审批通过后，财务部门办理付款手续。3.付款方式银行转账：对于金额较大的采购付款，一般采用银行转账方式。财务部门根据付款审批结果，通过银行将款项支付给供应商。支票支付：对于金额较小的采购付款，可采用支票支付方式。财务部门开具支票，并按照规定进行背书转让，确保支票的安全性和有效性。其他方式：根据实际情况，也可采用电汇、承兑汇票等其他付款方式。采用其他付款方式时，应严格按照公司财务制度和相关法律法规办理。八、采购风险管理1.风险识别市场风险：关注市场供求关系、价格波动、原材料短缺等因素，可能导致采购成本增加、物资供应中断等风险。供应商风险：供应商的信誉状况、生产能力、质量控制等方面出现问题，可能影响采购物资的质量和交货期，给公司带来损失。合同风险：采购合同条款不明确、不合理，或合同履行过程中出现纠纷，可能导致公司权益受损。内部管理风险：采购流程不规范、审批环节失控、信息沟通不畅等内部管理问题，可能引发采购风险。2.风险评估可能性评估：对识别出的采购风险进行可能性评估，分析风险发生的概率大小。影响程度评估：评估风险发生后对公司生产经营、财务状况、声誉等方面的影响程度。风险等级确定：根据可能性评估和影响程度评估结果，确定采购风险的等级，分为高风险、中风险、低风险。3.风险应对措施市场风险应对：加强市场监测和分析，建立价格预警机制，合理安排采购计划，