学校采购小组现场询价制度

PAGE学校采购小组现场询价制度一、总则（一）目的为规范学校采购行为，确保采购过程公开、公平、公正，提高采购资金使用效益，保障学校各项工作的顺利开展，特制定本现场询价制度。（二）适用范围本制度适用于学校各类物资、服务及工程采购项目中采用现场询价方式进行采购的活动。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购活动合法合规。2.公平公正原则：对待所有参与询价的供应商一视同仁，不偏袒、不歧视，保证询价过程和结果的公正性。3.公开透明原则：采购信息、询价过程、成交结果等应向相关方公开，接受监督。4.效益原则：在保证采购质量的前提下，降低采购成本，提高资金使用效益。二、采购小组的组建与职责（一）采购小组的组成采购小组由学校相关部门人员组成，成员应具备一定的专业知识、采购经验和良好的职业道德。成员包括但不限于采购部门代表、使用部门代表、财务部门代表、审计部门代表等。采购小组人数应根据采购项目的规模和复杂程度合理确定，一般不少于三人单数。（二）采购小组组长职责1.负责组织采购小组开展询价活动，确保活动按计划进行。2.协调采购小组各成员参与询价工作，明确各成员职责分工。3.对询价过程中的重大事项进行决策，审核询价结果。（三）采购小组成员职责1.采购部门代表：负责收集采购需求信息，制定询价文件，组织询价活动，与供应商沟通协调等。2.使用部门代表：根据实际需求提供采购项目的技术规格、质量要求等详细信息，参与询价过程，对供应商提供的产品或服务进行评估。3.财务部门代表：审核采购预算，参与询价过程中的价格谈判，对采购成本进行控制和分析，确保采购资金的合理使用。4.审计部门代表：对采购活动进行全程监督，审查询价文件、询价过程及成交结果的合法性、合规性，防止采购过程中的违规行为。三、询价程序（一）采购需求确定1.使用部门根据学校教学、科研、管理等工作的实际需要，提出采购项目的详细需求，包括物资的规格型号、数量、质量要求、服务内容、工程标准等。2.采购部门对使用部门提交的采购需求进行汇总整理，形成采购需求清单，并与使用部门进行沟通确认。（二）询价文件编制1.采购部门根据采购需求清单编制询价文件。询价文件应包括采购项目概述、采购需求明细、询价要求、供应商资格条件、报价说明、合同条款等内容。2.询价文件应明确询价的具体要求，如报价有效期、交货期或服务期限、售后服务要求等，确保供应商能够清楚了解采购项目的各项要求。（三）供应商邀请1.采购部门通过学校官网、采购平台、行业媒体等渠道发布询价公告，邀请符合资格条件的供应商参与询价。询价公告应包括采购项目名称、采购需求、供应商资格条件、询价文件获取方式、报价截止时间等信息。2.采购部门也可根据以往采购记录、供应商推荐等方式，直接邀请部分信誉良好、实力较强的供应商参与询价。（四）询价文件发放1.对于通过公告方式邀请的供应商，采购部门应及时向其发放询价文件。供应商应在规定时间内领取询价文件，并确认收到。2.对于直接邀请的供应商，采购部门应将询价文件以书面或电子形式送达供应商，并要求供应商签收确认。（五）现场询价1.采购小组根据询价文件的要求，组织供应商进行现场询价。现场询价应提前确定时间、地点，并通知各供应商。2.现场询价过程中，采购小组应向供应商介绍采购项目的基本情况和询价要求，供应商应按照询价文件的规定进行报价，并提供相关证明材料。采购小组可就采购项目的技术规格、质量要求、价格等问题与供应商进行询问和沟通，但不得透露其他供应商的报价信息。3.供应商报价应采用书面形式或电子文档形式，并加盖公章或签字确认。报价应包括产品或服务的单价及总价、交货期或服务期限、售后服务承诺等内容。（六）报价评审1.采购小组对供应商的报价进行评审。评审内容包括报价的合理性、产品或服务的质量、供应商的信誉、售后服务能力等。2.采购小组可采用综合评分法、最低价法等方法对供应商的报价进行评审。综合评分法应根据采购项目的特点和需求，确定各项评审因素的权重，对供应商的报价及其他评审因素进行综合打分，得分最高者为成交候选人；最低价法应以满足采购需求且报价最低的供应商为成交候选人。3.在评审过程中，采购小组应认真审查供应商的报价文件，如有疑问或需要进一步了解情况，可要求供应商进行澄清或补充说明。（七）成交确定1.根据报价评审结果，采购小组确定成交供应商。成交供应商应符合采购需求、质量和服务要求，且报价合理。2.采购小组应将成交结果通知成交供应商，并要求其在规定时间内签订采购合同。如成交供应商放弃成交或无法在规定时间内签订合同，采购小组可根据评审结果依次确定其他成交候选人或重新组织询价。（八）合同签订1.采购部门应与成交供应商按照询价文件和评审结果签订采购合同合同。合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货期或服务期限、质量标准、售后服务等条款，确保双方的权利和义务明确。2.采购合同签订后，应报学校相关部门备案，如财务部门、审计部门等。备案部门应审查合同的合法性、合规性及完整性，确保合同的履行符合学校的利益和要求。四、监督与管理（一）内部监督1.审计部门应对采购小组现场询价活动进行全程监督，审查询价文件的编制、发放，供应商的邀请、现场询价过程、报价评审及成交确定等环节是否符合规定程序和要求。2.审计部门可对采购项目进行事后审计，检查采购合同的履行情况、采购资金的使用效益等，发现问题及时督促整改。（二）外部监督1.学校应接受上级主管部门、财政部门、纪检监察部门等外部机构的监督检查，积极配合相关部门的工作，如实提供采购活动的有关资料和情况。2.对于外部监督机构提出的意见和建议，学校应认真研究，及时整改，确保采购活动合法合规。（三）投诉处理1.供应商如对询价过程或成交结果有异议，可在规定时间内向学校提出投诉。投诉应提供书面材料，说明投诉事项及理由，并提供相关证明材料。2.学校应设立专门的投诉处理机构或指定专人负责处理投诉事项。投诉处理机构应在收到投诉后及时进行调查核实，并在规定时间内作出处理决定。处理决定应书面通知投诉供应商，并抄送相关部门。五、档案管理（一）档案内容采购小组现场询价活动应建立完整的档案，档案内容包括询价文件、供应商报价文件、询价记录、报价评审记录、成交结果通知、采购合同等相关资料。（二）档案保管档案应由学校指定的部门或专人负责保管，保管期限应符合国家法律法规及学校相关规定的要求。一般采购项目档案保管期限不少于三年，重要采购项目档案保管期限应适当延长。（三）档案查阅学校内部相关部门及人员因工作需要查阅采购档案的，应填写查阅申请表，经批准后按照规定程序进行查阅。查阅档