局采购工作制度

PAGE局采购工作制度一、总则（一）目的为加强本局采购工作管理，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，促进廉政建设，根据国家有关法律法规和行业标准，结合本局实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本局机关及所属各单位使用财政性资金和自有资金进行的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.依法依规原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购信息应全面、及时、准确地公开，采购过程应接受社会监督，保证采购活动的公开透明。3.公平竞争原则：营造公平竞争的市场环境，鼓励符合条件的供应商参与采购活动，确保采购结果的公平公正。4.公正诚信原则：采购活动应秉持公正的态度，维护各方合法权益，供应商应诚实守信，履行合同义务。5.效益优先原则：在保证采购质量的前提下，注重提高采购资金使用效益，降低采购成本。二、采购组织与职责（一）采购决策机构成立局采购工作领导小组，由局主要领导担任组长，分管领导担任副组长，相关部门负责人为成员。领导小组负责审议采购工作中的重大事项，包括采购政策制定、采购计划审批、采购项目决策等。（二）采购执行机构设立局采购办公室，作为采购工作的执行机构，负责采购活动的具体组织实施。采购办公室应配备专业的采购人员，明确其岗位职责，确保采购工作的顺利开展。采购人员应具备相应的专业知识和技能，熟悉采购法律法规和业务流程，遵守职业道德规范。（三各部门职责1.需求部门：负责提出采购需求，包括货物的规格、数量和技术要求，工程的建设内容和质量标准，服务的范围和要求等。对采购需求的合理性、准确性负责，并配合采购执行机构开展采购活动。2.财务部门：负责审核采购预算，监督采购资金的支付和使用，确保采购资金的安全和合规。3.审计部门：负责对采购活动进行审计监督。审查采购项目的合法性、合规性和效益性，对发现的问题提出整改意见。4.纪检监察部门：负责对采购活动中的违纪违规行为进行查处，维护采购工作的廉洁性。三、采购预算管理（一）预算编制1.各需求部门应根据本部门工作任务和事业发展需要，结合上一年度采购执行情况，科学合理地编制年度采购预算。采购预算应明确采购项目的名称、规格、数量、金额等内容，并按照财政部门的要求进行细化和分类。2.采购预算编制应遵循“零基预算”原则，充分考虑实际需求，避免盲目申报和重复采购。同时，要严格按照预算编制程序进行，经本部门负责人审核后报财务部门汇总。3.财务部门应对各部门上报的采购预算进行审核，结合本局年度财务收支计划和资金状况，对采购预算的合理性和可行性进行评估，提出审核意见。审核通过后的采购预算报局采购工作领导小组审批。（二）预算执行1.采购预算一经批准，必须严格执行。各部门应按照批准的采购预算组织实施采购活动，不得擅自调整或变更采购项目和金额。如因特殊情况确需调整采购预算的，应按照规定的程序报原审批部门批准。2.采购执行机构应根据采购预算和采购计划，合理安排采购进度，确保采购项目按时完成。在采购过程中，如发现采购预算不足或有其他资金问题时，应及时与财务部门沟通协调，并按照规定的程序进行处理。3.财务部门应加强对采购资金的管理和监督，严格按照采购合同约定的付款方式和时间支付采购资金。对采购资金的支付进行审核把关，确保资金支付的安全和合规。（三）预算调整1.在采购预算执行过程中，如遇下列情形之一的，可以申请调整采购预算：国家政策发生重大变化，导致采购项目的需求或价格发生较大变动的；因不可抗力因素，如自然灾害、突发事件等，影响采购项目实施，需要调整采购内容或金额的；其他确需调整采购预算的特殊情况。2.需要调整采购预算的部门，应填写《采购预算调整申请表》，详细说明调整的原因、内容和金额等情况，并附相关证明材料。经本部门负责人审核后报财务部门。3.财务部门对《采购预算调整申请表》及相关证明材料进行审核，提出审核意见后报局采购工作领导小组审批。采购预算调整申请经批准后，财务部门应及时调整相应的预算指标，并通知采购执行机构按照调整后的预算组织采购活动。四、采购方式与程序（一采购方式1.公开招标：适用于采购金额较大、技术复杂、有较多潜在供应商可供选择的采购项目应通过公开招标方式进行采购。公开招标应按照国家有关法律法规和招标程序进行，发布招标公告，邀请不特定的供应商参加投标，通过评标确定中标供应商。2.邀请招标：对于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的，或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的采购项目，可以采用邀请招标方式。邀请招标应向三家以上具备承担招标项目能力、资信良好的特定供应商发出投标邀请书，进行招标采购。3.竞争性谈判：符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。竞争性谈判应成立谈判小组，与符合资格条件的供应商就采购货物、工程和服务事宜进行谈判，确定成交供应商。4.单一来源采购：符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。单一来源采购应与供应商进行协商，在保证采购质量和合理价格的前提下，确定成交供应商。5.询价：采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。询价应向三家以上供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格，采购人根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商（二）采购程序1.采购申请与审批：需求部门根据工作需要提出采购申请，填写《采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格、数量、技术要求、预算金额、采购方式等内容。经本部门负责人审核后报采购执行机构。采购执行机构对采购申请进行初审，审核通过后报局采购工作领导小组审批。2.采购文件编制：采购执行机构根据采购项目的特点和采购方式，编制相应的采购文件。采购文件应包括采购公告、招标文件、谈判文件、询价通知书等，明确采购项目的要求、采购程序、评审标准等内容。采购文件应符合国家法律法规和行业标准的要求，确保采购活动的公正公平。3.发布采购信息：对于公开招标和邀请招标项目，采购执行机构应在规定的媒体上发布采购公告或投标邀请书，向社会公开采购信息。采购公告或投标邀请书应包括采购项目的基本情况、采购方式、供应商资格要求、获取采购文件的时间和方式、投标截止时间和开标时间等内容。4.供应商资格审查：采购执行机构对报名参加采购活动的供应商进行资格审查，审查供应商的营业执照、资质证书、业绩情况、信誉状况等是否符合采购文件的要求。只有资格审查合格的供应商才能参与采购活动。5.采购评审：采购执行机构组织成立评审小组，按照采购文件规定的评审标准和方法，对供应商的响应文件进行评审。评审小组应客观公正地进行评审，记录评审过程和结果，并出具评审报告。评审报告应包括评审情况、推荐的成交候选人名单及理由等内容。6.确定成交供应商：局采购工作领导小组根据评审报告，在推荐的成交候选人中确定成交供应商，并向成交供应商发出成交通知书。成交通知书应明确采购项目的名称、规格、数量、金额、交货时间、地点等内容，是采购合同的组成部分。7.签订采购合同：采购执行机构应在成交通知书发出之日起三十日内，按照采购文件和成交供应商的响应文件，与成交供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，并按照采购合同约定的时间、地点、方式等条款履行合同。采购合同签订后，应报财务部门备案。8.采购验收：采购项目完成后，需求部门应组织相关人员对采购货物、工程和服务进行验收。验收应按照采购合同约定的标准和要求进行，确保采购项目的质量符合要求。验收合格后，需求部门应填写《采购验收报告》，报采购执行机构备案。五、采购合同管理（一签订要求1.采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务。合同内容应包括采购项目的名称、规格、数量质量标准、价格、交货时间、地点、付款方式、违约责任等条款。采购合同的条款应符合国家法律法规和行业标准的要求，确保合同的合法性和有效性。2.采购执行机构应在签订采购合同前，对合同条款进行审核，确保合同条款的合理性和完整性。审核内容包括合同的主体资格是否合法、合同条款是否符合采购文件的要求、合同的风险防范措施是否到位等。审核通过后的采购合同报局采购工作领导小组审批。3.采购合同签订后，采购执行机构应将合同副本分送需求部门、财务部门等相关部门，以便各部门按照合同约定履行职责和进行监督管理。（二）履行与变更1.采购合同双方应按照合同约定履行各自的义务。供应商应按照合同约定的时间、地点、质量标准等要求提供货物、工程和服务；采购人应按照合同约定的付款方式和时间支付采购资金。在合同履行过程中，双方应保持密切沟通，及时解决出现和问题。2.如因特殊情况需要变更采购合同的，双方应协商一致，并签订书面的合同变更协议。合同变更协议应明确变更事项、变更后的合同条款等内容，并报局采购工作领导小组备案。合同变更后，双方应按照变更后的合同约定履行各自的义务。（三）解除与终止1.在采购合同履行过程中，如出现下列情形之一的，采购合同可以解除或终止：双方协商一致同意解除或终止合同的；因不可抗力因素导致合同无法履行的；供应商未能按照合同约定履行义务，采购人有权解除合同的；其他符合法律法规规定的情形。2.采购合同解除或终止后，双方应按照合同约定进行结算和清理。供应商应按照合同约定退还已收取的采购资金，并承担相应的违约责任；采购人应按照合同约定支付已完成部分的采购资金，并对供应商的损失进行合理补偿。（四）纠纷处理1.在采购合同履行过程中，如双方发生纠纷，应首先通过协商解决。双方应本着友好合作的态度，协商解决纠纷，维护合同的正常履行。2.如协商不成，双方可以按照合同约定的仲裁条款或向有管辖权的人民法院提起诉讼。在纠纷处理过程中，双方应提供相关证据，维护自身的合法权益。六采购档案管理（一）档案范围采购档案包括采购活动中形成的各类文件、资料、记录等，主要包括：采购申请表、采购预算文件、采购文件（采购公告、招标文件、谈判文件、询价通知书等）、供应商报名资料、响应文件、评审报告、成交通知书、采购合同、采购验收报告等。（二）档案整理与归档1.采购执行机构应指定专人负责采购档案的整理和归档工作。在采购活动结束后，应及时收集、整理采购过程中形成的各类文件和资料，按照档案管理的要求进行分类、编号、装订等工作。2.采购档案应按照项目进行分类归档，一个采购项目的所有档案资料应集中存放在一个档案盒或档案柜中，并建立相应的档案目录和索引，便于查找和使用。3.采购档案的整理应遵循真实性、完整性、准确性和系统性的原则，确保档案资料的质量。同时，要注意保护档案资料的原始性和保密性，不得擅自修改、伪造或销毁档案资料。1.采购档案应妥善保管，确保档案资料的安全和完整。档案保管期限应按照国家有关规定执行，一般采购项目的档案保管期限为[X]年，重要采购项目的档案保管期限为[X]年。2.档案保管地点应具备防火、防潮、防虫、防盗等条件，确保档案资料不受损坏。同时，要建立档案借阅制度，严格控制档案的借阅范围和借阅手续，防止档案资料的丢失和泄密。3.采购执行机构应定期对采购档案进行检查和清理，对超过保管期限的档案资料，应按照规定的程序进行销毁处理。销毁档案资料时，应填写《档案销毁申请表》，经批准后由专人负责销毁，并做好销毁记录。（四）档案查阅与使用1.本局内部人员因工作需要查阅采购档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅的目的、内容和范围等情况，经本部门负责人审核后报采购执行机构负责人批准。采购执行机构应指定专人负责提供档案查阅服务，并做好查阅记录。2.外部单位或个人因特殊原因需要查阅采购档案的，应持有单位介绍信或相关证明文件，经局采购工作领导小组批准后，按照本局档案查阅规定进行查阅。查阅过程中，应严格遵守档案查阅纪律，不得擅自复制、拍照、传播档案资料。3.采购档案仅供查阅和参考，不得用于其他任何目的。查阅人员应妥善保管档案资料，不得在档案资料上涂改、标记或损坏。查阅结束后，应及时将档案资料归还档案保管人员。七、监督与检查（一）内部监督1.本局纪检监察部门负责对采购活动进行全程监督，重点监督采购过程中的廉洁自律情况发现违纪违规行为及时进行查处。2.审计部门负责对采购项目进行定期审计和专项审计，审查采购项目的合法性、合规性和效益性，对发现的问题提出整改意见。3.采购执行机构应建立健全内部监督管理制度，加强对采购人员的教育和培训，规范采购工作流程，确保采购活动的公正公平。同时，要定期对采购工作进行自查自纠，及时发现和解决存在的问题。（二）外部监督1.本局采购活动应接受财政、审计、监察等部门的监督检查，积极配合相关部门的工作，如实提供采购活动的有关资料和情况。2.采购活动应主动接受社会监督，通过公开采购信息、设立举报电话和邮箱等方式，广泛听取社会各界的