宾馆采购询价制度范本

PAGE宾馆采购询价制度范本一、总则1.目的本制度旨在规范宾馆采购询价流程，确保采购活动公开、公平、公正，提高采购效率，降低采购成本，保证所采购物资和服务的质量，满足宾馆运营需求。2.适用范围本制度适用于宾馆内所有物资采购及服务采购项目，包括但不限于客房用品、餐饮食材、设备采购、维修服务、清洁服务等。3.基本原则合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购行为合法合规。公平公正原则：对待所有供应商一视同仁，不偏袒、不歧视，通过公平竞争选择优质供应商。效益原则：在保证质量的前提下，追求采购成本的最小化，提高采购资金的使用效益。透明原则：采购过程和结果应保持透明，接受内部监督和相关部门的审查。二、采购询价流程1.采购申请使用部门提出申请：各使用部门根据实际需求填写《采购申请表》，详细说明采购物资或服务的名称、规格、数量、质量要求、预计到货时间等信息，并经部门负责人签字确认。审核与批准：采购申请表提交至采购部门，采购部门对申请内容进行初步审核，核实需求的合理性和必要性。对于金额较大或重要的采购项目，需提交宾馆管理层审批。2.询价准备确定询价范围：采购人员根据采购申请，确定所需采购物资或服务的市场范围，筛选出潜在的供应商名单。制定询价文件：询价文件应包括采购项目的详细规格、技术要求、质量标准、交货期、售后服务等内容，确保供应商能够准确理解采购需求。3.询价发出向供应商发送询价函：采购人员通过邮件、传真或书面形式向潜在供应商发送询价函，明确告知询价的截止日期、报价要求及相关注意事项。记录供应商信息：在发出询价函后，采购人员应及时记录供应商的回复情况，包括回复时间、报价内容等信息。4.供应商报价供应商提交报价：供应商在收到询价函后，应按照要求在规定时间内提交详细的报价单，报价单应包括物资或服务的单价、总价、交货期、付款方式等内容。报价审核：采购人员对供应商的报价进行审核，对比不同供应商的价格、质量、服务等方面的差异，分析报价的合理性。对于明显不合理的报价，采购人员应与供应商沟通，要求其作出解释或调整报价。5.询价评估综合评估供应商：采购人员根据供应商的报价、信誉、业绩、售后服务等因素，对供应商进行综合评估。可以采用打分法等方式，对各供应商进行量化评价，选择得分较高的供应商作为候选供应商。实地考察（必要时）：对于重要的采购项目或新合作的供应商，采购部门可组织相关人员对供应商进行实地考察，了解其生产能力、质量控制、管理水平等实际情况，确保供应商能够满足采购要求。6.采购决策提出采购建议：采购人员根据询价评估结果，向宾馆管理层提出采购建议，推荐合适的供应商及采购方案。审批采购决策：宾馆管理层根据采购建议进行审批，确定最终的采购供应商和采购合同条款。对于重大采购项目，可能需要经过集体决策或招标程序。7.采购合同签订拟定采购合同：采购部门根据采购决策结果，拟定采购合同文本，合同内容应明确双方的权利和义务，包括物资或服务的规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、售后服务等条款。审核与签订合同：采购合同提交至宾馆法务部门或相关审核部门进行审核，确保合同条款合法合规。审核通过后，由宾馆授权代表与供应商签订采购合同。三、询价相关职责分工1.采购部门职责负责采购询价制度的执行和日常采购询价工作，包括采购申请的受理、询价准备、询价发出、供应商报价收集与审核、询价评估、采购建议提出等环节。建立和维护供应商信息库，定期对供应商进行评估和更新，确保供应商信息的准确性和完整性。与供应商进行沟通和协调，解答供应商关于采购项目的疑问，处理采购过程中的相关问题。跟踪采购合同的执行情况，确保供应商按时、按质、按量交货，协调解决合同执行过程中的纠纷。2.使用部门职责提出准确合理的采购申请，详细说明采购需求，对采购物资或服务的质量、规格等负责。参与采购询价过程，提供必要的技术支持和需求信息，协助采购部门评估供应商。验收采购物资或服务，对到货的物资或服务进行质量检验，如发现问题及时通知采购部门与供应商协商解决。3.财务部门职责参与采购询价评估过程，从财务角度对采购成本、付款方式等进行分析和审核，提供财务意见和建议。审核采购合同中的财务条款，确保合同付款方式、结算周期等符合宾馆财务制度和相关法律法规要求。负责采购资金的支付和核算，按照采购合同约定及时支付货款，并做好相关财务记录。4.质量控制部门（如有）职责制定采购物资或服务的质量标准和验收规范，为采购询价和验收工作提供技术支持。参与采购物资或服务的验收工作，对到货的物资或服务进行质量检验，出具质量检验报告，确保所采购的物资或服务符合质量要求。四、供应商管理1.供应商选择标准资质信誉：供应商应具有合法的经营资质，信誉良好，无不良记录。产品质量：提供的物资或服务应符合国家相关标准和宾馆采购要求，具备稳定的质量保证体系。价格合理：报价具有竞争力，能够在保证质量的前提下提供合理的价格。交货期准时：能够按照采购合同约定的时间准时交货，确保宾馆运营不受影响。售后服务完善：具备良好的售后服务能力，能够及时响应宾馆的售后需求，解决产品或服务出现的问题。2.供应商开发与引入市场调研：采购部门定期进行市场调研，了解行业动态和供应商信息，发现潜在的优质供应商。供应商推荐：鼓励内部员工、其他部门或合作伙伴推荐优秀的供应商。供应商评估与审核：对新引入的供应商进行全面评估和审核，包括资质审查、实地考察、样品测试等环节，确保其符合供应商选择标准。建立合作关系：与通过评估的供应商建立合作关系，签订合作协议，明确双方的权利和义务。3.供应商考核与评价定期考核：采购部门定期对供应商进行考核，考核内容包括产品质量、交货期、价格、售后服务等方面。可以采用评分制或评级制对供应商进行量化评价。动态管理：根据供应商的考核结果，对供应商进行动态管理。对于表现优秀的供应商，给予更多的合作机会和优惠政策；对于表现不佳的供应商，及时发出整改通知，要求其限期改进。如整改后仍不符合要求，可考虑终止合作关系。供应商评价记录：建立供应商评价档案，记录供应商的考核结果、合作历史、重大问题处理情况等信息，为后续采购决策提供参考依据。五、询价记录与档案管理1.询价记录要求详细记录询价过程：采购人员应详细记录采购询价的各个环节，包括采购申请内容、询价文件、供应商报价单、询价评估过程及结果等信息。确保记录真实准确：询价记录应真实反映采购过程的实际情况，不得篡改或伪造记录。记录应妥善保存，以便随时查阅和追溯。记录保存期限：询价记录应按照宾馆档案管理规定进行保存，保存期限一般为[X]年，以便满足内部审计、财务审查及其他相关部门的查阅需求。2.档案管理职责采购部门负责档案整理：采购部门应指定专人负责询价记录的整理和归档工作，按照时间顺序和项目类别对询价记录进行分类存放，确保档案的整齐有序。档案查阅与借阅：其他部门如需查阅或借阅询价档案，应按照宾馆档案管理流程办理相关手续，经批准后方可查阅或借阅。查阅或借阅人员应妥善保管档案，不得擅自复制、涂改或损坏档案内容。档案安全与保密：档案管理人员应采取必要的安全措施，确保询价档案的安全存储，防止档案丢失或泄露。对于涉及商业机密或敏感信息的档案，应严格遵守保密规定，限制查阅范围。六、监督与检查1.内部监督机制设立监督岗位或小组：宾馆设立专门的采购监督岗位或成立采购监督小组，负责对采购询价过程进行全程监督。监督人员应独立于采购业务流程，确保监督工作不受干扰。定期检查与不定期抽查：监督人员定期对采购询价制度的执行情况进行检查，包括采购流程的合规性、供应商选择的公正性、询价记录的完整性等方面。同时，不定期对重点采购项目进行抽查，及时发现和纠正存在的问题。接受投诉与举报：建立采购投诉举报渠道，接受宾馆内部员工及其他相关方对采购询价过程中违规行为的投诉和举报。对于投诉举报事项，应及时进行调查核实，并根据调查结果进行处理。2.审计监督定期开展内部审计：宾馆内部审计部门定期对采购业务进行审计，审查采购询价制度的执行情况、采购合同的签订与执行情况、采购资金的使用情况等方面，发现问题及时提出整改建议，并跟踪整改落实情况。配合外部审计：积极配合外部审计机构对宾馆采购业务的审计工作，提供相关资料和信息，确保采购活动合法合规。七、附则1.制度解释权本制度由宾馆采购部门负责解释。在执行过程中