建设单位采购管理制度

PAGE建设单位采购管理制度一、总则（一）目的为加强建设单位采购管理，规范采购行为，确保采购活动合法、合规、高效，保障工程建设质量，控制采购成本，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于建设单位在工程建设项目中涉及的各类物资、设备、服务等采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正、公开的原则，保障所有潜在供应商平等参与竞争。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，优化采购流程，降低采购成本，提高采购效益。4.诚信原则：建设单位与供应商应诚实守信，履行合同约定，维护双方合法权益。二、采购组织与职责（一）采购决策机构建设单位应设立采购决策机构，如采购领导小组或采购委员会，负责对重大采购事项进行决策。采购决策机构成员应包括建设单位领导、相关部门负责人等，其职责如下：1.审议采购管理制度、采购计划和采购预算。2.审批采购方式、采购文件和采购合同。3.监督采购过程，协调解决采购中的重大问题。（二）采购执行部门建设单位应明确采购执行部门，负责具体采购业务的实施。采购执行部门的职责如下：1.编制采购计划和采购预算，报采购决策机构审批。2.组织采购活动，包括供应商选择、采购文件编制、采购谈判、合同签订等。3.负责采购合同的执行和跟踪，协调解决合同履行中的问题。4.建立采购档案，保存采购活动相关资料。（三）其他相关部门1.工程管理部门：负责提出物资、设备需求，参与技术规格制定，协助采购执行部门进行验收。2.财务部门：负责审核采购预算，监督采购资金支付，参与采购合同审核。3.审计部门：负责对采购活动进行审计监督，检查采购程序合规性和采购效益。三、采购计划与预算管理（一）采购计划编制1.采购执行部门应根据工程建设进度、设计文件和实际需求，提前编制采购计划。采购计划应明确采购物资、设备、服务的名称、规格、数量、采购时间等内容。2.采购计划编制过程中，采购执行部门应与工程管理部门、财务部门等相关部门沟通协调，确保采购计划与工程进度和资金安排相匹配。（二）采购预算编制1.财务部门应根据采购计划，结合市场价格行情，编制采购预算。采购预算应明确采购项目的资金来源、预算金额等内容。2.采购预算编制应遵循科学合理、实事求是的原则，确保预算金额能够满足采购需求，同时避免预算过高或过低。（三）采购计划与预算审批1.采购计划和采购预算编制完成后，应报采购决策机构审批。采购决策机构应组织相关部门对采购计划和采购预算进行审核，确保其合理性和可行性。2.经审批后的采购计划和采购预算应严格执行，如需调整，应按规定程序重新审批。四、供应商管理（一）供应商选择1.采购执行部门应建立供应商库，通过公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价等方式，从供应商库中选择合格供应商。2.选择供应商时，应综合考虑供应商的资质、信誉、业绩、产品质量、价格、售后服务等因素，确保选择的供应商能够满足采购需求。3.对于重要物资、设备的供应商，采购执行部门应进行实地考察，了解其生产经营情况和质量管理体系。（二）供应商评价1.采购执行部门应定期对供应商进行评价，评价内容包括产品质量、交货期、售后服务、价格等方面。2.根据供应商评价结果，对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予奖励，对于表现不佳的供应商进行警告或淘汰。（三）供应商关系维护1.采购执行部门应与供应商保持良好的沟通与合作关系，及时了解供应商的生产经营情况和市场动态，协调解决合作中出现的问题。2.建设单位应建立供应商投诉处理机制，及时处理供应商的投诉和建议，维护供应商的合法权益。五、采购方式与程序（一）采购方式1.公开招标：适用于采购金额较大、技术复杂、潜在供应商较多的项目。2.邀请招标：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目。3.竞争性谈判：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的项目；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的项目；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的项目；不能事先计算出价格总额的项目。4.询价：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的项目。5.单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。（二）采购程序1.采购申请：使用部门根据工程建设需求，填写采购申请表，明确采购物资、设备、服务的名称、规格、数量、用途等内容，报采购执行部门。2.采购审批：采购执行部门对采购申请进行审核，报采购决策机构审批。采购决策机构根据采购金额、采购方式等因素进行审批。3.采购文件编制：采购执行部门根据采购审批结果，编制采购文件。采购文件应包括采购公告、招标文件、谈判文件、询价文件等，明确采购项目的技术规格、商务条款、评标标准等内容。4.发布采购信息：采购执行部门通过指定媒体发布采购信息，邀请潜在供应商参与采购活动。5.供应商报名与资格审查：潜在供应商应按照采购文件要求报名，采购执行部门对供应商资格进行审查，确定合格供应商名单。6.采购评审：采购执行部门组织采购评审，评审小组按照采购文件规定的评标标准进行评标，确定中标供应商或成交供应商。7.采购合同签订：采购执行部门与中标供应商或成交供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。8.采购合同执行与验收：采购执行部门负责采购合同的执行和跟踪，供应商按照合同约定提供物资、设备、服务，采购执行部门组织相关部门进行验收。六、采购合同管理（一）合同签订1.采购合同应采用书面形式，明确合同双方的权利和义务。采购合同应包括合同标的、数量、质量、价格、交货期、交货地点、付款方式、违约责任等条款。2.采购合同签订过程中，采购执行部门应与法律部门沟通协调，确保合同条款合法合规，避免合同风险。（二）合同执行1.采购执行部门应跟踪采购合同的执行情况，及时了解供应商的生产进度、质量控制等情况，协调解决合同履行中的问题。2.供应商应按照采购合同约定履行义务，按时、按质、按量提供物资、设备、服务。如供应商未能履行合同约定，采购执行部门应按照合同约定追究其违约责任。（三）合同变更与解除1.采购合同履行过程中，如因不可抗力或其他原因需要变更或解除合同，合同双方应协商一致，并签订书面协议。2.合同变更或解除后，采购执行部门应及时调整采购计划和采购预算，并办理相关手续。（四）合同档案管理采购执行部门应建立采购合同档案，保存采购合同的相关文件和资料，包括采购合同文本、合同变更协议、验收报告、付款凭证等。采购合同档案应妥善保管，以备查阅。七、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购执行部门应定期对采购活动进行风险识别与评估，分析可能存在的风险因素，如供应商违约、质量问题、价格波动、法律风险等。2.根据风险识别与评估结果，对风险进行分类和分级，确定风险的严重程度和影响范围。（二）风险应对措施1.针对不同类型和级别的风险，采购执行部门应制定相应的风险应对措施，如选择多家供应商、签订质量保证协议、采用套期保值等方式规避价格风险、加强合同管理等。2.采购执行部门应定期对风险应对措施的执行情况进行检查和评估，及时调整风险应对策略，确保风险得到有效控制。（三）风险监控与预警建设单位应建立采购风险监控与预警机制，对采购活动进行实时监控，及时发现风险迹象。如发现风险预警信号，采购执行部门应及时采取措施进行处理，并向采购决策机构报告。八、采购监督与审计（一）内部监督1.建设单位应建立内部监督机制，对采购活动进行全过程监督。采购决策机构、采购执行部门、审计部门等应各司其职，加强对采购活动的监督检查。2.采购执行部门应定期向采购决策机构报告采购工作进展情况，接受采购决策机构的监督和