学院物品采购制度范本

PAGE学院物品采购制度范本一、总则（一）目的为规范学院物品采购行为，加强采购管理，提高资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学院各部门、各单位使用财政性资金、自有资金及其他资金进行的物品采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.公开、公平、公正原则：采购过程应公开透明，公平对待所有供应商，确保采购结果公正合理。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本和资金使用效益，节约资金。4.诚信原则：采购各方应诚实守信，履行各自的权利和义务，并接受监督管理。二、采购组织与职责（一）采购决策机构学院成立采购工作领导小组，由学院领导、相关职能部门负责人等组成。采购工作领导小组负责审议学院重大采购项目的采购方式、采购预算、采购合同等事项，对采购工作进行决策和指导。（二）采购执行机构1.采购管理部门：负责制定采购管理制度、采购流程，组织实施采购活动，协调采购过程中的相关问题，对采购项目进行监督和管理。2.需求部门：负责提出物品采购需求，参与采购项目的论证、验收等工作，对采购物品的质量、性能等负责。（三）职责分工1.采购管理部门职责贯彻执行国家有关采购的法律法规和政策规定，制定学院采购管理制度并组织实施。根据学院各部门需求，编制年度采购预算，报采购工作领导小组审批。组织采购项目的招标、谈判、询价等采购活动，确定中标供应商或成交供应商。签订采购合同，并对合同执行情况进行跟踪和监督。负责采购项目的验收组织工作，对采购物品的质量、数量、规格等进行验收。建立采购档案，妥善保管采购活动中的各类文件、资料。负责对采购人员进行培训和管理，提高采购人员的业务素质和职业道德水平。2.需求部门职责根据教学、科研、管理等工作需要，提出物品采购需求，填写采购申请表。参与采购项目的论证工作，提供技术参数、性能要求等相关资料，确保采购物品符合实际需求。配合采购管理部门进行采购活动，如参与开标、评标、谈判等环节。负责采购物品的接收、使用和保管，对采购物品的质量进行初步检验，如发现问题及时向采购管理部门反馈。参与采购项目的验收工作，提供验收意见。三、采购预算管理（一）预算编制1.各需求部门应根据本部门下一年度的工作任务和实际需求，于每年[具体时间]前向采购管理部门提交采购需求计划。采购需求计划应详细列出采购物品的名称、规格、数量、预算金额等内容。2.采购管理部门对各需求部门提交的采购需求计划进行汇总、审核，结合学院年度经费预算情况，编制年度采购预算草案，报采购工作领导小组审批。3.年度采购预算草案经采购工作领导小组审批通过后，由采购管理部门下达各需求部门执行。（二）预算调整1.因工作需要确需调整采购预算的，需求部门应填写采购预算调整申请表，详细说明调整原因、调整金额等内容，并提交相关证明材料。2.采购预算调整申请表经需求部门负责人签字、盖章后，报采购管理部门审核。采购管理部门审核通过后，报采购工作领导小组审批。3.采购预算调整申请表经采购工作领导小组审批通过后，由采购管理部门下达调整通知，各部门按照调整后的预算执行采购活动。四、采购方式及程序（一）采购方式1.公开招标：适用于采购金额较大、技术复杂、有众多潜在供应商可供选择的采购项目。2.邀请招标：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目。3.竞争性谈判：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的项目，技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的项目，采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的项目，不能事先计算出价格总额的项目。4.单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的项目，发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的项目，必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。5.询价：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。（二）采购程序1.公开招标程序采购管理部门发布招标公告，公告内容包括采购项目名称、采购内容及要求、投标人资格条件、投标截止时间、开标时间及地点等。供应商报名参加投标，采购管理部门对报名供应商进行资格审查，确定合格投标人名单。采购管理部门向合格投标人发售招标文件，投标人按照招标文件要求编制投标文件，并在规定时间内提交投标文件。采购管理部门组织开标、评标会议，开标时由投标人或其推选的代表检查投标文件的密封情况，经确认无误后，由工作人员当众拆封，宣读投标人名称、投标价格和投标文件的其他主要内容。评标委员会按照招标文件规定的评标标准和方法，对投标文件进行评审，推荐中标候选人。采购管理部门根据评标委员会推荐的中标候选人确定中标人，并发布中标公告。中标公告发布后，采购管理部门向中标人发出中标通知书，并与中标人签订采购合同。2.邀请招标程序采购管理部门根据采购项目特点和需求，确定邀请投标的供应商名单，并向其发出投标邀请书。投标邀请书内容包括采购项目名称、采购内容及要求、投标人资格条件、投标截止时间、开标时间及地点等。被邀请的供应商在规定时间内报名参加投标，采购管理部门对报名供应商进行资格审查，确定合格投标人名单。采购管理部门向合格投标人发售招标文件，投标人按照招标文件要求编制投标文件，并在规定时间内提交投标文件。采购管理部门组织开标、评标会议，评标程序与公开招标相同。采购管理部门根据评标结果确定中标人，并发布中标公告。中标公告发布后，采购管理部门向中标人发出中标通知书，并与中标人签订采购合同。3.竞争性谈判程序采购管理部门发布竞争性谈判公告，公告内容包括采购项目名称、采购内容及要求、供应商资格条件、谈判时间及地点等。供应商报名参加谈判，采购管理部门对报名供应商进行资格审查，确定合格谈判供应商名单。采购管理部门向合格谈判供应商发出谈判文件，谈判文件包括谈判须知、采购项目技术规格、商务条款、谈判程序等内容。谈判供应商按照谈判文件要求编制响应文件，并在规定时间内提交响应文件。采购管理部门组织谈判会议，谈判小组与各谈判供应商进行谈判。谈判小组可以要求谈判供应商对响应文件中含义不明确、同类问题表述不一致或者有明显文字和计算错误的内容进行必要的澄清、说明或者补正。谈判小组根据谈判情况，要求谈判供应商在规定时间内进行最后报价。谈判小组根据谈判供应商的最后报价和谈判情况，推荐成交候选人。采购管理部门根据谈判小组推荐的成交候选人确定成交供应商，并发布成交公告。成交公告发布后，采购管理部门向成交供应商发出成交通知书，并与成交供应商签订采购合同。4.单一来源采购程序采购管理部门对拟采用单一来源采购方式的采购项目进行论证，论证内容包括采购项目的必要性、只能从唯一供应商处采购的原因、采购价格的合理性等。论证后形成单一来源采购论证报告。采购管理部门将单一来源采购论证报告报采购工作领导小组审批。采购工作领导小组审批通过后，采购管理部门发布单一来源采购公示，公示内容包括采购项目名称、采购内容及要求、拟采购供应商名称、单一来源采购理由等。公示期不得少于5个工作日。公示期内无异议的，采购管理部门与拟采购供应商签订采购合同。如有异议，采购管理部门应组织相关人员进行调查核实，并根据调查结果决定是否继续采用单一来源采购方式。5.询价程序采购管理部门向符合资格条件的供应商发出询价通知书，询价通知书包括采购项目名称、采购内容及要求、供应商资格条件、报价要求、交货时间及地点等内容。供应商在规定时间内提交报价文件，报价文件应包括报价表、技术规格偏离表、商务条款偏离表等内容。采购管理部门对供应商的报价文件进行评审，根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。采购管理部门向成交供应商发出成交通知书，并与成交供应商签订采购合同。五、采购合同管理（一）合同签订1.采购项目确定中标供应商或成交供应商后，采购管理部门应在规定时间内与中标供应商或成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购物品的名称、规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式及违约责任等条款。2.采购合同签订前，采购管理部门应将合同文本提交学院法律顾问进行合法性审查。经审查通过的合同文本，由采购管理部门负责人签字、盖章，并加盖学院公章。（二）合同履行1.采购合同签订后，采购管理部门应及时将合同副本送达需求部门和财务部门。需求部门应按照合同约定做好采购物品的接收、使用和保管工作，财务部门应按照合同约定及时支付货款。2.采购管理部门应跟踪采购合同的履行情况，定期检查合同执行进度，及时协调解决合同履行过程中出现的问题。如发现供应商未按照合同约定履行义务，采购管理部门应及时采取措施，要求供应商限期整改或承担违约责任。（三）合同变更与解除1.在采购合同履行过程中，如因特殊原因需要变更合同内容的，采购管理部门应与供应商协商一致，并签订书面合同变更协议。合同变更协议应作为采购合同的补充文件，与采购合同具有同等法律效力。2.如因不可抗力或其他特殊原因需要解除采购合同的，采购管理部门应与供应商协商一致，并签订书面合同解除协议。合同解除协议应明确解除合同后的相关事宜，如货款结算、物品返还等。六、采购验收管理（一）验收组织1.采购项目完成后，采购管理部门应组织需求部门、使用部门等相关人员组成验收小组，对采购物品进行验收。验收小组应根据采购合同和相关标准，对采购物品的质量、数量、规格、性能等进行全面检查。2.验收小组应由具有专业知识和经验的人员组成，人数应不少于3人。验收小组组长应由采购管理部门负责人担任。（二）验收程序1.供应商交货前，应提前通知采购管理部门和需求部门。需求部门应安排专人负责接收采购物品，并对物品的外观、数量等进行初步检查。2.供应商交货时，应向验收小组提供采购物品的质量证明文件、使用说明书、保修卡等相关资料。验收小组按照采购合同和相关标准，对采购物品进行详细检查，包括外观检查、数量核对、性能测试、质量检验等。3.验收过程中，如发现采购物品存在质量问题或其他不符合合同约定的情况，验收小组应及时记录，并要求供应商限期整改或更换。供应商整改或更换后，验收小组应进行再次验收，直至验收合格为止。4.验收合格后，验收小组应填写采购项目验收报告，验收报告应包括采购项目名称、采购内容及要求、供应商名称、验收日期、验收结论等内容。验收报告经验收小组成员签字、盖章后生效。（三）验收结果处理1.验收合格的采购项目，采购管理部门应及时办理结算手续，并将采购物品交付需求部门使用。2.验收不合格的采购项目，采购管理部门应根据合同约定，要求供应商承担违约责任，如限期整改、更换、退货、赔偿损失等。供应商整改或更换后仍不符合要求的，采购管理部门应按照合同约定解除采购合同，并追究供应商的法律责任。七、采购监督与管理（一）内部监督1.学院纪检监察部门负责对采购活动进行全程监督，对采购过程中的违法违纪行为进行调查处理。2.采购管理部门应建立健全采购内部监督制度，加强对采购人员的管理和监督，规范采购工作流程，确保采购活动合法合规。3.需求部门应积极配合采购管理部门的工作，对采购活动进行监督，如发现问题及时向采购管理部门反馈。（二）外部监督1.采购活动应接受财政、审计等部门的监督检查。采购管理部门应按照相关部门的要求，及时提供采购项目的相关资料，配合做好监督检查工作。2.采购管理部门应建立采购信息公开制度，定期在学院内部网站上公布采购项目的采购方式、采购预算、采购结果等信息，接受师生员工的监督。八、采购档案管理（一）档案内容采购档案应包括采购项目的采购申请表、采购预算调整申请表、采购需求计划、采购文件（招标文件、谈判文件、询价通知书等）、投标文件（响应文件）、评标报告、中标通知书、采购合同、验收报告、采购项目结算凭证等相关资料。（二）档案保管采购管