成立采购询价小组制度

PAGE成立采购询价小组制度一、总则（一）目的为规范公司采购询价行为，确保采购过程的公开、公平、公正，提高采购效率，降低采购成本，保证所采购物资和服务的质量，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有采购项目，包括但不限于原材料采购、设备采购、办公用品采购、服务采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购询价活动必须遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：采购询价小组应公正对待所有供应商，为供应商提供平等的竞争机会，不偏袒任何一方。3.公开透明原则：采购询价过程应公开透明，采购信息、询价文件、评审标准等应向所有供应商公开，接受监督。4.诚实信用原则：参与采购询价活动的各方应诚实守信，履行各自的义务，不得隐瞒真实情况或提供虚假信息。二、采购询价小组的组成（一）人员构成采购询价小组由公司内部相关部门人员组成，成员包括但不限于采购部门、需求部门、财务部门、质量部门等。具体人员构成如下：1.采购部门代表：负责采购业务的专业人员，熟悉采购流程和市场情况，能够对供应商提供的报价和产品信息进行准确分析和评估。2.需求部门代表：提出采购需求的部门人员，对所需采购物资或服务的规格、数量及质量等方面有明确要求，能够提供专业的技术支持和需求解读。3.财务部门代表：具备财务专业知识的人员，负责对采购成本进行核算和控制，参与采购价格的审核和评估，确保采购资金的合理使用。4.质量部门代表：熟悉产品质量标准和检验流程的人员，负责对采购物资或服务的质量进行监督和审核，确保所采购的产品符合公司质量要求。（二）人员职责1.采购部门代表职责负责组织采购询价活动，制定询价文件，发布询价信息，邀请供应商参与询价。收集、整理供应商报价文件，对报价进行初步分析和比较，筛选出符合要求的供应商。与供应商进行沟通和谈判，了解供应商的产品质量、交货期、售后服务等情况，为采购决策提供参考依据。协助采购询价小组完成采购合同的签订和执行工作。2.需求部门代表职责准确提供采购物资或服务的详细需求信息，包括规格、型号、数量、质量标准、技术要求等，确保询价文件中的需求描述清晰、准确。参与对供应商报价文件的评审，从技术和业务角度对供应商的产品或服务进行评估，提出专业意见和建议。协助采购部门与供应商进行技术交流和沟通，解答供应商关于采购需求的疑问。在采购合同执行过程中，对采购物资或服务的质量和性能进行验收，确保符合需求部门的要求。3.财务部门代表职责参与询价文件中价格条款的制定和审核，确保采购预算合理、价格条款明确。对供应商报价进行成本分析和核算，评估采购价格的合理性，为采购决策提供财务支持。负责审核采购合同中的付款条款，确保付款方式和时间符合公司财务规定和资金安排。监督采购资金的使用情况，对采购成本进行控制和分析，提出节约资金的建议。4.质量部门代表职责制定采购物资或服务的质量验收标准，确保询价文件中的质量要求明确、可操作。参与对供应商报价文件的评审，从质量角度对供应商进行评估，审查供应商的质量管理体系和质量保证措施。在采购合同执行过程中，对采购物资或服务进行质量检验和监督，确保所采购的产品符合质量标准。对不合格产品或服务提出处理意见，协助采购部门与供应商协商解决质量问题。（三）小组组长采购询价小组设组长一名，由采购部门负责人担任。组长职责如下：1.负责采购询价小组的全面工作，组织和协调小组成员开展采购询价活动。2.主持采购询价小组会议，制定会议议程，引导小组成员对采购项目进行讨论和决策。3.审核询价文件、报价文件、采购合同等重要文件，确保文件内容符合公司规定和采购要求。协调采购询价小组与公司内部其他部门以及供应商之间的关系，及时解决采购过程中出现的问题。三、采购询价流程（一）采购申请1.需求部门根据业务需要，填写《采购申请表》，详细说明采购物资或服务的名称、规格、型号、数量、质量要求、交货时间、预算金额等信息，并提交至采购部门。2.《采购申请表》应经需求部门负责人审核签字，确保采购需求真实、合理、必要。（二）询价准备1.采购部门收到《采购申请表》后，对采购需求进行初步评估，确认采购项目的可行性和必要性。2.根据采购项目的特点和要求，组建采购询价小组，并明确小组成员的职责分工。3.采购部门负责制定询价文件，询价文件应包括采购项目的详细需求说明、报价要求、技术规格、质量标准、交货时间、售后服务等内容。询价文件应确保内容完整、准确、清晰，避免出现歧义或漏洞给供应商造成误解。4.采购部门通过公司内部采购平台、供应商数据库、行业网站、招标公告等渠道发布询价信息，邀请符合条件的供应商参与询价。询价信息应明确采购项目的基本情况、询价文件获取方式、报价截止时间等关键信息。（三）供应商选择与邀请1.采购部门对报名参与询价的供应商进行资格审查，审查内容包括供应商的营业执照、经营范围、生产能力、产品质量、信誉状况、售后服务等方面。只有通过资格审查的供应商才能进入询价环节。2.根据采购项目的特点和需求，选择一定数量的供应商发出正式询价邀请。邀请的供应商数量应根据采购项目的规模、复杂程度、市场竞争情况等因素综合确定，一般不少于三家，以确保充分竞争，获取合理的采购价格和优质的产品或服务。（四）报价文件接收与整理1.采购部门负责接收供应商提交的报价文件，对报价文件进行登记和编号，确保报价文件的完整性和准确性。2.对报价文件进行初步整理，检查报价文件是否按照询价文件的要求填写，包括报价明细、技术规格偏离表、商务条款偏离表（如有）、售后服务承诺等内容。如发现报价文件存在缺项、漏项或不符合要求的情况，及时与供应商沟通，要求其补充或修正。（五）询价评审1.采购询价小组召开评审会议，对供应商的报价文件进行评审。评审过程应遵循公平、公正、公开的原则，小组成员应独立发表意见，不得相互串通或施加不当影响。2.评审内容包括价格、技术、商务、售后服务等方面。价格评审主要比较各供应商的报价金额，评估其价格合理性；技术评审主要审查供应商提供的产品或服务是否满足采购项目的技术规格和质量要求；商务评审主要关注供应商的资质、信誉、交货期、付款方式等商务条款；售后服务评审主要考察供应商的售后服务承诺和保障措施。3.小组成员根据评审标准对各供应商进行打分或排序，综合考虑各方面因素，评选出最优供应商。在评选过程中，如出现多个供应商在各方面表现相近的情况，采购询价小组可组织供应商进行二次报价或谈判，进一步明确采购需求和价格，以确定最终的采购对象。（六）采购决策1.采购询价小组根据评审结果，形成采购评审报告，报告内容应包括采购项目概述（需求部门、采购内容、预算金额等）、询价过程简述（供应商邀请情况、报价文件接收情况等）、评审情况（各供应商得分或排序情况、评审意见等）、推荐的最优供应商及理由等。2.采购评审报告提交至公司管理层审批，公司管理层根据采购评审报告和公司实际情况做出采购决策。如采购决策与采购询价小组的推荐意见不一致，应说明理由，并将最终采购决策反馈给采购询价小组。（七）合同签订1.采购部门根据公司管理层的采购决策，与选定的供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购物资或服务的名称、规格、型号、数量、质量标准、价格、交货时间、交货地点、付款方式、售后服务等条款。采购合同的条款应符合法律法规要求和询价文件、采购评审报告的规定，确保合同的合法性、有效性和可操作性。2.采购合同签订前，应经公司法律部门或法律顾问审核，确保合同条款合法合规，避免潜在的法律风险。审核通过后的采购合同由双方加盖公章或合同专用章，并由授权代表签字确认。（八）合同执行与验收1.采购合同签订后，采购部门负责跟踪合同执行情况，及时与供应商沟通协调，确保供应商按照合同约定的时间、质量、数量等要求履行合同义务。2.需求部门负责在采购物资或服务到货前做好接收准备工作，包括安排验收人员、准备验收场地和工具等。到货后，需求部门应按照合同约定的质量标准和验收程序对采购物资或服务进行验收。验收合格的，需求部门应出具验收报告；验收不合格的，需求部门应及时通知采购部门，采购部门负责与供应商协商解决质量问题，如退货、换货、补货、降价等，直至验收合格为止。3.财务部门根据采购合同和验收报告，按照公司财务制度办理付款手续。付款过程应严格审核相关凭证，确保付款金额准确无误，符合合同约定和公司财务规定，并做好付款记录和账务处理。四、监督与管理（一）内部监督1.公司内部审计部门负责对采购询价活动进行定期或不定期的审计监督，检查采购询价过程是否符合公司制度和法律法规要求，采购合同的签订和执行是否规范，采购资金的使用是否合理等。2.公司设立举报邮箱和举报电话，接受公司员工对采购询价活动中违规行为（如供应商贿赂、采购人员违规操作等）的举报。对于收到的举报信息，公司应及时进行调查核实，如情况属实，依法依规严肃处理相关责任人，并采取措施防止类似问题再次发生。（二）外部监督1.采购询价活动应主动接受政府相关部门（如财政部门、审计部门等）的监督检查，积极配合提供所需资料和信息，确保采购行为合法合规。2.对于涉及公共利益、社会关注度较高的重大采购项目，公司可邀请社会公众参与监督，通过公开采购信息、接受社会舆论监督等方式，提高采购活动的透明度和公信力。（三）违规处理1.对于在采购询价活动中违反公司制度或法律法规的单位和个人，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括警告、罚款、解除劳动合同、追究法律责任等。2.如因供应商违规行为给公司造成损失的，公司有权依法要求供应商承担赔偿责任；如因采购询价小组成员违规行为给公司造成损失的，违规成员应承担相应的赔偿责任。五、培训与考核（一）培训1.公司定期组织采购询价小组成员及相关人员参加采购业务培训，培训内容包括采购法律法规、采购流程、询价技巧、合同管理、质量管理、财务知识等方面。培训方式可采用内部培训、外部培训、在线学习、案例分析等多种形式，以提高相关人员的专业素质和业务能力。2.根据采购业务发展和实际工作需要，有针对性地开展专项培训，如针对新采购项目的特点和要求进行技术培训，针对采购过程中出现的问题进行案例分析培训等，确保采购人员能够及时掌握新知识、新技能，更好地履行采购职责。（二）考核1.建立采购询价小组成员及相关人员的考核机制，考核内容包括工作业绩、业务能力、职业操守等方面。考核方式可采用定期考核与不定期考核相结合的方式，定期考核每年进行一次，不定