学校采购询价制度

PAGE学校采购询价制度一、总则（一）目的为规范学校采购行为，加强采购管理，提高采购资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，特制定本询价制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各项目涉及的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.公开、公平、公正原则。采购活动应公开透明，确保所有符合条件的供应商都有机会参与竞争，公平对待每一个供应商，不偏袒任何一方，保证采购结果公正合理。2.质量优先原则。在满足采购需求的前提下，优先选择质量可靠、信誉良好的供应商提供的产品或服务。3.效益原则。通过合理的采购流程和方法，降低采购成本，提高采购资金使用效益，实现学校资源的优化配置。4.合法性原则。采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购行为合法合规。二、组织机构及职责（一）采购领导小组1.组成由学校领导、相关职能部门负责人等组成。2.职责（1）审议学校采购工作的重大事项，制定采购政策和发展规划。（2）对采购项目的预算、采购方式、采购结果等进行审核和决策。（3）协调解决采购工作中出现的重大问题。（二）采购工作小组1.组成由采购部门负责人、专业技术人员、财务人员等组成。2.职责（1）负责具体采购项目的组织实施，包括编制采购文件、发布采购信息、组织询价、谈判、评标等工作。（2）对供应商的资格进行审查，确保参与采购活动的供应商符合要求。（3）收集、整理采购项目的相关资料，建立采购档案。（4）协助采购领导小组做好采购工作的其他相关事宜。（三）监督小组1.组成由学校纪检监察部门人员、审计部门人员等组成。2.职责（1）对采购活动进行全程监督，确保采购过程合法合规，防止违规违纪行为发生。（2）受理供应商和学校内部人员对采购活动的投诉和举报，及时进行调查处理。（3）对采购项目的资金使用情况进行审计监督，确保资金使用合理、安全。三、采购流程（一）采购申请1.各部门根据教学、科研、管理等工作需要，填写《采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、技术要求、预算金额、采购时间等内容。2.《采购申请表》经部门负责人审核签字后，报采购部门。（二）采购审批1.采购部门收到《采购申请表》后，对采购项目的必要性、可行性、预算合理性等进行初审。2.初审通过后，将《采购申请表》提交采购领导小组审批。采购领导小组根据学校采购政策和实际情况，对采购项目进行审核，批准采购申请或提出修改意见。（三）编制采购文件1.采购工作小组根据采购项目的特点和要求，编制采购文件。采购文件应包括采购公告、询价通知书、采购合同等。2.采购公告应在学校官网、政府采购指定媒体等平台发布，公开采购项目的基本信息，邀请潜在供应商参与采购活动。3.询价通知书应明确采购项目的技术规格、数量、质量要求、报价要求、交货时间、交货地点、售后服务等内容，作为供应商报价和响应的依据。4.采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等条款。（四）供应商选择1.采购工作小组根据采购项目的特点和要求，确定供应商的资格条件，如营业执照、税务登记证、组织机构代码证、资质证书、业绩证明、信誉状况等。2.通过发布采购公告、邀请招标、竞争性谈判、询价等方式，从符合资格条件的供应商中选择若干家参与采购活动。3.对参与采购活动的供应商进行资格审查，确保其符合采购文件要求。4.向资格审查合格的供应商发出询价通知书，要求其在规定时间内报价。（五）询价1.采购工作小组收到供应商的报价后，对各供应商的报价进行比较和分析。2.如有必要，可以与供应商进行谈判，要求其对报价进行说明和解释，进一步了解其产品或服务的质量、价格、交货期等情况。3.根据询价和谈判结果，综合考虑供应商的报价、产品质量、信誉状况、售后服务等因素，选择最优的供应商作为成交供应商。（六）合同签订及履行1.采购工作小组与成交供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，确保采购项目的顺利实施。2.采购部门负责跟踪采购合同的履行情况，督促供应商按时、按质、按量交货，及时处理合同履行过程中出现的问题。3.供应商交货后，采购部门组织相关人员进行验收。验收合格后，按照采购合同约定支付货款。（七）采购档案管理1.采购工作小组负责收集、整理采购项目的相关资料，包括采购申请表、采购审批文件、采购文件、供应商报价文件、采购合同、验收报告等。2.将采购档案按照档案管理规定进行分类、编号、装订，妥善保管。采购档案的保管期限应符合国家法律法规和学校档案管理要求。四、询价要求（一）询价范围1.对于金额较小、技术规格简单、市场货源充足的采购项目，原则上采用询价方式进行采购。2.询价范围应涵盖市场上具有代表性的供应商，确保询价结果具有可比性和公正性。（二）询价文件编制1.询价文件应明确采购项目的基本要求、技术规格、数量、质量标准等内容，确保供应商能够准确理解采购需求。2.询价文件应包括报价要求，如报价方式、报价有效期、报价包含的内容等，要求供应商按照规定格式填写报价文件。3.询价文件应明确交货时间、交货地点、售后服务等要求，作为供应商响应的重要内容。（三）询价过程1.采购工作小组应向至少三家符合资格条件的供应商发出询价通知书，并要求其在规定时间内报价。2.供应商应按照询价通知书的要求，如实填写报价文件，并在规定时间内提交给采购工作小组。3.采购工作小组对供应商的报价进行比较和分析，如有必要，可以要求供应商对报价进行澄清和说明。4.在询价过程中，采购工作小组应保持公正、公平的态度，不得与供应商串通或泄露询价信息。（四）询价结果确定1.采购工作小组根据询价和谈判结果，综合考虑供应商的报价、产品质量、信誉状况、售后服务等因素，选择最优的供应商作为成交供应商。2.询价结果应报采购领导小组审核批准。采购领导小组对询价结果进行审核，如发现问题应及时提出意见和建议，要求采购工作小组进行整改。五、监督与管理（一）内部监督1.监督小组对采购活动进行全程监督，确保采购过程合法合规。监督内容包括采购申请、采购审批、供应商选择、询价、合同签订及履行等环节。2.监督小组应定期对采购工作进行检查和评估，发现问题及时督促整改。对违规违纪行为，应按照学校相关规定进行严肃处理。（二）外部监督1.学校采购活动应接受政府采购监管部门、审计部门、纪检监察部门等外部机构的监督检查。2.采购部门应积极配合外部监督机构的工作，如实提供采购项目的相关资料，接受监督检查。（三）投诉处理1.供应商或学校内部人员对采购活动有异议的，可以向监督小组提出投诉。投诉应提交书面投诉材料，说明投诉事项和理由。2.监督小组收到投诉后应及时进行调查处理，并在规定时