广发银行采购管理制度

PAGE广发银行采购管理制度一、总则（一）目的为规范广发银行采购行为，加强采购管理，提高采购效率，保证采购质量，控制采购成本，防范采购风险，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本行实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于广发银行各级机构及所属部门的采购活动，包括但不限于办公用品、办公设备、信息技术设备、金融机具、物业服务、咨询服务、广告宣传等各类物资和服务的采购。（三）基本原则1.依法合规原则：采购活动必须遵守国家法律法规及行业监管要求，确保采购行为合法合规。2.公开公正原则：采购过程应公开透明，公平对待所有供应商，确保采购结果公正合理。3.成本效益原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本，实现成本效益最大化。4.质量优先原则：优先选择质量可靠、信誉良好的供应商，确保所采购的物资和服务符合本行要求。5.风险管理原则：识别、评估和控制采购过程中的各种风险，保障本行利益。二、采购组织与职责（一）采购决策机构1.采购管理委员会：作为本行采购决策的最高机构，负责审议重大采购项目，制定采购政策和战略，监督采购工作的执行情况。采购管理委员会由行领导、相关部门负责人等组成。2.职责审议年度采购计划和预算。审批重大采购项目的采购方案、采购方式、供应商选择等。协调解决采购过程中的重大问题。监督采购制度的执行情况。（二）采购执行部门1.集中采购部门：负责组织实施本行的集中采购工作，制定集中采购流程和标准，建立供应商库，管理采购项目的执行和合同签订等。2.职责制定集中采购操作规范和工作流程。组织开展集中采购项目的采购活动，包括招标、询价、谈判等。对供应商进行资格审查、评估和管理。签订采购合同，并负责合同的履行、监督和验收。整理和归档采购项目相关资料。（三）需求部门1.各业务部门和职能部门作为采购需求部门，负责提出采购需求，参与采购项目的前期调研、技术规格制定、供应商选择等工作。2.职责根据业务需要，准确提出采购需求，包括物资和服务的规格、数量、质量要求、交付时间等。配合采购执行部门开展采购活动，提供必要的技术支持和信息。参与采购项目的验收工作，对采购物资和服务的质量进行评价。（四）监督部门1.内部审计部门负责对采购活动进行审计监督，检查采购制度执行情况，防范采购风险，对违规行为提出处理建议。2.职责制定采购审计计划和方案。对采购项目进行定期或不定期审计，审查采购流程的合规性、采购文件的完整性、采购合同的执行情况等。对发现的问题提出整改意见，并跟踪整改落实情况。三、采购流程（一）采购需求提出1.需求部门应根据业务发展和工作需要，提前制定采购计划，明确采购物资和服务的详细需求。采购计划应包括采购项目名称、规格型号、数量、预算金额、预计采购时间等内容。2.对于紧急采购需求，需求部门应及时与采购执行部门沟通，说明紧急情况和需求原因，经批准后可启动紧急采购程序。（二）采购申请审批1.需求部门将采购计划提交至采购执行部门，采购执行部门对采购需求进行初步审核，审核内容包括需求的合理性、完整性、与预算的匹配性等。2.经初步审核通过的采购申请，根据本行采购审批权限规定，提交相应层级的审批。一般采购项目由采购执行部门负责人审批；重大采购项目需提交采购管理委员会审议批准。（三）采购方式选择1.根据采购项目的特点、金额大小、市场供应情况等因素，选择合适采购方式。常见的采购方式包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价、单一来源采购等。2.公开招标：适用于采购金额较大、技术规格明确、市场竞争充分的采购项目。通过公开招标公告，吸引众多潜在供应商参与投标，按照法定程序确定中标供应商。3.邀请招标：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目。向特定的供应商发出邀请投标，经过评审确定中标供应商。4.竞争性谈判：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的采购项目。与不少于三家的供应商进行谈判，确定成交供应商。5.询价：适用于采购标的规格、标准统一，现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。向多家供应商发出询价单，要求其在规定时间内报价，根据报价情况确定成交供应商。6.单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的采购项目。与单一供应商进行协商，确定采购价格和条款。（四）采购文件编制1.根据选定的采购方式，采购执行部门编制相应的采购文件。采购文件应包括采购公告（招标书、询价单、谈判文件等）、采购需求说明书、合同条款、评标标准等内容。2.采购文件应明确采购项目的技术规格、质量要求、交付时间、售后服务等条款，确保供应商能够准确理解采购需求。（五）供应商选择与管理1.供应商征集：采购执行部门通过多种渠道征集供应商，包括公开招标平台、行业网站、供应商推荐、供应商库等。对征集到的供应商进行资格审查，建立供应商名录。2.供应商评估：定期对供应商进行评估，评估内容包括供应商的资质信誉、产品质量、价格水平、交货期、售后服务等方面。根据评估结果，对供应商进行分类管理，分为优秀供应商、合格供应商、不合格供应商。3.供应商选择：在采购项目实施过程中，从供应商名录中选择合适的供应商参与采购活动。对于重大采购项目，可采用综合评分法等方式对供应商进行评标，选择得分最高的供应商作为中标候选人。4.供应商管理：与中标供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。跟踪供应商合同履行情况，对供应商的表现进行评价和反馈。对于表现不佳的供应商，采取警告、暂停合作、淘汰等措施。（六）采购合同签订与履行1.采购项目确定中标供应商后，采购执行部门应及时与中标供应商签订采购合同。采购合同应明确采购物资和服务的规格、数量、价格、交付时间、质量标准、售后服务等条款，确保合同内容合法合规、条款清晰明确。2.采购执行部门负责跟踪采购合同的履行情况，及时与供应商沟通协调，确保供应商按时、按质交付采购物资和服务。需求部门应配合采购执行部门做好合同履行的监督和验收工作。3.在合同履行过程中，如发生合同变更、解除等情况，采购执行部门应按照本行合同管理规定办理相关手续，并及时通知相关部门。（七）采购验收1.采购物资和服务交付后，需求部门应按照采购合同和相关标准进行验收。验收内容包括物资的数量、规格、质量、性能等方面，以及服务的内容、质量、效果等方面。2.验收合格的，需求部门应出具验收报告；验收不合格的，需求部门应及时通知采购执行部门，采购执行部门应与供应商协商解决，如协商不成，可按照合同约定追究供应商的违约责任。3.采购执行部门应将验收报告等相关资料整理归档，作为采购项目的重要档案保存。四、采购预算管理（一）预算编制1.采购执行部门应根据本行年度经营计划和采购需求，编制年度采购预算。采购预算应包括采购项目名称、预算金额、资金来源等内容，并按照本行预算管理规定进行审核和审批。2.采购预算应与本行财务预算相衔接，确保采购资金的合理安排和有效使用。在预算编制过程中，应充分考虑市场价格波动、业务发展变化等因素，提高预算的准确性和科学性。（二）预算执行1.采购项目应严格按照预算执行，采购执行部门不得超预算采购。如因特殊原因需要调整采购预算的，应按照本行预算调整程序办理相关手续。2.财务部门应加强对采购预算执行情况的监督和控制，定期对采购支出进行统计和分析，确保采购资金的使用合规、合理、高效。（三）预算调整1.在采购预算执行过程中，如遇市场价格大幅波动、采购需求变更、政策调整等原因，导致原采购预算无法满足实际采购需要的，采购执行部门可提出预算调整申请。2.预算调整申请应包括调整原因、调整金额、调整后的预算安排等内容，并按照本行预算管理规定进行审核和审批。经批准的预算调整，应及时通知相关部门，并在财务核算中进行相应调整。五、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购执行部门应定期对采购过程中的风险进行识别和评估，包括市场风险、供应商风险、合同风险、验收风险、法律风险等。2.针对识别出的风险，采购执行部门应分析其发生可能性和影响程度，并制定相应的风险应对措施。（二）风险应对措施1.市场风险应对：关注市场价格动态，建立价格预警机制，通过与供应商协商、签订价格调整条款等方式，降低市场价格波动对采购成本的影响。2.供应商风险应对：加强对供应商的管理和评估，建立供应商风险预警机制，对出现经营困难、信誉下降等情况的供应商，及时采取措施，如暂停合作、更换供应商等，降低供应商风险。3.合同风险应对：加强采购合同管理，严格审核合同条款，确保合同合法合规、条款清晰明确。在合同履行过程中，及时跟踪合同执行情况，防范合同纠纷和违约风险。4.验收风险应对：明确验收标准和流程，加强验收环节的管理，确保采购物资和服务符合要求。对于验收不合格的，及时与供应商协商解决，避免损失扩大。5.法律风险应对：加强对采购法律法规的学习和培训，确保采购行为合法合规。在采购过程中，遇到法律问题及时咨询法律顾问，防范法律风险六、采购信息管理（一）采购档案管理1.采购执行部门应建立健全采购档案管理制度，对采购项目的相关文件、资料进行整理、归档和保管。采购档案应包括采购申请、采购文件、采购合同、验收报告、供应商资料等内容。2.采购档案应按照档案管理规定进行分类、编号、存放，确保档案的完整性、准确性和可查性。采购档案的保管期限应符合国家法律法规和本行档案管理要求。（二）采购数据分析与利用1.采购执行部门应定期对采购数据进行统计和分析