工会福利物品采购制度

PAGE工会福利物品采购制度一、总则（一）目的为规范工会福利物品采购行为，确保采购过程公开、公平、公正，提高工会经费使用效益，保障工会会员的合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司工会组织的各类福利物品采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购活动合法合规。2.公平公正原则：采购过程中应遵循公平竞争原则，为所有符合条件的供应商提供平等的机会，确保采购结果公正合理。3.公开透明原则：采购信息应及时、准确地向工会会员公开，接受会员监督。4.效益原则：在保证物品质量的前提下，充分考虑经费的使用效益，降低采购成本。二、采购预算管理（一）预算编制1.工会应根据年度工作计划和会员需求，结合工会经费状况，编制福利物品采购预算。2.采购预算应明确采购项目、数量、规格、预算金额等内容，并报经工会委员会审议通过。（二）预算执行1.采购活动应严格按照预算执行，不得超预算采购。如有特殊情况需要调整预算，应按照规定程序报经批准。2.工会财务部门应加强对采购预算执行情况的监督和管理，定期对预算执行情况进行分析和评估。三、采购流程（一）需求调研1.工会应定期开展会员需求调研，了解会员对福利物品的种类、数量、质量等方面的需求，为采购决策提供依据。2.根据需求调研结果，结合工会经费状况和实际情况，确定采购项目和采购标准。（二）供应商选择1.建立供应商库，通过公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价等方式，从供应商库中选择合格的供应商。2.对供应商的资质、信誉、产品质量、价格、售后服务等方面进行综合评估，并建立供应商档案。3.定期对供应商进行考核和评价，对于不合格的供应商，应及时清理出库。（三）采购实施1.根据确定的采购项目和采购标准，编制采购文件，明确采购要求、采购程序、评标标准等内容。2.按照采购文件规定的程序组织采购活动，确保采购过程公开、公平、公正。3.在采购过程中，应与供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，确保采购物品的质量和交付时间。（四）验收付款1.采购物品到货后，工会应组织相关人员进行验收，验收内容包括物品的数量质量、规格型号、外观包装等。2.验收合格后，按照采购合同的约定支付货款。付款时，应严格审核相关凭证，确保付款手续齐全、合规。四、采购监督与管理（一）内部监督1.工会成立采购监督小组，负责对采购活动进行全程监督。监督小组应由工会委员、会员代表等组成，人数不少于三人。2.采购监督小组应定期对采购活动进行检查和评估，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。3.工会财务部门应加强对采购经费的财务管理，严格执行财务制度，确保经费使用安全、规范。（二）外部监督1.主动接受上级工会组织的监督检查，及时汇报采购工作情况，认真落实上级工会组织提出的意见和建议。2.接受会员的监督，定期向会员公开采购信息，包括采购项目、采购标准、采购过程、采购结果等，会员有权对采购活动提出质疑和建议。五、采购档案管理（一）档案内容采购档案应包括采购预算、采购文件、采购合同、验收报告、付款凭证等相关资料。（二）档案保管采购档案应由专人负责保管，按照档案管理的要求进行分类、整理、归档，确保档案资料的完整、安全。（三）档案查阅因工作需要查阅采购档案的，应按照规定程序办理查阅手续，并在指定地点查阅，不得擅自复印、涂改、销毁档案资料。六、责任追究（一）违规责任1.对于在采购活动中违反本制度规定的单位和个人，视情节轻重，给予批评教育、责令改正、通报批评等处理。2.对于违反法律法规的行为，依法追究相关人员的法律责任。（二）赔偿责任因采购人员的过错导致采购物品出现质量问题或其他损失的，采购人员应承担相应的赔偿责任。七、附则（一）解释权本制度由公司工会委员会负