建工集团采购制度

PAGE建工集团采购制度一、总则（一）目的为规范建工集团采购行为，加强采购管理，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，防范采购风险，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于建工集团及所属各分公司、子公司的采购活动，包括工程建设项目所需的各类物资、设备、服务等采购。（三）基本原则1.依法合规原则：采购活动必须遵守国家法律法规和行业标准，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正、公开的原则，保障所有潜在供应商平等参与竞争。3.效益优先原则：在保证采购质量的前提下，追求采购效益最大化，降低采购成本。4.诚实守信原则：采购各方应诚实守信，履行各自的权利和义务，维护良好的市场秩序。二、采购组织与职责（一）采购决策机构建工集团设立采购决策委员会，负责对重大采购项目进行决策。采购决策委员会由集团领导、相关部门负责人等组成，其职责包括：1.审议采购战略和政策；2.审批重大采购项目的采购方案；3.协调解决采购过程中的重大问题。（二）采购执行部门集团设立采购中心，作为采购执行部门，负责具体采购业务的实施。采购中心的职责包括：1.制定采购计划和采购方案；2.组织采购招标、询价、谈判等采购活动；3.与供应商签订采购合同；4.跟踪采购合同执行情况，协调解决合同履行中的问题；5.建立供应商档案，评估供应商绩效。（三）其他相关部门职责1.需求部门：提出采购需求，参与采购项目的技术规格制定和评标工作。2.财务部门：负责采购资金的预算安排、支付审核和财务核算。3.审计部门：对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性和采购效益。三、采购流程（一）采购计划制定1.需求部门根据工程建设进度和实际需求，提前编制采购计划，明确采购物资、设备、服务的名称、规格、数量、质量要求、交货时间等。2.采购计划经部门负责人审核后，报采购中心汇总。采购中心根据集团整体采购安排和资源状况，对采购计划进行综合平衡和调整，形成年度、季度采购计划。3.年度采购计划报采购决策委员会审批后执行。（二）供应商选择与管理1.供应商开发采购中心通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商信息库。对潜在供应商进行调查和评估，包括供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面。选择符合要求的供应商纳入合格供应商名录。2.供应商评估与考核采购中心定期对供应商进行评估和考核，评估内容包括交货期、产品质量、售后服务、价格水平等方面。根据评估结果，对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予奖励和优先合作机会，对于表现不佳的供应商进行警告、限制合作或淘汰。3.供应商关系维护采购中心与供应商保持密切沟通，及时了解供应商的生产经营状况和市场动态。对于重要供应商，采购中心定期组织供应商座谈会，加强双方合作与交流。（三）采购方式选择1.招标采购对于达到一定金额标准的采购项目，采用招标采购方式。招标采购应按照国家有关法律法规和集团招标管理规定进行，包括公开招标和邀请招标。公开招标：通过发布招标公告，邀请不特定的供应商参加投标。邀请招标：向特定的供应商发出投标邀请书，邀请其参加投标。2.询价采购：对于金额较小、技术规格简单的采购项目，采用询价采购方式。采购中心向多家供应商发出询价函，要求供应商报价，根据报价情况选择合适的供应商成交。3.谈判采购：对于一些特殊采购项目，如独家代理产品、定制产品等，采用谈判采购方式。采购中心与供应商进行谈判，协商确定采购价格、交货期、质量标准等条款。4.单一来源采购：符合下列情形之一的，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。（四）采购实施1.招标采购实施采购中心编制招标文件，明确招标项目的技术规格、商务条款、评标标准等内容。发布招标公告或投标邀请书，邀请潜在供应商报名参加投标。对报名供应商进行资格审查，确定合格投标人名单。组织开标、评标、定标会议，按照评标标准进行评标，确定中标候选人。发布中标公告，向中标人发出中标通知书，并与中标人签订采购合同。2.询价采购实施采购中心向多家供应商发出询价函，要求供应商在规定时间内报价。对供应商的报价进行比较和分析，选择报价合理、信誉良好的供应商成交。通过电话沟通、邮件确认等方式与成交供应商签订采购合同。3.谈判采购实施采购中心与供应商进行谈判前，应制定谈判方案，明确谈判目标、谈判策略和谈判要点。组织谈判会议，与供应商就采购价格、交货期、质量标准、售后服务等条款进行协商谈判。根据谈判结果，与供应商签订采购合同。4.单一来源采购实施采购中心填写单一来源采购申请表，详细说明采购项目的情况和采用单一来源采购方式的理由。单一来源采购申请表报采购决策委员会审批。采购中心与单一来源供应商进行协商谈判，签订采购合同。（五）合同签订与履行1.合同签订采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务。采购合同内容应包括采购物资、设备、服务的名称、规格、数量、质量标准、价格、交货期、交货地点、付款方式、违约责任等条款。采购合同签订前，采购中心应将合同文本提交法律部门进行审核，确保合同合法合规。审核通过后，由授权代表签字盖章生效。2.合同履行采购中心负责跟踪采购合同执行情况，及时了解供应商的生产进度和交货情况。供应商应按照合同约定的时间、地点、质量标准等要求履行交货义务。采购中心应在收到货物后及时组织验收，验收合格后办理付款手续。如供应商未能按时履行合同义务，采购中心有权按照合同约定追究供应商的违约责任。（六）采购验收1.采购物资、设备到货后，采购中心应及时组织需求部门、质量检验部门等相关人员进行验收。2.验收内容包括物资、设备的数量、规格、型号、质量标准等方面。验收合格后，验收人员应签署验收报告。3.如验收发现问题，采购中心应及时与供应商沟通协商，要求供应商采取措施解决问题。如供应商未能及时解决问题，采购中心有权拒绝付款，并追究供应商的违约责任。四、采购风险管理（一）风险识别与评估采购中心应定期对采购活动进行风险识别与评估，分析可能存在的风险因素，如供应商违约风险、质量风险、价格风险、合同风险等。根据风险发生的可能性和影响程度，对风险进行评估和排序，确定重点风险领域。（二）风险应对措施1.供应商违约风险应对加强供应商管理，选择信誉良好、实力较强的供应商合作。在采购合同中明确违约责任条款，加大对供应商违约行为的约束力度。建立供应商履约保证金制度，要求供应商缴纳一定金额的履约保证金，以降低供应商违约风险。2.质量风险应对在采购合同中明确质量标准和验收条款，加强对采购物资、设备的质量检验。要求供应商提供质量保证文件和售后服务承诺，对质量问题及时进行处理。定期对供应商的产品质量进行抽检，发现质量问题及时要求供应商整改或更换产品。3.价格风险应对建立价格监测机制，及时了解市场价格动态，合理确定采购价格。通过招标、询价、谈判等多种采购方式，引入竞争机制，降低采购价格。与供应商签订价格调整条款，根据市场价格波动情况适时调整采购价格。4.合同风险应对加强合同管理，严格按照合同签订流程签订采购合同，确保合同条款合法合规、明确清晰。定期对采购合同进行审查和清理，及时发现和解决合同履行过程中的问题。建立合同纠纷处理机制，对于合同纠纷及时与供应商协商解决，协商不成的可通过法律途径解决。五、采购监督与审计（一）内部监督1.采购中心应建立健全内部监督机制，加强对采购活动的全过程监督。2.采购中心定期对采购项目进行自查，检查采购程序的执行情况、采购合同的签订与履行情况、采购资金的使用情况等。3.集团审计部门定期对采购活动进