学校采购岗位职责制度

PAGE学校采购岗位职责制度一、总则（一）目的为规范学校采购工作流程，明确采购岗位职责，确保采购活动合法、合规、高效进行，保障学校各项工作的顺利开展，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校所有采购项目，包括但不限于教学设备、办公用品、后勤物资、基建工程等各类物资和服务的采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正的原则，对待所有供应商，不得偏袒或歧视任何一方。3.公开透明原则：除涉及国家机密和商业秘密外，采购信息应及时、准确地公开，接受学校师生和社会监督。4.效益原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本，提高资金使用效益。5.诚信原则：采购人员应诚实守信，严格履行合同约定，维护学校和供应商的合法权益。二、采购岗位职责（一）采购管理部门职责1.制定采购管理制度负责制定和完善学校采购管理制度、流程和标准，确保采购工作有章可循。2.采购计划编制根据学校各部门需求，结合学校预算安排，编制年度采购计划和月度采购计划，明确采购项目、数量、预算等内容。3.供应商管理建立和维护供应商信息库，对供应商进行资格审查、信用评估和动态管理，确保供应商具备良好的信誉和供应能力。4.采购流程执行组织实施采购活动，按照规定的采购方式和流程进行采购操作，包括招标、询价、竞争性谈判等，并确保采购过程合规、公正、透明。5.合同管理审核采购合同条款，确保合同内容符合法律法规和学校要求，监督合同执行情况，及时处理合同变更、终止等事宜。6.采购档案管理负责采购项目档案的整理、归档和保管，确保采购档案完整、准确、可追溯。（二）采购人员职责1.采购需求收集与分析与学校各部门沟通，了解采购需求，对需求进行分析和整理，确保采购项目符合学校实际需要。2.采购信息发布根据采购项目特点和要求，选择合适的采购方式，发布采购信息，邀请潜在供应商参与采购活动。3.供应商联系与洽谈与供应商进行联系，介绍采购项目情况，解答供应商疑问，组织供应商进行现场勘查或提供样品，开展商务洽谈和技术交流。4.采购文件编制根据采购项目要求，编制采购文件，包括招标文件、询价文件、谈判文件等，明确采购规格、技术要求、评标标准等内容。5.采购评审组织组织采购评审活动，按照规定的评审程序和标准，对供应商的投标文件或报价文件进行评审，推荐中标候选人或成交供应商。6.采购合同签订协助采购管理部门审核采购合同条款，与中标供应商或成交供应商签订采购合同，明确双方权利义务。7.采购项目跟踪与协调跟踪采购项目执行情况，协调解决采购过程中出现的问题，确保采购项目按时、按质、按量完成。8.采购款项支付申请根据采购合同约定，审核供应商提供的发票、验收报告等资料，提出采购款项支付申请，确保支付手续合规、准确。（三）验收人员职责1.验收计划制定根据采购合同和项目要求，制定验收计划，明确验收标准、验收流程和验收人员分工。2.验收准备工作收集采购项目相关资料，包括采购合同、技术文件、产品说明书等，准备验收工具和场地。3.实物验收按照验收标准对采购货物或服务进行实物验收，检查货物的数量、规格、型号、质量等是否符合合同要求，对服务的质量、效果等进行评估。4.验收报告编制如实记录验收情况，编制验收报告，明确验收结论，对验收合格的项目出具验收合格证明，对验收不合格的项目提出整改意见和处理建议。5.验收资料归档将验收过程中形成的资料，包括验收计划、验收报告、测试记录、整改记录等进行整理归档，以备查阅。（四）财务人员职责1.采购预算审核参与采购计划编制过程，对采购项目预算进行审核，确保预算合理、准确，符合学校财务制度和预算安排。2.采购款项支付审核按照财务管理制度和采购合同约定，对采购款项支付申请进行审核，检查支付凭证、发票、验收报告等资料是否齐全、合规，确保支付款项准确无误。3.采购成本核算与分析定期对采购项目成本进行核算和分析，评估采购效益，为学校采购决策提供财务数据支持。4.财务监督对采购活动进行财务监督，防范采购过程中的财务风险，确保学校资金安全。三、采购流程（一）采购申请1.学校各部门根据工作需要，填写采购申请表，详细说明采购项目名称、规格型号、数量、预算金额、采购用途等内容，并提交部门负责人审核。2.部门负责人对采购申请进行审核，确认采购项目必要、合理后，签字批准并提交采购管理部门。（二）采购审批1.采购管理部门收到采购申请后，对采购项目进行初审，核实采购项目是否在年度采购计划范围内，预算是否合理，采购方式是否符合规定等。2.对于金额较大或重要的采购项目，采购管理部门应组织相关部门进行论证，必要时提交学校领导审批。3.经审批通过的采购申请，采购管理部门下达采购任务通知，明确采购项目要求、采购方式、完成时间等内容。（三）采购实施1.采购方式选择根据采购项目特点和金额大小，采购管理部门选择合适的采购方式，包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价、单一来源采购等。公开招标：适用于采购金额较大、技术复杂或有众多潜在供应商的项目。通过发布招标公告，邀请不特定的供应商参加投标，按照规定的评标标准进行评标，确定中标供应商。邀请招标：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或采用公开招标方式费用占采购项目总价值比例过大的项目。采购管理部门向不少于三家具备承担招标项目能力、资信良好的特定供应商发出投标邀请书进行招标。竞争性谈判：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的项目。采购管理部门与不少于三家供应商进行谈判，从中确定成交供应商。询价：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。采购管理部门向不少于三家供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格，根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。采购管理部门与单一供应商进行协商，确定成交价格。2.采购文件编制与发布采购人员根据选定的采购方式，编制采购文件，包括招标文件、询价文件、谈判文件等。采购文件应明确采购项目的技术规格、商务条款、评标标准、报价要求等内容。采购文件编制完成后，按照规定的程序进行发布，邀请潜在供应商参与采购活动。公开招标和邀请招标的采购文件应在中国政府采购网、省级政府采购网等指定媒体上发布招标公告，并同时在学校官网发布招标信息链接。竞争性谈判、询价和单一来源采购的采购文件应向特定的供应商发出。3.供应商报名与资格审查潜在供应商在规定时间内报名参加采购活动，并提交相关资格证明文件。采购人员对供应商资格进行审查，核实供应商是否具备承担采购项目的能力、信誉状况、财务状况等。只有资格审查合格的供应商才能参与后续采购活动。4.采购评审公开招标和邀请招标项目，采购管理部门组织开标、评标会议，由评标委员会按照招标文件规定的评标标准进行评标，推荐中标候选人。竞争性谈判、询价和单一来源采购项目，采购人员组织谈判小组或询价小组与供应商进行谈判或询价，根据谈判或询价情况确定成交供应商。评标委员会或谈判小组、询价小组由学校相关部门代表和技术、经济等方面的专家组成，成员人数为五人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。5.中标/成交供应商确定采购管理部门根据评标委员会或谈判小组/询价小组的推荐意见，确定中标/成交供应商，并向其发出中标/成交通知书。6.采购合同签订采购人员与中标/成交供应商签订采购合同，明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间地点、质量标准、售后服务等条款，确保合同内容符合法律法规和采购文件要求。采购合同签订后，报采购管理部门备案。（四）采购验收1.采购项目完成后，采购管理部门通知验收人员进行验收。验收人员按照验收计划和验收标准对采购货物或服务进行验收。2.验收过程中，验收人员应认真检查货物的数量、规格、型号、质量等是否符合合同要求，并对服务的质量、效果等进行评估。对于大型设备或复杂项目，可委托专业机构进行验收。3.验收合格的项目，验收人员出具验收合格证明；验收不合格的项目，验收人员应及时通知供应商进行整改，整改完成后重新验收，直至验收合格为止。对于验收不合格且供应商拒绝整改或整改后仍不符合要求的项目，采购管理部门应按照合同约定追究供应商责任。（五）采购款项支付1.供应商按照采购合同约定提供货物或服务并验收合格后，向学校提交付款申请，包括发票、验收报告等相关资料。2.采购人员对供应商提交的付款申请进行审核，核实发票金额、货物数量、验收情况等是否与合同一致，审核无误后提交财务人员。3.财务人员按照财务管理制度和采购合同约定，对采购款项支付申请进行审核，检查支付凭证、发票、验收报告等资料是否齐全、合规，确保支付款项准确无误。审核通过后，办理采购款项支付手续。四、采购监督与审计（一）内部监督1.学校设立采购监督小组，由学校纪检监察部门、审计部门、财务部门等相关人员组成，负责对采购活动进行全过程监督。2.采购监督小组应定期检查采购管理制度执行情况，对采购项目进行抽查，重点检查采购程序是否合规、采购文件是否规范、评标过程是否公正、合同签订是否合法等内容。3.对于采购过程中发现的问题，采购监督小组应及时提出整改意见，要求采购管理部门和采购人员进行整改，并跟踪整改情况。（二）审计监督1.学校审计部门定期对采购项目进行审计，审查采购项目的预算执行情况、采购成本、采购效益等内容。2.审计部门应重点关注采购项目的合规性、真实性和效益性，检查采购活动是否符合法律法规和学校制度要求，采购资金使用是否合理，采购项目是否达到预期目标等。3.审计部门根据审计结果出具审计报告，对发现的问题提出处理建议和改进措施，督促学校相关部门进行整改，规范采购行为。五、责任追究（一）采购人员责任1.采购人员在采购活动中违反法律法规、学校制度和职业道德，存在以下行为之一的，应追究其责任：与供应商串通，谋取不正当利益的；泄露采购机密信息的；在采购过程中故意刁难供应商或接受供应商贿赂的；擅自变更采购方式、采购内容或采购标准的；其他违反采购规定的行为。2.对于采购人员的违规行为，学校将视情节轻重给予警告、记过、记大过、降级、撤职、开除等处分；构成犯罪的，依法移送司法机关追究刑事责任。同时，学校将要求采购人员承担相应的经济赔偿责任，赔偿因违规行为给学校造成的损失。（二）供应商责任1.供应商在参与采购活动中违反法律法规和合同约定，存在以下行为之一的，应追究其责任：提供虚假材料谋取中标/成交的；采取不正当手段诋毁、排挤其他供应商的；与采购人员或其他供应商串通投标的；不履行合同约定的义务，提供的货物或服务质量不符合要求的；其他违反采购规定的行为。2.对于供应商的违规行为，学校将视情节轻重给予警告、罚款、列入不良供应商名单、暂停或取消其参与学校采购活动资格等处罚；给学校造成损失的，要求供应商承担相应的赔偿责任；构成犯罪的，依法移送司法机关追究刑事责任。（三）验收人员责任1.验收人员在验收过程中玩忽职守、徇私舞弊，存在以下行为之一的，应追究其责任