公立医院采购办制度

PAGE公立医院采购办制度一、总则（一）目的为加强公立医院采购工作的规范化、科学化管理，提高采购效率，保证采购质量，控制采购成本，防范采购风险，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公立医院采购办及参与采购活动的各部门和相关人员。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策要求。2.公开、公平、公正原则：采购过程应透明，确保所有符合条件的供应商有平等机会参与竞争，不偏袒任何一方。3.效益原则：在保证质量的前提下，追求采购成本的最小化，提高资金使用效益。4.质量优先原则：优先选择质量可靠、信誉良好的供应商和产品。5.监督制约原则：建立健全内部监督机制，对采购活动进行全过程监督，防止腐败和不正当行为。二、采购组织与职责（一）采购办设置公立医院设立采购办，作为医院采购工作的专门管理机构，负责统一组织和管理医院的各类采购活动。（二）采购办职责1.贯彻执行国家有关采购的法律法规和政策，制定医院采购工作的规章制度和操作流程。2.编制年度采购预算，报医院相关部门审核批准后组织实施。3.负责采购项目的需求调研、论证和采购文件的编制。4.组织采购项目的招标、谈判、询价等采购活动，确定中标供应商或成交供应商。5.签订采购合同，并对合同执行情况进行跟踪和监督。6.负责采购项目的验收工作，确保采购物资和服务符合要求。7.建立供应商档案，对供应商进行评价和管理。8.协调处理采购过程中的投诉和纠纷。9.定期向上级主管部门报告采购工作情况。（三）相关部门职责1.需求部门提出采购需求，详细说明采购物资或服务的规格、数量、质量要求等。参与采购项目的需求调研、论证和验收工作。2.财务部门负责采购预算的审核和资金支付管理。对采购项目的成本进行核算和控制。3.审计部门对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性和采购资金的使用情况。对采购项目的绩效进行评价。4.纪检监察部门对采购活动中的违规违纪行为进行调查处理。加强对采购人员的廉洁自律教育。三、采购预算管理（一）预算编制1.采购办应根据医院年度工作计划和业务发展需要，结合上一年度采购实际情况，编制年度采购预算。2.采购预算应包括采购项目名称、规格型号、数量、预算金额、资金来源等内容。3.采购预算编制应遵循“零基预算”原则，充分考虑项目的必要性和可行性，确保预算的准确性和合理性。（二）预算审批1.采购预算编制完成后，报医院财务部门审核。财务部门应重点审核预算的合理性、资金来源的可靠性以及与医院财务状况的匹配性。2.经财务部门审核通过的采购预算，提交医院院长办公会或相关决策机构审批。审批通过后的采购预算作为年度采购工作的依据。（三）预算执行1.采购办应严格按照批准的采购预算组织采购活动，不得擅自调整预算。如因特殊原因需要调整预算，应按照规定的程序报原审批部门批准。2.财务部门应加强对采购预算执行情况的监控，定期对预算执行情况进行分析和通报，确保采购资金的合理使用。四、采购流程（一）采购申请1.需求部门根据工作需要，填写《采购申请表》，详细说明采购物资或服务的名称、规格型号、数量、质量要求、预算金额、申请理由等内容，并经部门负责人签字确认。2.《采购申请表》提交采购办，采购办对申请内容进行初步审核，审核通过后进入采购程序。（二）采购调研与论证1.对于金额较大、技术复杂或涉及重大民生的采购项目，采购办应组织相关人员进行采购调研和论证。2.采购调研应包括市场调研、供应商调研等内容，了解市场价格、产品质量、供应商信誉等情况。3.采购论证应组织相关专家对采购项目的必要性、可行性、技术方案、质量标准、预算合理性等进行论证，形成论证报告。（三）采购文件编制1.根据采购调研和论证结果，采购办编制采购文件。采购文件应包括采购公告、招标文件、谈判文件、询价文件等。2.采购文件应明确采购项目的技术规格、质量要求、商务条款、评标标准、合同条款等内容，确保采购文件的完整性和准确性。（四）采购方式选择1.采购办根据采购项目的特点和金额大小，选择合适的采购方式。采购方式包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价采购等。2.符合下列情形之一的采购项目，应采用公开招标方式：采购货物或服务达到国务院规定的公开招标数额标准的。采购人依法能够自行建设、生产或者提供的。已通过招标方式选定的特许经营项目投资人依法能够自行建设、生产或者提供的。需要向原中标人采购工程、货物或者服务，否则将影响施工或者功能配套要求的。国家规定的其他特殊情形。3.符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。4.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。5.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。6.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价采购方式。（五）采购实施1.公开招标采购项目采购办在指定媒体上发布招标公告，邀请潜在供应商参加投标。对报名参加投标的供应商进行资格审查，确定合格投标人。组织开标、评标活动，按照评标标准进行评标，确定中标候选人。发布中标公告，向中标人发出中标通知书，并将中标结果通知所有未中标的投标人。2.邀请招标采购项目采购办向符合资格条件的供应商发出投标邀请书，邀请其参加投标。对投标供应商进行资格审查，确定合格投标人。组织开标、评标活动，按照评标标准进行评标，确定中标候选人。发布中标公告，向中标人发出中标通知书，并将中标结果通知所有未中标的投标人。3.竞争性谈判采购项目采购办成立谈判小组，谈判小组由采购人代表和有关专家共三人以上单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。谈判小组与符合资格条件的供应商就采购项目的技术、商务、价格等方面进行谈判，供应商应在规定时间内提交最后报价。谈判小组根据谈判情况，确定成交供应商，并向其发出成交通知书。4.单一来源采购项目采购办组织相关人员对单一来源采购项目进行论证，形成论证报告。采购办将单一来源采购项目的名称、内容、预算金额、拟邀请的供应商等情况报医院相关部门审批。经审批同意后，采购办与供应商进行谈判，确定成交价格和合同条款，签订采购合同。5.询价采购项目采购办成立询价小组，询价小组由采购人代表和有关专家共三人以上单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。询价小组向符合资格条件的供应商发出询价通知书，要求其在规定时间内报价。询价小组对供应商的报价进行比较，确定成交供应商，并向其发出成交通知书。（六）合同签订1.采购项目确定中标供应商或成交供应商后，采购办应与中标供应商或成交供应商签订采购合同。2.采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、质量标准、交货时间、交货地点、付款方式、违约责任等条款，确保合同内容完整、准确、合法。3.采购合同签订后，采购办应将合同副本送财务部门、需求部门等相关部门备案。（七）采购验收1.采购项目到货后，需求部门应及时组织验收。验收人员应包括需求部门代表、采购办代表、质量管理人员等。2.验收人员应按照采购合同和相关标准对采购物资或服务的数量、质量、规格型号等进行验收，填写《采购验收单》。3.验收合格后，验收人员应在《采购验收单》上签字确认。如验收不合格，应及时与供应商协商解决，要求供应商采取补货、换货、退货等措施，直至验收合格。（八）采购付款1.采购办根据采购合同和验收情况，填写《付款申请表》，报财务部门审核。2.财务部门应按照合同约定的付款方式和时间，对《付款申请表》进行审核，审核通过后办理付款手续。3.采购办应及时跟踪采购付款情况，确保供应商按时收到货款。五、供应商管理（一）供应商准入1.采购办建立供应商准入制度，明确供应商准入条件。供应商准入条件应包括企业资质、生产能力、产品质量、信誉状况、售后服务等方面。2.采购办对申请准入的供应商进行资格审查，审查内容包括营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产许可证、产品质量认证证书、业绩证明等。3.经资格审查合格的供应商，纳入医院供应商名录，并签订供应商合作协议，明确双方的权利和义务。（二）供应商评价1.采购办定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务、价格等方面进行评价。评价方式包括日常考核、定期考核、专项考核等。2.采购办根据供应商评价结果，对供应商进行分类管理。对于评价优秀的供应商，给予优先合作、增加采购份额等奖励；对于评价不合格的供应商，采取警告、暂停合作、取消合作等措施。（三）供应商档案管理1.采购办建立供应商档案，记录供应商的基本信息、资质证明、合作项目、评价结果等内容。2.供应商档案应及时更新，确保档案信息的准确性和完整性。六、采购风险管理（一）风险识别1.采购办应定期对采购活动进行风险识别，分析可能存在的风险因素，如市场风险、质量风险、价格风险、合同风险、廉洁风险等。2.风险识别应采用定性和定量相结合的方法，对风险发生的可能性和影响程度进行评估。（二）风险评估1.根据风险识别结果，采购办对风险进行评估，确定风险等级。风险等级分为高风险、中风险、低风险。2.对于高风险和中风险的采购项目，采购办应制定相应的风险应对措施。（三）风险应对1.市场风险应对加强市场调研，及时掌握市场动态和价格变化趋势，合理安排采购时间和数量。与供应商签订长期合作协议，锁定采购价格，降低市场价格波动风险。2.质量风险应对严格供应商准入管理，选择质量可靠、信誉良好的供应商。加强采购验收管理，确保采购物资或服务符合质量要求。要求供应商提供质量保证承诺，明确质量责任。3.价格风险应对采用多种采购方式，如招标、谈判、询价等，通过竞争降低采购价格。建立价格监测机制，定期收集市场价格信息，与供应商进行价格谈判。4.合同风险应对加强合同管理，严格审查合同条款，确保合同合法有效。明确合同双方的权利和义务，加强合同执行过程的监督和跟踪。及时处理合同纠纷，维护医院合法权益。5.廉洁风险应对加强对采购人员的廉洁自律教育，提高廉洁意识。建立健全廉洁风险防控机制，加强对采购活动的监督和制约。对违反廉洁规定的行为，依法依规进行严肃处理。七、监督与考核（一）内部监督1.医院审计部门应定期对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购文件的完整性、采购合同的履行情况等。2.医院纪检监察部门应加强对采购人员的廉洁自律监督，对采购活动中的违规违纪行为进行调查处理。3.采购办应建立内部监督机制，定期对采购工作进行自查自纠，发现问题及时整改。（二）外部监督1.采购办应主动接受上级主管部门、财政部门、物价部门等相关部门的监督检查，及时整改