医院后勤保障部采购制度

PAGE医院后勤保障部采购制度一、总则（一）目的为加强医院后勤保障部采购工作的管理，规范采购行为，确保采购活动合法、合规、高效，保障医院医疗、教学、科研等各项工作的顺利开展，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于医院后勤保障部负责的所有物资、设备、服务等采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：遵循公平竞争、公正透明的原则，维护医院和供应商的合法权益。3.效益原则：在保证质量的前提下，降低采购成本，提高采购效益。4.诚信原则：采购人员应诚实守信，严格履行合同约定，维护医院良好形象。二、采购组织与职责（一）采购决策机构成立医院采购管理委员会，负责审议重大采购项目，制定采购政策和策略，监督采购活动的执行情况。采购管理委员会由医院领导、相关职能部门负责人、专家代表等组成。（二）采购执行部门后勤保障部作为采购执行部门，负责具体采购工作的组织实施。其主要职责包括但不限于：1.根据医院需求，编制采购计划和预算。2.组织采购项目的招标、谈判、询价等采购活动。3.对供应商进行资质审查、评估和管理。4.签订采购合同，并跟踪合同执行情况。5.负责采购文件的整理、归档和保管。（三）其他相关部门职责1.使用部门：提出采购需求，参与采购项目的技术规格制定、验收等工作。2.财务部门：负责审核采购预算，监督采购资金的支付和使用。3.审计部门：对采购活动进行审计监督，确保采购行为合法合规。三、采购流程（一）采购需求提出1.使用部门根据工作需要，填写《采购申请表》，详细说明采购物资或服务的名称、规格、数量预计金额、技术要求、使用时间等信息，并提交至后勤保障部。2.后勤保障部对采购申请表进行初步审核，核实需求的合理性和必要性对不符合要求的申请表，及时与使用部门沟通并反馈修改意见。（二）采购计划编制后勤保障部根据审核通过的采购申请表，结合医院库存情况、采购预算等因素，编制采购计划。采购计划应明确采购项目的名称、规格型号、数量、采购时间、采购方式等内容。（三）采购方式选择根据采购项目的特点和金额大小，选择合适的采购方式：1.公开招标：适用于采购金额较大、技术复杂、有多家潜在供应商可供选择的项目。通过发布招标公告，邀请符合条件的供应商投标，按照评标标准确定中标供应商。2.邀请招标：对于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目，可以采用邀请招标方式。由采购部门向不少于三家具备承担招标项目能力、资信良好的特定供应商发出投标邀请书，进行招标。3.竞争性谈判：符合下列情形之一的，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。通过与不少于三家供应商进行谈判，确定成交供应商。4.单一来源采购：符合下列情形之一的，可以采用单一来源方式采购：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。与单一供应商进行协商，确定采购价格和合同条款。5.询价：采购的货物规格、标准统一现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。向不少于三家供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格，根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。（四）供应商选择与管理1.供应商筛选：采购部门根据采购项目的要求，通过多种渠道收集供应商信息对潜在供应商进行筛选，建立供应商库。筛选标准包括供应商的资质、信誉、产品质量、价格、售后服务等方面。2.供应商评估：定期对供应商进行评估，评估内容包括合同履行情况、产品质量、交货期、售后服务等方面。根据评估结果，对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予优先合作机会，对于表现不佳的供应商进行警告、整改或淘汰。3.供应商准入：新供应商进入供应商库前，需提交相关资质证明文件，包括营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产许可证、产品质量认证证书、业绩证明等材料。采购部门对供应商提交的资料进行审核，实地考察供应商的生产经营情况，符合要求的供应商方可进入供应商库。（五）采购文件编制与发布1.根据采购方式和项目特点，编制采购文件。采购文件应包括采购公告（招标邀请书）、采购需求、技术规格、评标标准、合同条款等内容。2.通过医院官网、采购平台等渠道发布采购文件，确保潜在供应商能够及时获取相关信息。（六）采购响应与评审1.供应商按照采购文件的要求编制响应文件，在规定时间内提交至采购部门采购部门对响应文件进行初步审查，检查响应文件的完整性、符合性等。2.对于公开招标、邀请招标等采购方式，组织开标、评标会议由评标委员会按照评标标准对供应商的响应文件进行评审，推荐中标候选人或确定中标供应商。3.对于竞争性谈判、单一来源采购、询价等采购方式，与供应商进行谈判或询价，根据谈判或询价结果确定成交供应商。（七）采购合同签订1.采购部门与中标供应商或成交供应商签订采购合同合同应明确双方的权利和义务，包括采购物资或服务的名称、规格、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等条款。2.采购合同签订前，应提交财务部门、审计部门等相关部门进行审核，确保合同内容合法合规、条款明确合理。（八）采购验收1.采购物资到货后，采购部门通知使用部门、质量控制部门等相关人员组成验收小组进行验收。验收小组按照合同要求和相关标准对采购物资的数量、质量、规格等进行检查。2.对于大型设备、复杂系统等采购项目，可邀请专业技术人员或第三方检测机构参与验收验收合格后，验收小组出具验收报告。3.如发现采购物资存在质量问题或不符合合同要求的情况，采购部门应及时与供应商沟通协商，要求供应商采取整改、换货、退货等措施，直至验收合格。（九）采购付款1.采购部门根据合同约定和验收情况，填写《付款申请表》，提交财务部门审核。财务部门审核通过后，按照合同约定的付款方式和时间支付采购款项。2.对于分期付款的采购项目，采购部门应跟踪供应商的履约情况，确保各期款项支付的准确性和及时性。四、采购预算管理（一）预算编制1.后勤保障部根据医院年度工作计划和采购需求，编制采购预算草案采购预算应包括采购项目名称、规格型号、数量、预计金额等内容，并明确资金来源。2.采购预算草案提交财务部门进行审核，财务部门根据医院财务状况和资金安排对采购预算进行调整和平衡，形成正式的采购预算方案报医院采购管理委员会审议通过。（二）预算执行1.采购部门严格按照采购预算执行采购活动，不得超预算采购特殊情况需要调整采购预算的，应按照规定程序报经批准。2.财务部门对采购预算的执行情况进行监控，定期分析预算执行差异，及时发现和解决预算执行过程中的问题。（三）预算调整1.在采购预算执行过程中，如因政策变化、市场价格波动、医院业务发展等原因需要调整采购预算的，由后勤保障部提出预算调整申请，说明调整原因、调整内容和调整金额。2.预算调整申请经财务部门审核、采购管理委员会审议通过后，方可进行预算调整。五、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购部门定期对采购活动进行风险识别，分析可能存在的风险因素，包括市场风险、供应商风险、质量风险、合同风险、法律风险等。2.采用定性和定量相结合的方法对识别出的风险进行评估，确定风险的等级和影响程度，为风险应对提供依据。（二）风险应对措施1.市场风险应对：关注市场动态，及时了解物资价格波动情况通过与供应商协商、签订长期合同、套期保值等方式降低市场风险。2.供应商风险应对：加强供应商管理，建立供应商评估和淘汰机制，选择资质良好、信誉可靠的供应商与供应商签订详细的合同条款，明确双方的权利和义务，降低供应商违约风险。3.质量风险应对：严格采购物资的质量标准验收环节，加强质量检验和控制，对于质量不合格的物资及时采取措施进行处理。4.合同风险应对：加强合同管理，确保合同条款明确合理、合法合规在合同签订前进行审核，在合同执行过程中跟踪合同履行情况，及时发现和解决合同纠纷。5.法律风险应对采购人员应熟悉国家法律法规和采购政策，确保采购活动合法合规加强与医院法律顾问沟通，及时咨询法律问题，防范法律风险。六、监督与考核（一）内部监督1.审计部门定期对采购活动进行审计监督，检查采购程序的执行情况、采购文件的合法性、采购合同的履行情况等。2.财务部门对采购资金的使用情况进行监督，确保采购资金专款专用，杜绝资金浪费和违规使用现象。3.医院纪检监察部门对采购活动中的违规违纪行为进行调查处理，维护医院采购秩序。（二）外部监督1.接受政府相关部门的监督检查，积极配合政府部门开展对采购活动的监督管理工作。2.主动接受社会监督，通过医院官网、公告栏等渠道公开采购信息，接受社会公众的监督和质疑。（三）采购考核1.建立采购工作考核机制，对采购部门和采购人员的工作业绩进行考核考核内容包括采购任务完成情况、采购质量控制、采购成本节约、供应商管理、