常州计算机采购制度

PAGE常州计算机采购制度一、总则1.目的为规范常州公司计算机采购行为，确保采购的计算机设备及相关服务符合公司业务需求，提高采购效率，保障公司信息安全，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于常州公司各部门因工作需要进行的计算机硬件设备、软件系统及相关配件、服务的采购活动。3.基本原则合规性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规以及行业相关标准和规定。需求导向原则：以满足公司各部门实际工作需求为出发点，合理配置计算机资源。效益优先原则：在保证质量的前提下，充分考虑采购成本，追求性价比最优，提高采购资金使用效益。信息安全原则：采购的计算机设备和软件应具备相应的信息安全防护能力，确保公司信息资产的安全。二、采购需求管理1.需求提出各部门根据业务发展规划、工作任务安排以及现有计算机设备状况，定期或不定期提出计算机采购需求。需求应明确计算机的用途、性能要求、数量、预计使用时间等详细信息。对于新增业务或特殊项目所需的计算机采购，相关部门应提前进行项目规划，并在项目立项阶段同步提出采购需求。2.需求审核部门负责人对本部门提出的采购需求进行初步审核，确保需求的合理性和必要性。审核内容包括需求是否与部门业务目标一致、现有资源能否满足需求、预算是否充足等。公司信息管理部门对采购需求进行技术审核，评估需求所涉及的计算机设备和软件在技术上的可行性和兼容性，确保符合公司整体信息系统架构和技术标准。财务部门对采购需求进行预算审核，根据公司财务状况和预算安排，审核需求是否在预算范围内，或是否有足够的预算支持采购项目。三、采购流程1.采购申请经审核通过的采购需求，由需求部门填写《计算机采购申请表》，详细列出采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、预计到货时间等信息，并附上需求说明和相关技术参数要求。《计算机采购申请表》需经部门负责人签字确认后，提交至公司采购管理部门。2.采购审批采购管理部门收到采购申请后，对申请内容进行形式审查，确保申请材料齐全、规范。根据采购金额大小，按照公司授权审批制度进行审批。采购金额较小的常规采购项目，由采购管理部门负责人审批；采购金额较大的重要采购项目，需提交公司管理层审批。审批通过后，采购管理部门将采购申请纳入采购计划，并安排采购人员实施采购。3.供应商选择与管理采购人员应通过多种渠道收集计算机设备及相关服务供应商信息，建立供应商数据库。供应商选择应遵循公开、公平、公正的原则，优先选择具有良好信誉、产品质量可靠、价格合理、售后服务完善的供应商。采购人员对潜在供应商进行资格审查，包括营业执照、税务登记证、组织机构代码证、产品授权代理证明、业绩情况、售后服务能力等方面的审核。对于重要的采购项目，采购管理部门应组织相关部门对供应商进行实地考察或邀请供应商进行产品演示，综合评估供应商的实力和产品适用性。采购人员与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括产品规格、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等条款。合同签订后，应及时将合同副本提交至相关部门备案。4.采购执行与验收采购人员按照采购合同要求，跟踪供应商的生产、备货和发货情况，确保计算机设备按时、按质、按量交付。计算机设备到货前，采购管理部门应通知需求部门、信息管理部门和财务部门等相关人员准备验收工作。验收工作由信息管理部门牵头组织，需求部门、财务部门等相关人员参与。验收内容包括计算机设备的数量、规格型号、外观质量、性能指标、软件安装及配置等方面，应严格按照采购合同和相关技术标准进行验收。验收合格后，验收人员在《计算机采购验收单》上签字确认。如发现设备存在质量问题或与合同约定不符，应及时与供应商沟通协商解决，直至验收合格为止。财务部门依据采购合同、验收单等相关凭证进行付款结算。四、采购预算管理1.预算编制财务部门根据公司年度经营计划和计算机采购需求预测，编制计算机采购年度预算。预算编制应充分考虑公司业务发展趋势、计算机设备更新换代需求以及市场价格波动等因素，确保预算的科学性和合理性。计算机采购年度预算应明确采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额等详细信息，并按照公司预算管理要求进行分类、汇总和上报。2.预算执行采购管理部门应严格按照批准的采购预算组织实施采购活动，不得超预算采购。如因特殊原因需要调整采购预算，应按照公司预算调整程序进行申报和审批。财务部门对采购预算执行情况进行监控和分析，定期向公司管理层汇报预算执行进度，确保采购资金的合理使用。3.预算调整在采购过程中，如遇市场价格大幅波动、业务需求变更等原因导致原采购预算无法满足实际采购需求时，采购管理部门应及时提出预算调整申请。预算调整申请应详细说明调整的原因、调整的金额、调整后的预算安排等内容，并附上相关证明材料。预算调整申请经部门负责人审核、财务部门复核后，提交公司管理层审批。经批准的预算调整申请作为采购预算执行的依据。五、采购合同管理1.合同签订采购人员在选定供应商后，应按照公司合同管理制度的要求，与供应商签订书面采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，确保合同条款合法、合规、完整、准确。采购合同应包括但不限于以下主要条款：合同双方的名称、地址、联系方式；采购项目的名称、规格型号、数量、价格；交货时间、地点、方式；质量标准及验收方法；付款方式及结算期限；售后服务内容及承诺；违约责任及争议解决方式等。采购合同签订前，应提交公司法律合规部门进行合法性审查，确保合同符合法律法规要求，避免法律风险。2.合同履行采购合同签订后，合同双方应严格按照合同约定履行各自的义务。采购人员应跟踪合同执行情况，及时协调解决合同履行过程中出现的问题。供应商应按照合同约定的时间、地点、质量标准等要求交付计算机设备及相关服务。如遇不可抗力或其他特殊原因导致无法按时履行合同，供应商应及时通知采购管理部门，并提供相关证明材料，协商解决合同履行问题。3.合同变更与终止在合同履行过程中，如因业务需求变更、市场情况变化等原因需要变更合同条款，合同双方应协商一致，并签订书面合同变更协议。合同变更协议作为原采购合同的补充文件，具有同等法律效力。如因合同双方协商一致、不可抗力、一方严重违约等原因导致采购合同无法继续履行或需要提前终止，合同双方应按照合同约定或法律法规规定办理合同终止手续，并妥善处理合同终止后的相关事宜，如货物返还、款项结算、违约责任承担等。4.合同档案管理采购管理部门应建立采购合同档案管理制度，对采购合同及相关文件资料进行妥善保管。采购合同档案应包括合同文本、合同变更协议、验收单、付款凭证、往来函件等与合同履行有关的数据和资料。采购合同档案应按照合同类别、时间顺序等进行分类整理，便于查询和检索。合同档案保存期限应符合公司档案管理规定和法律法规要求。六、信息安全管理1.安全需求评估在计算机采购前，信息管理部门应根据公司信息安全策略和业务需求，对采购的计算机设备和软件进行信息安全需求评估。评估内容包括设备的安全防护能力、软件的安全漏洞情况、数据加密要求、网络安全接入等方面。根据信息安全需求评估结果，明确采购的计算机设备和软件应具备的信息安全功能和技术要求，并在采购合同中予以明确约定。2.安全产品采购采购的计算机设备和软件应具备相应的信息安全防护功能，如防火墙、入侵检测系统、防病毒软件、数据加密工具等。信息管理部门应根据信息安全需求评估结果，指导采购人员选择符合公司信息安全要求的安全产品。对于涉及公司核心业务数据和敏感信息的计算机设备和软件，应优先选择具有较高安全级别和可靠安全性能的产品，并要求供应商提供相应的安全认证和技术支持。3.安全配置与管理计算机设备到货后，信息管理部门应按照公司信息安全配置标准对设备进行安全配置和初始化设置，确保设备的安全运行环境。安全配置内容包括操作系统安全加固、网络访问控制、用户权限管理、数据备份与恢复等方面。信息管理部门应建立计算机设备信息安全管理台账，记录设备的型号、配置、使用人员、安全状态等信息，并定期对设备进行安全检查和漏洞扫描，及时发现和处理安全隐患。4.安全培训与教育公司应组织对使用计算机设备的人员进行信息安全培训和教育，提高员工的信息安全意识和操作技能。培训内容包括信息安全法律法规、公司信息安全制度、安全操作规范、数据保护意识等方面。新员工入职时，应进行信息安全基础知识培训，并签订信息安全承诺书，明确其在信息安全方面的责任和义务。定期对员工进行信息安全知识考核，确保员工掌握必要的信息安全知识和技能。七、监督与检查1.内部监督公司审计部门负责对计算机采购活动进行内部审计监督，定期或不定期对采购项目进行审计检查，审查采购流程的合规性、采购合同的执行情况、采购资金的使用效益等方面。审计部门应及时发现采购过程中存在的问题，并提出整改建议，督促相关部门进行整改落实。对违反采购制度的行为，应按照公司规定追究相关人员的责任。2.外部监督公司应积极接受政府相关部门、行业协会等外部机构的监督检查，配合做好相关工作。对于外部监督检查提出的意见和建议，应认真研究分析，及时采取措施进行整改，不断完善公司计算机采购制度。3.投诉与举报处理