安徽省采购寻价制度

PAGE安徽省采购寻价制度一、总则（一）目的本制度旨在规范安徽省内各类采购活动中的寻价行为，确保采购过程的公开、公平、公正，提高采购资金使用效益，保障公司/组织的合法权益，促进廉政建设。（二）适用范围本制度适用于安徽省内公司/组织进行的各类物资采购、服务采购等活动，包括但不限于办公用品采购、设备采购、工程采购、咨询服务采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购寻价活动必须遵守国家法律法规和安徽省相关政策规定。2.公平公正原则：对待所有潜在供应商，提供平等的竞争机会，不偏袒任何一方。3.公开透明原则：采购寻价过程和结果应保持公开，接受内部监督和相关部门检查。4.效益原则：在保证采购质量的前提下，追求采购成本的最小化，提高采购资金使用效益。二、寻价流程（一）需求提出1.各部门根据工作需要，填写采购申请单，详细说明采购物资或服务的名称、规格、数量、质量要求、交货时间等信息。2.采购申请单需经部门负责人审核签字，确保需求的合理性和必要性。（二）供应商选择与寻价1.采购部门根据采购申请单的内容，通过多种渠道选择潜在供应商。渠道包括但不限于供应商数据库、行业网站、招标平台、供应商推荐等。2.对于重要物资或大额采购项目，应选择不少于三家的潜在供应商进行寻价。3.采购人员向潜在供应商发送寻价函，明确采购需求、寻价截止时间等要求。寻价函应包含以下内容：采购项目名称、规格、数量、质量要求等详细信息。交货时间、地点及付款方式。要求供应商提供报价的格式及相关证明文件。其他需要说明的事项。（三）供应商报价1.供应商应在规定的寻价截止时间前，将密封的报价文件送达采购部门或按照指定方式提交报价。2.报价文件应包含报价单、产品规格说明书、质量保证文件、售后服务承诺等相关资料。3.报价单应明确产品或服务的单价、总价、交货期等关键信息，且价格应包含所有税费、运输费、安装调试费等一切费用。（四）报价评估1.采购部门组织相关人员对供应商的报价进行评估。评估人员应包括采购人员、技术人员、财务人员等，必要时可邀请外部专家参与。2.评估内容主要包括价格、质量、交货期、售后服务、供应商信誉等方面。价格评估：对比各供应商的报价，分析价格的合理性，选择性价比最高的报价。质量评估：审查供应商提供的产品规格说明书、质量保证文件等，确保产品质量符合要求。交货期评估：根据采购申请单中的交货时间要求，评估供应商的交货期承诺是否可靠。售后服务评估：考察供应商的售后服务承诺，包括维修、保养、更换等服务内容和响应时间。供应商信誉评估：通过查询供应商的信用记录、过往业绩等，评估其信誉状况。3.评估人员应填写评估记录，详细记录评估过程和结果，提出推荐意见。（五）确定供应商1.根据评估结果，采购部门确定中标供应商或成交供应商。2.对于中标供应商，应发出中标通知书；对于成交供应商，应签订采购合同。3.采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购物资或服务的名称、规格、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等条款。三、寻价管理（一）寻价人员职责1.采购人员负责制定寻价计划，选择潜在供应商，发送寻价函，收集报价文件。对供应商报价进行初步整理和分析，协助评估人员进行评估工作。与供应商进行沟通协调，解答供应商的疑问，反馈采购需求的变更等信息。负责采购合同的起草、签订及执行跟踪等工作。2.技术人员参与采购需求的技术要求制定，对供应商提供的技术方案进行审核。协助评估人员对供应商的产品质量、技术性能等进行评估，提供专业意见。在采购合同执行过程中，对技术问题进行指导和协调。3.财务人员参与采购寻价活动，对供应商报价的价格构成进行分析，评估采购成本的合理性。协助制定采购预算，审核采购合同中的付款条款，确保资金支付的合规性。对采购项目的成本效益进行核算和分析，提供财务建议。（二）寻价档案管理1.采购部门应建立完善的寻价档案管理制度，对采购寻价活动中的各类文件和资料进行归档保存。2.寻价档案应包括采购申请单、寻价函、供应商报价文件、评估记录、中标通知书或采购合同等相关资料。3.档案保存期限应符合国家法律法规和公司/组织的规定，一般不少于[X]年。4.寻价档案应按照类别和时间顺序进行整理，便于查询和使用。（三）监督与检查1.公司/组织内部审计部门或纪检监察部门应定期对采购寻价活动进行监督检查，确保寻价过程符合制度规定。2.监督检查内容包括寻价流程的执行情况、供应商选择的公正性、报价评估的合理性、采购合同的签订和执行情况等。3.对于发现的问题，应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。对违规行为，应按照公司/组织的规定进行严肃处理。四、价格调整（一）调整情形1.在采购合同执行过程中，因市场价格波动、原材料价格变化、政策调整等原因，导致原采购价格明显不合理的，可以进行价格调整。2.供应商因自身原因提出价格调整申请，且经采购部门审核同意的，也可进行价格调整。（二）调整程序1.供应商提出价格调整申请，应提交详细的价格调整说明及相关证明材料，如市场价格变动文件、原材料采购发票等。2.采购部门收到供应商的价格调整申请后，进行初步审核，判断是否符合价格调整情形。3.对于符合调整情形的申请，采购部门组织相关人员进行价格调整评估。评估内容包括价格调整的合理性、对采购成本的影响、对采购合同执行的影响等。4.评估人员填写评估记录，提出价格调整建议。5.价格调整建议经采购部门负责人审核后，报公司/组织领导审批。领导审批通过后，采购部门与供应商协商签订价格调整补充协议。五、争议处理（一）争议情形1.在采购寻价活动中，供应商与采购部门之间可能因价格、质量、交货期、售后服务等方面产生争议。2.在采购合同执行过程中，双方也可能因合同条款的履行、变更等问题发生争议。（二）争议解决方式1.协商解决：双方首先应通过友好协商的方式解决争议。采购部门与供应商应保持沟通，充分交换意见，寻求达成一致的解决方案。2.第三方调解：如协商不成，可邀请双方认可的第三方机构进行调解。调解机构应具有专业的调解能力和经验，能够公正、客观地处理争议。3.仲裁或诉讼：若调解仍无法解决争议，双方可根据采购合同中的