分散采购执行流程及制度

PAGE分散采购执行流程及制度一、总则（一）目的为规范公司/组织的分散采购行为，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，加强对采购活动的内部控制，特制定本执行流程及制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内各部门、各分支机构所涉及的分散采购活动，包括但不限于办公用品、办公设备、小型工程项目、服务类采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.效益原则：在保证采购质量的前提下，通过合理的采购流程和方法，降低采购成本，提高采购效益。3.公平、公正、公开原则：采购活动应遵循公平竞争的原则，确保所有符合条件的供应商都有机会参与，采购过程和结果应公开透明，接受监督。4.内部控制原则：建立健全采购内部控制制度，加强对采购活动各环节的监督和管理，防范采购风险。二、采购需求提出（一）需求识别各部门根据自身业务需求，识别需要进行采购的物品、服务或工程项目。需求应明确、具体，包括规格、型号、数量、质量要求、交付时间等。（二）需求审批1.一般性采购需求由部门负责人审核批准。2.对于金额较大、涉及重要业务或特殊要求的采购需求，需提交至更高层级的领导审批，如分管领导、总经理等。（三）需求变更如采购需求发生变更，需及时提交变更申请，说明变更原因、变更内容等，并按照需求审批流程重新进行审批。三、供应商选择与管理（一）供应商信息收集1.通过多种渠道收集供应商信息，包括网络搜索、行业推荐、供应商自荐、参加采购展会等。2.建立供应商信息库，记录供应商的基本信息、经营范围、联系人、联系方式、资质证书、业绩情况等。（二）供应商筛选与评估1.根据采购需求和公司/组织的要求，对收集到的供应商进行筛选，确定潜在供应商名单。2.对潜在供应商进行评估，评估内容包括供应商的资质信誉、产品质量、价格水平、售后服务、生产能力等。可采用实地考察、问卷调查、样品测试、参考其他客户评价等方式进行评估。3.根据评估结果，对供应商进行打分排序，选择得分较高的供应商作为入围供应商。（三）供应商准入1.对于入围供应商，需与其签订合作协议，明确双方的权利义务、采购价格、交付条款、质量标准、售后服务等内容。2.要求供应商提供相关资质证书、营业执照、税务登记证等文件，并进行备案。（四）供应商管理1.定期对供应商进行评价和考核，评价内容包括产品质量、交货期、售后服务、价格执行情况等。根据评价结果，对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予奖励，对于表现不佳的供应商进行警告、整改或淘汰处理。2.建立供应商激励机制，鼓励供应商提高产品质量、降低成本、优化服务。例如，给予优质供应商更多的采购订单、提供合作机会等。四、采购计划制定（一）采购预算编制根据采购需求和公司/组织的财务预算安排，编制采购预算。采购预算应明确采购项目、金额、资金来源等内容，并报财务部门审核。（二）采购计划制定1.根据采购需求和供应商情况，制定采购计划。采购计划应包括采购项目、采购数量、采购时间、采购方式、供应商选择等内容。2.采购计划应提前制定，确保有足够的时间进行采购准备工作，如招标、谈判、合同签订等。（三）采购计划审批采购计划提交至相关部门或领导进行审批，审批通过后按照计划组织实施采购活动。五、采购实施（一）采购方式选择根据采购项目的特点、金额大小、时间要求等因素，选择合适的采购方式。常见的采购方式包括招标采购（公开招标、邀请招标）、竞争性谈判、询价采购、单一来源采购等。1.公开招标：适用于采购金额较大、技术复杂、潜在供应商较多的项目。通过发布招标公告，邀请所有符合条件的供应商参加投标，按照评标标准进行评标，选择中标供应商。2.邀请招标：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目。向特定的供应商发出招标邀请书，邀请其参加投标。3.竞争性谈判：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的项目，技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的项目，采用招标所需时间不能满足用户紧急需要项目，不能事先计算出价格总额的项目。与不少于三家的供应商进行谈判，确定成交供应商。4.询价采购：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。向多家供应商发出询价单，要求其报价，并根据报价情况选择成交供应商。5.单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的项目，发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的项目，必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。与单一供应商进行协商，确定采购价格和条款。（二）招标采购流程1.招标公告发布：通过公司官网、采购平台、行业媒体等渠道发布招标公告，公告内容包括招标项目名称、招标范围、技术要求、资质条件、报名时间、开标时间、地点等。2.供应商报名：潜在供应商在规定时间内报名，提交报名资料，包括营业执照副本、资质证书、业绩证明、授权委托书等。对报名供应商进行资格审查，确定合格供应商名单。3.招标文件编制：根据采购需求和项目特点编制招标文件，招标文件应包括招标项目的技术规格、商务条款、评标标准、合同条款等内容。4.招标文件发售：向合格供应商发售招标文件，收取招标文件费用。5.开标：按照招标文件规定的时间和地点组织开标，开标过程应公开透明，由专人负责记录开标情况。6.评标：组建评标委员会，评标委员会由公司内部人员和相关专家组成。评标委员会按照评标标准对投标人的投标文件进行评审，推荐中标候选人。7.中标公示：将中标候选人名单进行公示，公示期不少于三个工作日。公示期间接受社会监督，如有异议，可向公司提出质疑。8.合同签订：公示无异议后，与中标供应商签订采购合同，明确双方的权利义务、采购价格、交付条款、质量标准、售后服务等内容。（三）竞争性谈判流程1.谈判邀请：向不少于三家的供应商发出谈判邀请书，邀请其参加谈判。谈判邀请书应明确谈判项目名称、谈判范围、技术要求、资质条件、谈判时间、地点等。2.供应商响应：供应商在规定时间内响应谈判邀请，提交响应文件，包括报价文件、技术方案、售后服务承诺等。对供应商的响应文件进行审查，确定参加谈判的供应商名单。3.谈判：与参加谈判的供应商进行谈判，谈判过程中可就采购项目的技术规格、商务条款、价格等内容进行协商。谈判应遵循公平、公正、公开的原则，确保谈判结果合理。4.确定成交供应商：谈判结束后，根据谈判情况确定成交供应商。成交供应商的报价应合理，技术方案应满足采购需求且优于其他供应商。5.合同签订：与成交供应商签订采购合同，明确双方的权利义务和采购条款。（四）询价采购流程1.询价单发出：向多家供应商发出询价单，询价单应明确采购项目名称、规格型号数量、质量要求、交货时间、交货地点等内容。2.供应商报价：供应商在规定时间内报价，报价应包括产品价格及相关费用。对供应商的报价进行整理和比较。3.确定成交供应商：根据报价情况，选择报价最低且满足采购需求条件的供应商作为成交供应商。如出现多家供应商报价相同的情况，可通过谈判等方式确定成交供应商。4.合同签订：与成交供应商签订采购合同，明确双方的权利义务和采购条款。（五）单一来源采购流程1.采购申请：由需求部门提出单一来源采购申请，说明采购项目的必要性、唯一性以及与原供应商的合作情况等。2.审批：采购申请提交至相关部门或领导进行审批，审批通过后确定单一来源采购方式。3.协商谈判：与单一供应商进行协商谈判，确定采购价格、条款等内容。谈判过程应做好记录，确保谈判结果合理。4.合同签订：与供应商签订采购合同，明确双方的权利义务和采购条款。（六）采购合同签订1.采购合同应采用书面形式，明确双方的权利义务、采购项目、采购数量、采购价格、交付时间、交付地点、质量标准售后服务等内容。2.采购合同签订前，应进行审核，确保合同条款符合法律法规和公司/组织的要求。审核内容包括合同主体资格、合同条款完整性和准确性、合同风险评估等。3.采购合同签订后，应及时归档保存，作为采购活动的重要依据。六、采购验收（一）验收准备1.采购部门在采购合同约定的交付时间前，通知相关部门和人员做好验收准备工作，包括组建验收小组、制定验收方案等。2.验收小组应由采购部门、使用部门、质量部门等相关人员组成，明确各成员的职责。（二）验收实施1.根据采购合同和相关标准，对采购的物品、服务或工程项目进行验收。验收内容包括数量、规格、型号、质量、性能、外观等方面。2.验收过程中可采用检验、测试、试用、评估等方式，确保采购项目符合要求。对于重要的采购项目，可邀请专业机构或专家进行验收。3.验收小组应做好验收记录，记录验收情况、发现的问题及处理结果等。（三）验收结果处理1.如验收合格，验收小组应出具验收报告，采购部门按照合同约定支付款项。2.如果验收不合格，验收小组应及时通知供应商，要求其限期整改或退换货。供应商整改或退换货后，重新进行验收，直至验收合格。如供应商拒绝整改或退换货，采购部门可根据合同约定追究其违约责任。七、采购付款（一）付款申请采购部门根据采购合同和验收情况，填写付款申请单，注明采购项目名称、合同编号、付款金额对应的发票号码、付款方式等内容。付款申请单应附采购合同、验收报告、发票等相关凭证。（二）付款审批1.付款申请单提交至财务部门进行审核，财务部门审核内容包括发票真实性、金额准确性、付款条件是否符合合同约定等。2.审核通过后，付款申请单按照公司/组织的财务审批流程提交至相关领导审批。（三）付款执行财务部门根据领导审批意见，办理付款手续。付款方式可根据合同约定选择银行转账、支票、汇票等方式。八、采购监督与审计（一）内部监督1.公司/组织内部设立采购监督管理部门或岗位，负责对采购活动进行日常监督检查。监督内容包括采购流程执行情况、供应商选择与管理、采购合同签订与履行、采购资金使用等方面。2.定期对采购活动进行内部审计检查，审计部门可采用专项审计、定期审计等方式，对采购项目的合法性、合规性、效益性进行审计评价，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）外部监督1.接受政府相关部门的监督检查，如财