小学资产采购制度

PAGE小学资产采购制度一、总则（一）目的为规范小学资产采购行为，加强学校资产管理，提高资产使用效益，保障学校教育教学工作的顺利开展，依据国家相关法律法规和教育行业标准，结合本校实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本校各部门、各班级及附属机构的资产采购活动，包括但不限于教学设备、办公设备、图书资料、体育器材、后勤物资等各类资产的采购。（三）基本原则1.合法性原则：资产采购活动必须遵守国家法律法规，严格按照规定的程序进行，确保采购行为合法合规。2.规范性原则：建立健全采购管理制度和流程，明确各环节的职责和要求，做到采购活动有章可循、规范有序。3.效益性原则：充分考虑资产的性价比，注重资产的质量和实用性，确保采购的资产能够满足学校教育教学和管理工作的实际需要，提高资产使用效益。4.公正性原则：采购过程应遵循公平、公正、公开的原则，保障所有潜在供应商平等参与竞争的权利，维护学校和供应商的合法权益。5.廉洁性原则：采购人员应严格遵守廉洁自律的规定，杜绝采购过程中的不正当行为，确保采购活动廉洁高效。二、采购组织与职责（一）采购决策机构学校成立资产采购领导小组，由校长担任组长，分管副校长担任副组长，成员包括财务部门负责人、总务部门负责人、教师代表等。采购领导小组负责审议学校资产采购计划和重大采购项目，对采购活动进行决策和监督。（二）采购执行部门学校总务部门为资产采购的执行部门，负责具体组织实施采购活动。其主要职责包括：1.根据学校教育教学和管理工作的需要，编制年度资产采购计划，并报采购领导小组审批。2.按照采购管理制度和流程，组织开展采购活动，包括市场调研、供应商选择、采购合同签订、采购项目验收等工作。3.建立采购档案，妥善保管采购过程中的各类文件和资料，包括采购申请、采购计划、招标文件、投标文件、采购合同、验收报告等。4.定期对采购工作进行总结和分析，及时发现问题并提出改进措施，不断提高采购工作的质量和效率，并负责处理采购过程中的投诉和纠纷。（三）采购监督部门学校纪检监察部门为资产采购的监督部门，负责对采购活动进行全程监督。其主要职责包括：1.监督采购决策机构和执行部门是否按照规定的程序和原则进行采购活动。2.参与重大采购项目的开标、评标、定标等活动，对采购过程的公正性和合法性进行监督。3.受理对采购活动中违规违纪行为的举报和投诉，对违规违纪行为进行调查和处理。三、采购计划与预算（一）采购计划编制1.各部门应根据本部门教育教学和管理工作的实际需要，每年年底前向总务部门提交下一年度资产采购申请。采购申请应详细说明采购资产的名称、规格、数量、用途、预计采购时间等内容。2.总务部门对各部门提交的采购申请进行汇总和审核，结合学校的发展规划和财力状况，编制年度资产采购计划。年度资产采购计划应明确采购项目的名称项目、预算金额、采购时间安排等内容，并报采购领导小组审批。（二）采购预算管理1.学校财务部门应根据年度资产采购计划，编制采购预算，并纳入学校年度预算管理。采购预算应明确各项采购项目的资金来源、预算金额等内容，确保采购资金的合理安排和有效使用。2.在采购过程中，如因特殊情况需要调整采购预算，采购执行部门应提出书面申请，说明调整的原因、调整的金额等内容，并报采购领导小组和财务部门审批。经批准后，财务部门应及时调整采购预算。四、采购方式与程序（一）采购方式1.公开招标：适用于采购金额较大、技术复杂程度较高、潜在供应商较多的采购项目。公开招标应按照《中华人民共和国政府采购法》等相关法律法规的规定进行操作，通过发布招标公告、资格预审、开标、评标、定标等程序，确定中标供应商。2.邀请招标：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的采购项目，或者采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值比例过大的采购项目。邀请招标应按照规定的程序，从符合资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并向其发出投标邀请书，通过开标、评标、定标等程序，确定中标供应商。3.竞争性谈判：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的采购项目，技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的采购项目，采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的采购项目，不能事先计算出价格总额的采购项目。竞争性谈判应按照规定的程序，成立谈判小组，与不少于三家的供应商进行谈判，通过谈判确定成交供应商。项目，采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的采购项目，不能事先计算出价格总额的采购项目。竞争性谈判应按照规定的程序，成立谈判小组，与不少于三家的供应商进行谈判，通过谈判确定成交供应商。4.单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的采购项目，发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的采购项目，必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的采购项目。单一来源采购应按照规定的程序，与供应商进行协商，确定成交价格。5.询价：适用于采购规格、标准统一，现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。询价应按照规定的程序，向不少于三家的供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格，通过比较确定成交供应商。（二）采购程序1.采购申请：各部门根据工作需要填写《资产采购申请表》，详细说明采购资产的名称、规格、数量、用途、预算金额等内容，并经部门负责人签字后报总务部门。2.采购审批：总务部门对采购申请进行审核，符合采购条件的，报采购领导小组审批。采购领导小组根据学校的实际情况和采购预算，对采购申请进行审议和决策。3.采购实施：采购执行部门根据采购领导小组的审批意见，按照规定的采购方式和程序组织实施采购活动。公开招标采购程序：编制招标文件：采购执行部门根据采购项目的特点和要求，编制招标文件。招标文件应包括招标公告、投标人须知、采购项目技术规格、投标文件格式、评标标准等内容。发布招标公告：采购执行部门在规定的媒体上发布招标公告，邀请潜在供应商参加投标。招标公告应包括采购项目的名称、采购内容、采购预算、投标人资格要求、投标截止时间、开标时间和地点等内容。资格预审：采购执行部门对潜在供应商的资格进行预审，确定符合资格条件的供应商名单。资格预审应包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、法定代表人授权书、业绩证明、财务状况等内容。发售招标文件：采购执行部门向通过资格预审的供应商发售招标文件，并收取招标文件工本费。投标：供应商按照招标文件的要求编制投标文件，并在规定的投标截止时间前将投标文件送达指定地点。投标文件应包括投标函、投标报价表、技术规格偏离表、商务条款偏离表、资格证明文件等内容。开标：采购执行部门按照规定的时间和地点组织开标，当众宣读投标人名称、投标报价、投标文件的主要内容等。开标过程应记录在案，并由投标人签字确认。评标：采购执行部门组织评标委员会对投标文件进行评审，评标委员会由学校代表和有关技术专家组成评标委员会按照招标文件规定的评标标准和方法，对投标文件进行评审，推荐中标候选人。评标过程应记录在案，并由评标委员会成员签字确认。定标：采购领导小组根据评标委员会的推荐意见，确定中标供应商，并向中标供应商发出中标通知书。同时，向未中标供应商发出未中标通知书。签订合同：采购执行部门与中标供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。采购合同应包括采购项目的名称、规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式等内容。邀请招标采购程序：确定邀请供应商名单：采购执行部门根据采购项目的特点和要求，从符合资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并向其发出投标邀请书。投标邀请书应包括采购项目的名称、采购内容、采购预算、投标人资格要求、投标截止时间、开标时间和地点等内容。发售招标文件：采购执行部门向被邀请的供应商发售招标文件，并收取招标文件工本费。投标：供应商按照招标文件的要求编制投标文件，并在规定的投标截止时间前将投标文件送达指定地点。投标文件应包括投标函、投标报价表、技术规格偏离表、商务条款偏离表、资格证明文件等内容。开标：采购执行部门按照规定的时间和地点组织开标，当众宣读投标人名称投标报价、投标文件的主要内容等。开标过程应记录在案，并由投标人签字确认。评标：采购执行部门组织评标委员会对投标文件进行评审，评标委员会由学校代表和有关技术专家组成。评标委员会按照招标文件规定的评标标准和方法，对投标文件进行评审，推荐中标候选人。评标过程应记录在案，并由评标委员会成员签字确认。定标：采购领导小组根据评标委员会的推荐意见，确定中标供应商，并向中标供应商发出中标通知书。同时，向未中标供应商发出未中标通知书。签订合同：采购执行部门与中标供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。采购合同应包括采购项目的名称、规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式等内容。竞争性谈判采购程序：成立谈判小组：采购执行部门成立谈判小组，谈判小组由学校代表和有关技术专家组成，成员人数应为三人以上单数。制定谈判文件：谈判小组根据采购项目的特点和要求，制定谈判文件。谈判文件应包括谈判邀请书、谈判供应商须知、采购项目技术规格、谈判程序、成交标准、合同草案等内容。邀请供应商谈判：采购执行部门向符合资格条件的供应商发出谈判邀请书，邀请其参加谈判。谈判邀请书应包括采购项目的名称、采购内容、采购预算、谈判时间和地点等内容。谈判：谈判小组与供应商进行谈判，谈判过程中，谈判小组可以要求供应商对谈判文件进行澄清或者提供补充材料。谈判小组应记录谈判过程，并由谈判小组成员签字确认。确定成交供应商：谈判结束后，谈判小组根据谈判情况，按照成交标准确定成交供应商，并向其发出成交通知书。同时，向未成交供应商发出未成交通知书。签订合同：采购执行部门与成交供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。采购合同应包括采购项目的名称、规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式等内容。单一来源采购程序：申请单一来源采购：采购执行部门根据采购项目的实际情况，填写《单一来源采购申请表》，详细说明采购项目的名称、采购内容、采购预算、采用单一来源采购的原因等内容，并报采购领导小组审批。公示单一来源采购信息：采购领导小组对单一来源采购申请进行审批，同意采用单一来源采购方式采购的，采购执行部门应在学校内部公示单一来源采购信息，公示期不得少于五个工作日。公示内容应包括采购项目的名称、采购内容、采购预算、采用单一来源采购的原因、拟定的供应商名称等内容。协商谈判：采购执行部门与拟定的供应商进行协商谈判，确定成交价格和合同条款。协商谈判过程应记录在案，并由双方签字确认。签订合同：采购执行部门与供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。采购合同应包括采购项目的名称、规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式等内容。询价采购程序：成立询价小组：采购执行部门成立询价小组，询价小组由学校代表和有关技术专家组成，成员人数应为三人以上单数。制定询价文件：询价小组根据采购项目的特点和要求，制定询价文件。询价文件应包括询价通知书、采购项目技术规格、询价供应商须知、报价表格式、成交标准等内容。和供应商询价：采购执行部门向符合资格条件的供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格。询价通知书应包括采购项目的名称、采购内容、采购预算、询价时间和地点等内容。确定成交供应商：询价小组根据供应商的报价情况，按照成交标准确定成交供应商，并向其发出成交通知书。同时，向未成交供应商发出未成交通知书。签订合同：采购执行部门与成交供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。采购合同应包括采购项目的名称、规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式等内容。4.采购验收：采购项目完成后，采购执行部门应组织相关人员按照采购合同的要求进行验收验。收内容包括资产的数量、规格、质量、性能等方面。验收合格后，验收人员应签署《资产采购验收报告》。5.采购付款：采购执行部门根据采购合同和验收报告，填写《资产采购付款申请表》，报财务部门审核。财务部门审核无误后，按照采购合同的约定办理付款手续。五、供应商管理（一）供应商选择1.采购执行部门应建立供应商库，对供应商的基本信息、资质情况、业绩表现、信誉状况等进行登记和管理。2.在选择供应商时，采购执行部门应按照采购项目的要求和供应商的资质条件，从供应商库中选择符合要求的供应商参与采购活动。对于新的供应商，采购执行部门应进行资格审查，确保其具备相应的资质和能力。3.采购执行部门应定期对供应商库进行更新和维护，淘汰不合格的供应商，补充优秀的供应商，确保供应商库的质量和活力。（二）供应商评价1.采购执行部门应建立供应商评价机制，定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务等方面进行评价。评价方式可以包括问卷调查、实地考察、数据分析等。2.根据供应商评价结果采购执行部门应将供应商分为不同的等级，对于评价优秀的供应商，可以给予优先采购、增加采购份额等奖励；对于评价不合格的供应商，应及时淘汰，并从供应商库中删除。3.采购执行部门应将供应商评价结果反馈给供应商，并要求供应商针对存在的问题进行整改。同时，采购执行部门应跟踪供应商的整改情况，确保供应商的服务质量得到有效提升。六、采购档案管理（一）档案内容采购档案应包括采购活动全过程的各类文件和资料和文件，资料包括采购申请、采购计划、招标文件、投标文件、采购合同、验收报告、付款凭证等。（二）档案保管采购执行部门应指定专人负责采购档案