市直单位采购管理制度

PAGE市直单位采购管理制度一、总则（一）目的为了加强市直单位采购管理，规范采购行为，提高采购资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，根据国家有关法律法规和政策规定，结合市直单位实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于市直各行政事业单位、社会团体（以下统称采购单位）使用财政性资金进行的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.依法依规原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购信息应全面、及时、准确地公开，采购过程应接受社会监督，保证采购活动的公开透明。3.公平竞争原则：营造公平竞争的市场环境，让所有符合条件的供应商能够平等参与采购活动，确保采购结果的公正性。4.公正诚信原则：采购机构和人员应公正对待所有供应商，供应商应诚实守信，共同维护采购市场秩序。5.效益优先原则：在保证采购质量的前提下，注重提高采购资金使用效益，降低采购成本。（四）职责分工1.采购单位负责本单位采购项目的需求提出、预算编制、采购申请等工作。按照规定的程序和要求组织实施采购活动，对采购过程和采购结果负责。配合财政部门和其他相关部门的监督检查工作，提供必要的资料和信息。2.财政部门负责制定和完善采购管理制度，监督采购单位和采购代理机构执行采购制度情况。审核采购单位的采购预算，下达采购资金指标，对采购资金的使用情况进行监督管理。依法处理采购活动中的投诉和举报事项，维护采购市场秩序。3.采购代理机构接受采购单位委托，依法依规组织实施采购活动，包括编制采购文件、发布采购信息、组织开标评标、签订采购合同等。对采购过程中的文件资料进行整理归档，妥善保存采购项目相关档案。为采购单位提供采购咨询和服务，协助采购单位解决采购过程中遇到的问题。二、采购预算管理（一）预算编制1.采购单位应根据本单位事业发展规划和工作实际需要，按照财政部门规定的预算编制要求和标准，编制年度采购预算。2.采购预算应明确采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、资金来源等内容，并详细说明采购项目的必要性和可行性。3.采购单位应加强采购预算的审核和论证，确保预算编制的准确性和合理性。对于重大采购项目，应组织相关专家进行论证，并形成论证报告。（二）预算执行1.采购单位应严格按照批准的采购预算执行采购活动，不得擅自调整或变更采购预算。如因特殊情况确需调整预算的，应按照规定的程序报财政部门审批。2.采购单位应合理安排采购资金，确保采购资金及时足额到位。对于采购资金已落实但因特殊原因未能按时支付的，采购单位应向财政部门说明情况，并制定切实可行的资金支付计划。（三）预算调整1.在采购项目实施过程中，因政策变化、市场价格波动、采购需求变更等原因需要调整采购预算的，采购单位应及时提出调整申请，并提供相关证明材料。2.财政部门应按照规定的程序对采购单位提出的预算调整申请进行审核，经批准后下达调整后的采购预算指标。采购单位应按照调整后的预算执行采购活动。三、采购方式（一）公开招标1.公开招标是指采购单位依法以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标，从中择优选择中标供应商的采购方式。2.达到公开招标数额标准的采购项目，采购单位应采用公开招标方式进行采购。公开招标数额标准按照国家和地方有关规定执行。3.采购单位应按照规定编制公开招标文件，明确采购项目的技术规格、商务要求、评标标准等内容。公开招标文件应在规定的媒体上发布，确保潜在供应商能够及时获取。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购单位依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购；采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大。3.采购单位应按照规定确定邀请招标的供应商名单，并向其发出投标邀请书。投标邀请书应明确采购项目的基本情况、投标截止时间、开标时间及地点等内容。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购单位依法通过谈判小组与符合相应资格条件的供应商分别进行谈判，从中择优选择成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。3.采购单位应按照规定成立谈判小组，谈判小组由采购单位代表和有关专家共三人以上单数组成，其中专家人数不得少于成员总数的三分之二。谈判小组应按照规定的程序与供应商进行谈判，确定成交供应商。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购单位依法从唯一供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.采购单位应按照规定进行单一来源采购论证，并形成论证报告。单一来源采购论证报告应包括采购项目的基本情况、采用单一来源采购方式的原因及理由、拟定的唯一供应商名称及地址等内容。采购单位应将单一来源采购论证报告报财政部门批准后，方可实施单一来源采购。（五）询价1.询价是指采购单位依法向有关供应商发出询价单，对供应商一次报出的价格进行比较，从中择优选择成交供应商的采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。3.采购单位应按照规定成立询价小组，询价小组由采购单位代表和有关专家共三人以上单数组成，其中专家人数不得少于成员总数的三分之二。询价小组应按照规定的程序向供应商发出询价单，并对供应商的报价进行比较，确定成交供应商。四、采购程序（一）采购申请与审批1.采购单位根据本单位工作需要和采购预算安排，提出采购申请。采购申请应明确采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、资金来源、采购方式等内容，并附相关证明材料。2.采购单位的采购申请应按照规定的程序进行审批。采购金额较小的采购项目，由采购单位内部审批；采购金额较大的采购项目，应报财政部门审批。（二）采购文件编制1.采购单位或采购代理机构应根据采购项目的特点和采购方式，编制采购文件。采购文件应包括采购公告（或投标邀请书）、采购需求、采购预算、评标标准、合同条款等内容。2.采购文件应符合法律法规和政策规定的要求，明确采购项目的技术规格、商务要求、评标标准等内容，确保采购文件的公正性和合理性。采购文件应在规定的媒体上发布，确保潜在供应商能够及时获取。（三）采购信息发布1.采购单位或采购代理机构应按照规定的程序和要求，在指定的媒体上发布采购信息。采购信息应包括采购项目的名称及编号、采购内容及要求、采购预算、采购方式、采购文件获取时间及方式、投标截止时间及开标时间、开标地点等内容。2.采购信息发布应及时、准确、全面，确保潜在供应商能够及时获取采购信息。采购信息发布后，不得擅自变更或撤销。（四）供应商资格审查1.采购单位或采购代理机构应按照采购文件规定的资格条件，对供应商的资格进行审查。供应商资格审查应包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、资质证书、业绩情况、信誉状况等内容。2.采购单位或采购代理机构应建立供应商资格审查档案，对供应商资格审查情况进行记录和保存。供应商资格审查档案应包括供应商的资格证明文件、资格审查记录、审查结论等内容。（五）开标、评标与定标1.采购单位或采购代理机构应按照采购文件规定的时间、地点组织开标、评标活动。开标应公开进行，开标过程应记录并存档。2.评标应按照采购文件规定的评标标准进行，评标过程应严格保密。评标委员会由采购单位代表和有关专家组成，评标委员会应按照规定的程序对投标文件进行评审，推荐中标候选人或确定成交供应商。3.采购单位应按照规定的程序确定中标供应商或成交供应商，并向中标供应商或成交供应商发出中标通知书或成交通知书。中标通知书或成交通知书应明确采购项目的名称、中标金额或成交金额、中标供应商或成交供应商名称及地址等内容。（六）合同签订与履行1.采购单位应在中标通知书或成交通知书发出之日起三十日内，与中标供应商或成交供应商签订采购合同。采购合同应按照采购文件和投标文件的内容签订，明确双方的权利和义务。2.采购合同签订后，采购单位和中标供应商或成交供应商应按照合同约定履行各自的义务。采购单位应按照合同约定及时支付采购资金，中标供应商或成交供应商应按照合同约定及时提供货物、工程或服务。3.采购合同履行过程中，如发生合同变更、解除等情况，采购单位和中标供应商或成交供应商应按照法律法规和合同约定的程序办理相关手续，并及时通知财政部门。五、采购验收管理（一）验收组织1.采购单位应成立采购验收小组，负责采购项目的验收工作。采购验收小组由采购单位的资产管理部门、使用部门、财务部门等相关人员组成，采购验收小组人数应不少于三人。2.采购验收小组应明确各成员的职责分工，确保采购验收工作的顺利进行。采购验收小组组长应由采购单位的资产管理部门负责人担任。（二）验收标准1.采购验收应按照采购合同约定的验收标准进行。采购合同未约定验收标准的，应按照国家有关标准、行业标准或地方标准进行验收。2.采购验收标准应明确采购项目的技术规格、质量要求、数量、外观等内容，确保采购验收工作的科学性和公正性。（三）验收程序1.采购项目完成后，中标供应商或成交供应商应向采购单位提交验收申请。采购单位应及时组织采购验收小组进行验收。2.采购验收小组应按照验收标准对采购项目进行实地验收，检查采购项目的技术规格、质量要求、数量、外观等是否符合合同约定。采购验收小组应填写采购验收报告，采购验收报告应包括采购项目的名称、规格型号、数量、合同金额、验收日期、验收结论等内容。3.采购验收合格的，采购验收小组应在采购验收报告上签字确认；采购验收不合格的，采购验收小组应要求中标供应商或成交供应商限期整改，整改后仍不合格的，采购单位应按照合同约定追究中标供应商或成交供应商的违约责任。六、采购资金管理（一）资金支付1.采购单位应按照采购合同约定的付款方式和时间，及时支付采购资金。采购资金支付应严格按照财政国库管理制度的有关规定执行，确保采购资金支付的安全、规范、高效。2.采购单位应在收到供应商提供的发票等付款凭证后，按照规定的程序进行审核，审核无误后及时办理付款手续。采购单位应建立采购资金支付台账，对采购资金支付情况进行记录和管理。（二）资金核算1.采购单位应按照国家有关财务会计制度的规定，对采购资金进行核算。采购资金核算应准确、完整地反映采购项目资金的收支情况，确保采购资金核算的真实性和合法性。2.采购单位应定期对采购资金的使用情况进行分析和评价，及时发现和解决采购资金管理中存在的问题，提高采购资金使用效益。（三）资金监督管理1.财政部门应加强对采购单位采购资金使用情况的监督管理，定期对采购单位的采购资金支付情况进行检查，确保采购资金专款专用，不得截留、挪用、挤占采购资金。2.审计部门应加强对采购项目的审计监督，对采购项目的预算执行情况、采购程序、采购合同履行情况等进行审计，确保采购项目的合法性、合规性和效益性。七、采购档案管理（一）档案内容1.采购档案应包括采购项目的采购申请、采购预算、采购文件、采购合同、采购验收报告、采购资金支付凭证等相关资料。2.采购档案应按照采购项目进行分类整理，确保采购档案的完整性和系统性。采购档案应建立电子档案和纸质档案，电子档案和纸质档案应保持一致。（二）档案保管1.采购单位应指定专人负责采购档案的保管工作，确保采购档案的安全和完整。采购档案保管期限应按照国家有关规定执行，一般采购项目的档案保管期限为十五年以上，重大采购项目的档案保管期限为永久。2.采购档案保管地点应具备防火、防潮、防虫、防盗等条件，确保采购档案的安全。采购单位应定期对采购档案进行检查和清理，对过期或无用的采购档案应按照规定的程序进行销毁。（三）档案查阅与利用1.采购单位内部人员因工作需要查阅采购档案的，应按照规定的程序办理查阅手续。查阅采购档案应在指定地点进行，查阅人员不得擅自复制、涂改、抽取、撤换采购档案。2.采购单位以外的单位或个人因工作需要查阅采购档案的，应按照国家有关规定办理查阅手续。查阅采购档案应经采购单位负责人批准，并在采购单位人员的陪同下进行。查阅人员不得擅自复制、涂改、抽取、撤换采购档案。八、监督检查与法律责任（一）监督检查1.财政部门应加强对采购单位采购活动的监督检查，定期对采购单位的采购预算执行情况进行检查，对采购项目的采购程序、采购合同履行情况等进行监督。2.审计部门应加强对采购项目的审计监督，对采购项目的预算执行情况、采购程序、采购合同履行情况等进行审计，确保采购项目的合法性、合规性和效益性。3.监察部门应加强对采购活动中违纪违法行为的查处力度，对采购单位和采购人员在采购活动中的违纪违法行为进行严肃处理，维护采购市场秩序。（二）法律责任1.采购单位和采购人员违反本制度规定的，由财政部门责令改正，给予警告；对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分；构成犯罪的，依法