武汉金牛公司采购制度

PAGE武汉金牛公司采购制度一、总则（一）目的为加强武汉金牛公司采购管理，规范采购行为，确保采购工作的公开、公平、公正，提高采购效率，降低采购成本，保证公司生产经营活动所需物资和服务的及时供应，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于武汉金牛公司及所属各部门、子公司、分公司的采购活动，包括但不限于原材料、设备、办公用品、劳务服务等各类物资和服务的采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策，确保采购行为合法合规。2.效益原则：在保证物资和服务质量的前提下，充分考虑采购成本、采购效率和经济效益，实现采购效益最大化。3.公开透明原则：采购过程应公开透明，接受公司内部监督和社会公众监督，确保采购信息真实、准确、完整。4.公平竞争原则：通过公平竞争，选择优质供应商，确保采购质量，降低采购成本。5.诚实守信原则：采购各方应诚实守信，履行合同约定，维护公司利益和市场秩序。二、采购组织与职责（一）采购决策机构公司设立采购决策委员会，由公司高层管理人员、相关部门负责人等组成。采购决策委员会负责审议重大采购项目，制定采购战略和政策，监督采购活动的执行情况。（二）采购管理部门公司采购管理部门为采购工作的归口管理部门，负责制定采购管理制度、流程和标准，组织实施采购活动，管理供应商，协调采购过程中的相关问题。采购管理部门应配备专业的采购管理人员，负责具体采购业务的操作和管理工作。（三）需求部门需求部门负责提出采购需求，提供采购项目的技术要求、规格参数、质量标准等相关信息，参与采购过程中的技术评审、商务谈判等工作，负责验收采购物资和服务。（四）其他部门职责1.财务部门：负责审核采购预算，监督采购资金的使用，参与采购合同的审核，办理采购款项的支付手续。2.审计部门：负责对采购活动进行审计监督，检查采购制度的执行情况，防范采购风险。3.法务部门：负责审查采购合同的合法性、合规性，提供法律咨询和服务，处理采购纠纷和法律事务。三、采购预算管理（一）预算编制1.各需求部门应根据公司年度生产经营计划和实际需求，编制本部门的采购预算。采购预算应明确采购项目、采购数量、采购金额、采购时间等内容，并报采购管理部门审核。2.采购管理部门对各需求部门的采购预算进行汇总、审核和平衡，结合公司资金状况和市场价格波动情况，编制公司年度采购预算草案，报公司采购决策委员会审议通过后，下达执行。(二)预算执行1.采购管理部门应严格按照采购预算组织实施采购活动，不得超预算采购。如因特殊原因需要调整采购预算，应按照规定的程序办理预算调整手续。2.需求部门应严格控制采购需求，不得擅自增加采购项目或提高采购标准。如因业务发展需要确需调整采购需求，应及时向采购管理部门提出申请，经审核批准后调整采购预算。(三)预算监督与考核1.财务部门负责对采购预算的执行情况进行监督检查，定期向公司采购决策委员会报告采购预算执行情况。2.公司建立采购预算考核制度，对采购预算执行情况进行考核评价。对预算执行较好的部门和个人给予奖励，对预算执行不力的部门和个人进行通报批评，并追究相关责任。四、采购流程（一）采购申请1.需求部门根据生产经营需要，填写《采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、质量要求、采购时间等内容，并提交相关技术文件和资料。2.《采购申请表》经需求部门负责人审核签字后，报采购管理部门。（二）采购审批1.采购管理部门收到《采购申请表》后，对采购项目进行初步审核，审核内容包括采购需求的合理性、采购预算的合规性、采购方式和采购渠道的可行性等。2.对于金额较小或常规性的采购项目，由采购管理部门负责人审批；对于金额较大或重大采购项目，采购管理部门应组织相关部门进行评审，并报公司采购决策委员会审批。（三）采购实施1.采购方式选择根据采购项目的特点、采购金额、市场供应情况等因素，选择合适的采购方式，包括招标采购、竞争性谈判采购、询价采购、单一来源采购等。招标采购适用于采购金额较大、技术复杂程度较高、有多家供应商可供选择的采购项目；竞争性谈判采购适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的采购项目；询价采购适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目；单一来源采购适用于只能从唯一供应商处采购、发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购、必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的采购项目。2.供应商选择与管理采购管理部门应建立供应商信息库，收集、整理、更新供应商的基本信息、资质证书、业绩情况、产品质量、价格水平、售后服务等资料。根据采购项目的要求，从供应商信息库中筛选出符合条件的供应商，邀请其参与采购活动。对于新的供应商，采购管理部门应进行实地考察和资质审核，确保其具备提供合格产品和服务的能力。采购管理部门应与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括采购产品的规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、售后服务等条款，并要求供应商提供履约保证金或银行保函。3.采购合同签订与执行采购合同由采购管理部门负责起草和审核，经法务部门审查、公司授权代表签字盖章后生效。采购管理部门应跟踪采购合同的执行情况，及时与供应商沟通协调，确保供应商按时、按质、按量交货。如发现供应商存在违约行为，应及时采取措施，追究其违约责任。需求部门应按照采购合同的要求，组织验收采购物资和服务。验收合格后，填写《验收报告》，并办理入库手续。对于验收不合格的物资和服务，需求部门应及时通知采购管理部门，采购管理部门应与供应商协商解决，如协商不成，可以依法追究供应商的违约责任。（四）采购付款1.采购物资和服务验收合格后，需求部门应及时向财务部门提交《付款申请单》，并附上采购合同、验收报告、发票等相关资料。2.财务部门对《付款申请单》及相关资料进行审核，审核无误后，按照采购合同约定的付款方式和时间办理付款手续。3.对于预付款项，财务部门应严格按照采购合同约定的条件和比例支付，并加强对预付款项的跟踪管理，确保预付款项的安全。五、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购管理部门应定期对采购活动进行风险识别和评估，分析可能存在的风险因素，包括市场风险、供应商风险、质量风险、合同风险、法律风险等。2.采购管理部门应根据风险识别和评估的结果，制定相应的风险应对措施，明确风险责任人和风险应对时间，确保风险得到有效控制。（二）风险应对措施1.市场风险应对措施加强市场调研和分析，及时掌握市场价格波动情况和市场供应动态，合理安排采购计划，避免因市场价格波动导致采购成本增加。与供应商签订长期合作协议，建立稳定的供应关系，确保物资和服务的稳定供应。采用套期保值等金融工具，规避市场价格波动风险。2.供应商风险应对措施建立供应商评估和选择机制，严格筛选供应商，确保供应商具备良好的信誉和履约能力。与供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，约定违约责任，加强对供应商的监督和管理。建立供应商备用机制，在主要供应商出现问题时，能够及时切换到备用供应商，保证物资和服务的供应不受影响。3.质量风险应对措施明确采购物资和服务质量标准，并在采购合同中约定质量验收条款。加强对采购物资和服务的检验和验收工作，确保采购物资和服务符合质量标准。要求供应商提供质量保证承诺，并定期对供应商的产品质量进行抽检。4.合同风险应对措施加强采购合同管理，严格按照合同审批流程签订采购合同，确保合同条款合法合规、明确清晰。定期对采购合同执行情况进行检查和评估，及时发现和解决合同执行过程中存在的问题。建立合同纠纷处理机制，及时处理合同纠纷，维护公司合法权益。5.法律风险应对措施加强对采购人员的法律法规培训，提高采购人员的法律意识和风险防范能力。在采购活动中，严格遵守国家法律法规和相关政策，确保采购行为合法合规。对于重大采购项目和复杂采购合同，应及时咨询法务部门的意见，确保采购活动的法律风险可控。六、采购绩效评估（一）评估指标1.采购成本：包括采购价格、运输费用、仓储费用等，评估采购成本是否合理，是否达到预算控制目标。2.采购质量：评估采购物资和服务的质量是否符合要求，是否满足生产经营需要。3.采购效率：包括采购周期、合同签订时间、交货时间等，评估采购工作的效率是否高效，是否及时满足公司生产经营需求。4.供应商管理：评估供应商的选择、评价、管理等工作是否到位，供应商的合作满意度是否较高。5.合规性：评估采购活动是否符合国家法律法规和公司内部制度的要求，是否存在违规行为。（二）评估方法1.采购管理部门定期收集、整理采购相关数据和信息，按照评估指标体系进行自评，并撰写采购绩效评估报告。2财务部门、审计部门等相关部门根据各自职责，对采购活动进行监督检查，并提供相关数据和意见。3.公司采购决策委员会根据采购绩效评估报告和相关部门的意见，对采购管理部门和采购人员的绩效进行综合评价，并提出改进建议。（三）评估结果应用1.将采购绩效评估结果与采购人员的绩效考核挂钩，对绩效优秀的采购人员给予奖励，对绩效较