学校采购合同签订制度范本

PAGE学校采购合同签订制度范本一、总则1.目的为规范学校采购合同签订行为，加强采购合同管理，维护学校合法权益，提高采购效益，依据相关法律法规及行业标准，制定本制度。2.适用范围本制度适用于学校各类采购项目合同的签订活动，包括但不限于教学设备、办公用品、基建工程、服务采购等。3.基本原则合法性原则：采购合同的签订必须符合国家法律法规的规定，不得损害国家利益、社会公共利益和他人合法权益。公平公正原则：合同双方应在平等、自愿、公平的基础上签订合同，明确双方的权利和义务，不得显失公平。诚实守信原则：合同双方应诚实守信，履行合同约定的义务，不得欺诈、胁迫或恶意串通。效益原则：采购合同的签订应有利于提高学校采购效益，降低采购成本，保证采购质量。二、采购合同签订流程1.采购需求确认需求部门提出申请：学校各部门根据教学、科研、管理等工作需要，提出采购需求，填写《采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、技术要求、预算金额等内容。需求审核：采购部门对需求部门提交的《采购申请表》进行审核，重点审核采购需求的合理性、必要性、合规性以及预算金额的准确性。审核通过后，报学校领导审批。领导审批：学校领导根据采购项目的性质、金额等因素进行审批。对于重大采购项目，需经学校领导班子集体研究决定。2.采购方式确定公开招标：适用于采购金额较大、技术复杂、有众多潜在供应商可供选择的采购项目。采购部门按照相关法律法规和学校规定，编制招标文件，发布招标公告，组织开标、评标、定标等活动。邀请招标：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目。采购部门向符合条件的供应商发出投标邀请书，并组织招标活动。竞争性谈判：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的项目，技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的项目，采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的项目，不能事先计算出价格总额的项目。采购部门与不少于三家的供应商进行谈判，确定成交供应商。单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的项目，发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的项目，必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。采购部门与单一供应商进行协商，签订采购合同。询价：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。采购部门向不少于三家的供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格，确定成交供应商。3.供应商选择供应商资格审查：采购部门根据采购项目的要求，对潜在供应商进行资格审查，审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、资质证书、业绩情况、信誉状况等。供应商筛选：采购部门从资格审查合格的供应商中进行筛选，确定若干家供应商作为候选供应商，并向其发出《供应商邀请书》，邀请其参加采购项目的投标或谈判。实地考察：对于重要采购项目，采购部门组织相关人员对候选供应商进行实地考察，了解其生产经营状况、产品质量、售后服务等情况，为选择供应商提供参考依据。确定供应商：采购部门根据供应商的投标文件、谈判情况、实地考察结果等，综合评估确定成交供应商，并向其发出《中标通知书》或《成交通知书》。4.合同起草与审核合同起草：采购部门根据采购项目的实际情况和谈判结果，起草采购合同文本。合同文本应明确双方的权利和义务、采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方法、付款方式、违约责任等内容。合同审核：采购合同起草完成后，采购部门将合同文本提交学校法务部门进行审核。法务部门重点审核合同的合法性、合规性、完整性、准确性等内容，并提出修改意见。采购部门根据法务部门的审核意见对合同文本进行修改完善。5.合同签订授权代表签字：采购合同经审核通过后，由学校法定代表人或其授权代表与成交供应商签订合同。签订合同前，双方应仔细核对合同条款，确保合同内容与谈判结果一致。合同盖章：合同签订后，双方应在合同上加盖单位公章或合同专用章。合同一式多份，分别由学校采购部门、财务部门、使用部门等留存。6.合同备案合同签订后[X]日内，采购部门将合同副本提交学校档案管理部门备案。档案管理部门应妥善保管采购合同档案，以备查阅。三、采购合同主要条款1.当事人信息合同应明确双方当事人的名称、地址、联系方式等信息，确保双方身份明确，便于沟通和联系。2.采购项目内容详细描述采购项目的名称、规格型号、数量、技术要求、质量标准等内容，确保双方对采购项目的要求达成一致。3.价格条款明确采购项目的价格、付款方式、付款时间等内容。价格应明确具体，不得含混不清；付款方式应符合学校财务制度和相关法律法规的规定，确保资金安全。4.交货条款明确交货时间、交货地点、交货方式等内容。交货时间应合理确定，确保采购项目能够按时交付使用；交货地点应明确具体，便于双方履行交货义务；交货方式应根据采购项目的特点和实际情况选择合适的方式，如送货上门、自提等。5.验收条款明确验收标准、验收方法、验收时间等内容。验收标准应符合国家法律法规和行业标准的要求，确保采购项目质量合格；验收方法应科学合理，便于操作；验收时间应在合同约定时间内完成，确保采购项目能够及时投入使用。6.售后服务条款明确供应商的售后服务内容及期限，如维修、保养、更换零部件等。售后服务条款应明确具体，确保供应商能够履行售后服务义务，保障学校采购项目的正常使用。7.违约责任条款明确双方在合同履行过程中如出现违约行为应承担的违约责任，如支付违约金、赔偿损失等。违约责任条款应明确具体，具有可操作性，以约束双方严格履行合同义务。8.争议解决条款明确双方在合同履行过程中如发生争议解决的方式，如协商、仲裁、诉讼等。争议解决条款应根据双方的意愿和实际情况选择合适的方式，确保争议能够得到及时、有效的解决。四、采购合同履行与监督1.合同履行供应商义务：供应商应按照合同约定的时间、地点、质量标准等履行交货义务，并提供相关的技术资料和售后服务。学校义务：学校应按照合同约定的付款方式和时间支付货款，并及时组织验收。跟踪与协调：采购部门应建立合同履行跟踪机制，定期了解合同履行情况，及时协调解决合同履行过程中出现的问题。对于重大采购项目，采购部门应组织相关人员进行现场跟踪，确保合同顺利履行。2.合同变更变更申请：在合同履行过程中，如因特殊原因需要变更合同条款，合同双方应协商一致，并签订书面变更协议。变更申请应详细说明变更的原因、内容、对合同履行的影响等。审核与批准：合同变更协议签订前，应按照学校合同审核流程进行审核，经学校领导批准后方可生效。3.合同终止终止情形：合同履行完毕、双方协商一致解除合同、因不可抗力或其他法定事由导致合同无法履行等情况下，合同可以终止。终止程序：合同终止时，双方应按照合同约定进行结算和清理，并签订终止协议。终止协议应明确双方的权利和义务，以及合同终止后的相关事宜。4.监督检查内部监督：学校审计部门、纪检监察部门等应定期对采购合同的签订、履行情况进行监督检查，确保合同签订和履行过程合法合规。外部监督：接受财政部门、审计机关等相关部门的监督检查，积极配合其工作，如实提供采购合同签订、履行等相关资料。五、采购合同档案管理1.档案收集采购合同签订后，采购部门应及时将合同文本及相关资料收集整理，移交档案管理部门。相关资料包括采购申请表、招标文件、投标文件、谈判记录、中标通知书、成交通知书、验收报告、付款凭证等。2.档案整理档案管理部门应按照档案管理的要求，对采购合同档案进行分类、编号、装订等整理工作，确保档案资料完整、有序。3.档案保管档案管理部门应设立专门的档案库房，配备必要的保管设备，对采购合同档案进行妥善保管。档案保管期限应按照国家法律法规和学校规定执行，确