展会采购询比价管理制度

PAGE展会采购询比价管理制度一、总则（一）目的为规范公司展会采购询比价行为，确保采购过程公开、公平、公正，提高采购效率，降低采购成本，保证展会采购质量，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司组织的各类展会所需物资、服务等采购项目的询比价活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购询比价活动必须遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：对待所有参与询比价的供应商，提供平等的机会，不偏袒任何一方，保证采购结果公平公正。3.公开透明原则：采购询比价过程及结果应保持公开透明，接受公司内部监督。4.效益原则：在保证采购质量的前提下，通过合理询比价，降低采购成本，提高公司经济效益。二、询比价流程（一）采购申请1.展会项目负责人根据展会需求，填写《展会采购申请表》，详细注明采购物资或服务的名称、规格、数量、质量要求、预计采购时间等信息。2.将申请表提交至部门负责人审核，部门负责人对采购需求的合理性、必要性进行审查，审核通过后签字确认，并提交至采购部门。（二）供应商选择与邀请1.采购部门根据采购项目的特点和要求，通过多种渠道收集潜在供应商信息，建立供应商数据库，并定期进行更新和维护。2.从供应商数据库中筛选出符合要求的供应商，向其发出《展会采购询比价邀请函》，明确采购项目的具体内容、询比价文件的获取方式、报价截止时间等要求。邀请函应同时提供采购项目的详细规格说明书、质量标准等相关资料。3.对于新的采购项目或重要采购项目，采购部门可通过市场调研、行业推荐、供应商自荐等方式，扩大供应商选择范围，邀请有实力、信誉良好的潜在供应商参与询比价。（三）询比价文件编制1.采购部门根据采购项目的需求和特点，编制询比价文件。询比价文件应包括以下内容：采购项目概述，如展会所需物资或服务的名称、规格、数量、用途等。技术规格要求，明确采购物资或服务的技术标准和质量要求。商务条款要求，请如交货时间、交货地点、付款方式、售后服务等。报价要求，规定报价的格式、内容、有效期等。评审标准，制定明确的评审方法和标准，用于对供应商的报价和其他响应文件进行评估。2.询比价文件编制完成后，应进行审核，确保文件内容准确、完整、清晰，避免出现歧义或漏洞。审核通过后的询比价文件应加盖公司公章，并按照规定的方式发送给受邀供应商。（四）供应商报价1.供应商收到询比价文件后，应仔细阅读文件内容，按照要求编制报价文件。报价文件应包括报价函、报价明细清单、技术规格偏离表、商务条款偏离表等内容。2.供应商应在报价截止时间前，将密封后的报价文件送达采购部门指定地点或按照规定的电子方式提交报价。逾期送达的报价文件将被视为无效。3.供应商的报价应明确、真实、有效，不得低于其成本价或采取不正当手段进行恶意竞争。报价应包含完成采购项目所需的全部费用，如物资采购价、运输费、安装调试费、税费等（如有特殊说明除外）。（五）开标与评审1.在报价截止时间后，采购部门组织开标会议，对收到的供应商报价文件进行启封。开标会议应邀请相关部门人员参加，如采购部门、展会项目负责人、财务部门等。2.评审小组根据询比价文件规定的评审标准，对供应商的报价文件进行评审。评审内容包括报价、技术方案、商务条款响应情况、售后服务承诺等方面。评审小组应按照评审标准进行打分或排序，推荐中标候选人。3.评审过程中，如发现供应商的报价文件存在疑问或不符合要求的情况，评审小组可要求供应商进行澄清或补充说明。供应商应在规定的时间内做出书面回复。4.评审小组应客观、公正地进行评审，记录评审过程和结果，并形成《展会采购询比价评审报告》。报告应包括评审情况概述、供应商报价及评审得分情况、中标候选人推荐意见等内容。（六）定标与合同签订1.采购部门根据评审小组推荐的中标候选人，按照公司内部审批流程，确定中标供应商。定标结果应及时通知中标供应商和其他参与询比价的供应商。2.采购部门与中标供应商签订采购合同，合同内容应与询比价文件和中标供应商的报价文件一致，明确双方的权利和义务。合同签订前，应进行审核，确保合同条款合法合规、公平合理。3.采购合同签订后，应及时将合同副本分发给相关部门，如展会项目负责人、财务部门等，以便各部门按照合同要求履行职责。三、评审标准（一）价格评审1.以供应商的报价作为价格评审的主要依据，原则上选择报价最低且符合采购要求的供应商为中标候选人。2.在价格评审过程中，应考虑以下因素：报价的完整性，包括是否包含所有必要费用。是否存在价格明显不合理或低于成本价的情况，如有疑问，可要求供应商进行说明。对于有价格优惠条款或特殊价格调整机制的报价，应进行综合评估。（二）技术评审1.评审供应商提供的技术方案是否满足采购项目的技术规格要求。技术方案应包括物资的技术参数、性能指标、质量保证措施、服务方案等内容。2.对比各供应商技术方案的先进性、合理性、可靠性等方面，选择技术方案最优的供应商。对于技术方案存在偏离的供应商，应评估其偏离程度对采购项目的影响，并在评审中予以考虑。（三）商务评审1.审查供应商的商务条款响应情况，如交货时间、交货地点、付款方式、售后服务承诺等是否满足询比价文件要求。2.评估供应商的信誉、资质、业绩等商务方面的情况，优先选择信誉良好、资质齐全、业绩突出的供应商。对于商务条款存在偏离或商务信誉有问题的供应商，应在评审中适当扣分。（四）综合评审1.在综合考虑价格、技术、商务等评审因素的基础上，对供应商进行综合评估，确定最终的中标供应商。综合评审应根据采购项目的特点和实际需求，合理确定各评审因素的权重。2.对于重要的展会采购项目，可组织相关部门人员进行联合评审，充分听取各方面意见，确保评审结果的科学性和公正性。四、监督与管理（一）内部监督1.公司内部审计部门负责对展会采购询比价活动进行监督检查，定期或不定期对采购项目进行抽查，检查采购流程是否合规、评审过程是否公正、合同签订与执行是否符合规定等。2.展会项目负责人、采购部门人员及其他相关人员应积极配合内部审计部门的监督检查工作，如实提供有关资料和信息。对于发现的问题，应及时整改，并将整改情况报告内部审计部门。（二）供应商管理1.建立供应商评价机制，定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务等方面进行评价和考核。评价结果作为供应商后续合作的重要依据，对于表现优秀的供应商给予更多合作机会，对于表现不佳的供应商进行警告、限制合作或淘汰处理。2.加强与供应商的沟通与协调，及时解决合作过程中出现的问题。对于供应商提出的合理诉求，应积极予以回应和解决，维护良好的合作关系。（三）档案管理1.采购部门负责建立展会采购询比价档案，对采购项目的相关文件和资料进行整理、归档和保管。档案内容应包括采购申请表、询比价邀请函、供应商报价文件、评审报告及采购合同等。2.展会采购询比价档案应妥善保管，保存期限按照公司档案管理规定执行。档案的查阅和借阅应按照规定的程序进行审批，确保档案信息的安全和保密。五、违规处理（一）供应商违规处理1.供应商在询比价过程中如有下列违规行为，采购部门将视情节轻重给予相应处理：提供虚假报价或文件的，取消其参与本次采购项目的资格，并禁止其在一定期限内参与公司其他采购项目。采取不正当手段进行恶意竞争的，如贿赂、诋毁其他供应商等，取消其参与本次采购项目的资格，并处以相应罚款；情节严重的，追究其法律责任。不履行合同约定的，按照合同约定承担违约责任，并取消其后续合作资格；给公司造成损失较大的，要求其赔偿经济损失。2.对于供应商的违规行为，采购部门应及时记录，并向公司领导报告。同时，将处理结果通报给相关部门，以便采取相应措施。（二）内部人员违规处理1.公司内部人员在展会采购询比价活动中如有下列违规行为，将按照公司内部规定给予纪律处分：泄露采购项目信息或询比价文件内容的，给予警告、记过等处分；情节严重的，解除劳动合同。与供应商串通谋取私利的，给予撤职、开除等处分；涉嫌违法犯罪的，移交司法机关处理。在评审过程中违反评审纪律、不公正评审的，给予警告、罚款等处分；造成